Ontdek hoe Peppol werkt, of B2B-e-facturatie verplicht is en wat ViDA betekent voor uw bedrijf.
Zweden verplicht al gestructureerde elektronische facturen (e-fakturor) voor overheidsopdrachten die onder de Zweedse e-facturatiewet vallen. Leveranciers die factureren aan Zweedse overheidsinstanties moeten aan deze eis voldoen voor alle aanbestedingen die op of na 1 april 2019 zijn gestart.
Er is momenteel geen algemene verplichting voor binnenlandse business-to-business-e-facturatie (B2B). Zweden onderzoekt of zo’n verplichting wordt ingevoerd als onderdeel van de implementatie van de Europese ViDA-regels voor btw. Organisaties die in Zweden actief zijn, doen er goed aan onderscheid te maken tussen de regels voor de publieke sector die nu al gelden en de B2B-vereisten die mogelijk volgen.
Alleen voor facturen die voortvloeien uit overheidsopdrachten. Deze verplichting volgt uit de wet op elektronische facturen na overheidsopdrachten (Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling).
De wet geldt ook voor directe aankopen (onderhandse gunningen) en is van toepassing op leveranciers, ongeacht of zij in Zweden gevestigd zijn.
Gestructureerde elektronische facturen
Om te voldoen, moet een factuur gestructureerde gegevens bevatten die systemen zonder handmatige invoer kunnen verwerken. Een pdf als bijlage bij een e-mail valt niet onder de definitie van de wet.
Facturen moeten in principe voldoen aan de Europese norm voor e-facturatie, al kunnen koper en leverancier een andere elektronische standaard afspreken en gelden er bepaalde uitzonderingen. Het Zweedse Nationale Agentschap voor Overheidsopdrachten (Upphandlingsmyndigheten) licht de reikwijdte van de wet verder toe.
Voor binnenlandse B2B-transacties is gestructureerde e-facturatie op dit moment niet verplicht. Bedrijven kunnen vrijwillig e-facturen uitwisselen en formaten en kanalen afstemmen met hun handelspartners.
Op 5 februari 2026 heeft de Zweedse regering een bijzonder onderzoeker aangesteld op grond van commissierichtlijn Dir. 2026:9. De onderzoeker moet uitwerken hoe de ViDA-vereisten voor e-facturatie en digitale rapportage in de Zweedse wetgeving worden opgenomen. Daarnaast moet het onderzoek nagaan of e-facturatie en digitale rapportage ook voor binnenlandse transacties moeten gelden, en zo ja, hoe ver die verplichting dan reikt.
Het rapport moet uiterlijk 30 november 2027 worden opgeleverd. Die datum is een deadline voor aanbevelingen, geen startdatum voor een Zweedse B2B-verplichting. Over de reikwijdte, het technische model, het uitwisselingsnetwerk en de timing van een eventuele binnenlandse verplichting is nog niets besloten.
De Zweedse belastingdienst, Skatteverket, heeft zich positief uitgesproken over ViDA en breder gebruik van e-facturatie, zoals we in onze blog bespraken Skatteverket’s support for ViDA and e-invoicing.
Die steun geeft een richting aan, maar het onderzoek moet eerst voorstellen opleveren en de regering moet daarover nog een besluit nemen voordat een binnenlandse verplichting wordt bevestigd.
Ook het beheer van Peppol in Zweden verandert. De verantwoordelijkheid voor Peppol zou op 1 juli 2026 overgaan van het Agentschap voor Digitale Overheid (Digg) naar Upphandlingsmyndigheten. Leveranciers doen er goed aan de richtlijnen van Upphandlingsmyndigheten voortaan in de gaten te houden.
Of een bedrijf in Zweden wordt geraakt, hangt af van wie het factureert en welk soort transacties het heeft. De belangrijkste groepen zijn:
De precieze impact hangt af van de entiteiten, transacties en factuurstromen van elk bedrijf. Die in kaart brengen is daarom de eerste stap.
Zweden wordt in een e-facturatiestrategie voor meerdere landen gemakkelijk over het hoofd gezien, omdat er op dit moment geen algemene B2B-verplichting geldt. Toch hebben bedrijven die leveren aan Zweedse overheidsorganisaties nu al verplichtingen, en ViDA brengt vereisten met zich mee voor relevante grensoverschrijdende EU-transacties.
Internationale concerns krijgen waarschijnlijk elders in Europa met verplichtingen te maken voordat Zweden een besluit neemt over binnenlandse B2B-e-facturatie. Het loont daarom om Zweedse factuurstromen te beoordelen als onderdeel van één breder overzicht van ERP-integratie, factuurdata, formaten, verzendkanalen en operationeel eigenaarschap.
Voor financeteams is het belangrijk om onderscheid te maken tussen wat nu verplicht is en wat later mogelijk volgt. De facturatie aan de publieke sector vandaag op orde brengen is een concrete taak, terwijl investeringen met het oog op ViDA hun waarde moeten behouden, wat Zweden ook besluit. Beide beslissingen moeten uitgaan van de werkelijke transacties van de organisatie, niet van een veronderstelde Zweedse B2B-deadline.
Ga na of uw organisatie factureert aan Zweedse overheidsinstanties. Breng in kaart welke aankopen onder de huidige regels vallen en controleer of uw facturen gestructureerde gegevens bevatten in een geaccepteerd formaat. Verstuurt u nog Svefaktura, plan dan de overstap naar Peppol BIS Billing 3.
Bekijk vervolgens de verzending en monitoring. Controleer de factuurgegevens en het afgesproken uitwisselingskanaal van elke ontvanger, en zorg dat uw team facturen die niet door de validatie of verzending komen kan opsporen, corrigeren en opnieuw versturen.
Breng daarna de grensoverschrijdende intra-EU-transacties in kaart die onder ViDA gaan vallen. Finance- en taxteams moeten weten welke entiteiten de facturen uitreiken en ontvangen, waar de benodigde gegevens zijn opgeslagen en hoe die door de ERP- en financesystemen stromen.
Volg ten slotte het Zweedse onderzoek, zonder een project op te zetten rond een onbevestigd B2B-formaat of een onbevestigde deadline. Gebruik deze periode om stamgegevens, factuurmappings en integraties te versterken die zowel de huidige vereisten als toekomstige ontwikkelingen ondersteunen.
Dynatos helpt organisaties te bepalen welke Zweedse factureringsvereisten voor hen gelden en deze om te zetten in praktische financiële processen. Dit omvat factuurstromen naar de publieke sector, gestructureerde data, Peppol-connectiviteit, validatie, ERP-integratie en inzicht in de verzending van facturen.
Met Routty beheren bedrijven de factuuruitwisseling over landen en kanalen heen, terwijl ze grip houden op de datakwaliteit en functionele processen. Samen met klanten en partners brengen we de huidige hiaten in kaart en bouwen we een aanpak die kan meebewegen naarmate de Zweedse en Europese vereisten duidelijker worden.
De Zweedse e-facturatieregels voor de publieke sector vragen nu al om actie van leveranciers die eronder vallen. Ondertussen onderzoekt de regering of er binnenlandse B2B-vereisten volgen, en vanaf 2030 brengt ViDA vereisten met zich mee voor relevante intra-EU-transacties.
Dynatos helpt organisaties aan de huidige verplichtingen te voldoen en weloverwogen beslissingen te nemen over hun bredere e-facturatiearchitectuur.
Nog niet. Gestructureerde e-facturatie is alleen verplicht bij overheidsopdrachten. Een overheidsonderzoek beoordeelt of de verplichting wordt uitgebreid naar binnenlandse B2B-transacties en brengt uiterlijk 30 november 2027 verslag uit.
Ja. De e-facturatiewet geldt ook voor leveranciers die buiten Zweden gevestigd zijn.
Niet bij overheidsopdrachten. Een pdf die per e-mail wordt verstuurd, geldt volgens de wet niet als e-factuur.
Overheidsinstanties moeten via Peppol bereikbaar zijn, en het is het aanbevolen kanaal. Leveranciers zijn doorgaans niet verplicht het te gebruiken als ze met de koper een ander conform alternatief afspreken.
