Jaga is een internationale fabrikant van duurzame oplossingen voor verwarming, koeling en ventilatie voor residentiële, commerciële en openbare gebouwen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Diepenbeek, België. Het bedrijf is wereldwijd actief en richt zich op energie-efficiënte klimaattechnologieën.
De Belgische e-invoicing verplichting vormde voor Jaga de aanleiding om de factuurprocessen te moderniseren. Het bedrijf had behoefte aan een compliant manier om facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk en tegelijkertijd de handmatige verwerking binnen SAP te verminderen.
Met de implementatie van Routty Cloud en ISPnext heeft Jaga een schaalbaar facturatieframework opgezet dat compliant elektronische factuuruitwisseling, gestructureerde goedkeuringsworkflows en efficiëntere accounts payable processen ondersteunt.
Uitdagingen
Voor de implementatie was Jaga sterk afhankelijk van handmatige factuurverwerking en traditionele methoden voor documentuitwisseling.
Naarmate het factuurvolume toenam, vereisten leveranciersfacturen meer handmatige invoer van gegevens, validatie en goedkeuringen. Dit zorgde voor extra werkdruk bij het financiële team en maakte het moeilijker om inzicht te behouden in de volledige factuurlevenscyclus.
Tegelijkertijd vereiste de invoering van verplichte e-invoicing in België dat de organisatie facturen compliant elektronisch uitwisselde via het Peppol-netwerk.
De uitdaging was niet uitsluitend technisch. Jaga had behoefte aan een oplossing die kon integreren met de bestaande SAP-omgeving en tegelijkertijd flexibel genoeg bleef om toekomstige ERP-wijzigingen en de groeiende Europese e-invoicing vereisten te ondersteunen.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken implementeerde Jaga Routty Cloud voor Peppol-connectiviteit en ISPnext voor accounts payable automatisering binnen SAP.
Routty Cloud voor compliant Peppol-connectiviteit
Routty Cloud verbindt de SAP-omgeving van Jaga rechtstreeks met het Peppol-netwerk en ondersteunt compliant inkomende en uitgaande e-invoicing.
Het platform maakt het mogelijk om facturen uit te wisselen in de vereiste gestructureerde formaten en ondersteunt toekomstige Europese compliance ontwikkelingen.
ISPnext voor geautomatiseerde factuurverwerking
ISPnext werd geïmplementeerd om het accounts payable proces te automatiseren.
Gestructureerde workflows voor factuurvalidatie en goedkeuring verminderen handmatige handelingen, terwijl AI Capture automatisch factuurdata extraheert om repetitieve gegevensinvoer te beperken.
Door te werken met gestructureerde factuurdata en geautomatiseerde validatie kunnen facturen automatisch worden gematcht met inkooporders en goederenontvangsten. Alleen uitzonderingen vereisen nog handmatige controle.
Dit zorgt voor een schaalbaarder factuurproces met meer controle en inzicht.
Met Routty Cloud en ISPnext beschikken we over een oplossing die compliant e-invoicing ondersteunt en tegelijkertijd de efficiëntie van onze accounts payable processen binnen SAP verbetert.
Kristof Donkers, Controlling Manager bij Jaga NV.
Implementatie
De implementatie werd uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen de interne teams van Jaga en de consultants van Dynatos.
Het project richtte zich op drie belangrijke onderdelen:
- het mogelijk maken van inkomende Peppol-facturen via Routty Cloud
- de implementatie van geautomatiseerde AP-workflows met ISPnext
- het mogelijk maken van uitgaande Peppol e-invoicing rechtstreeks vanuit SAP via de SAP-connector
Het project volgde een gestructureerde implementatieaanpak, inclusief solution design, SAP-integratie, testen en end-to-end validatie van factuurstromen.
Tijdens de implementatie ontstond enige complexiteit door het bestaande SAP-landschap en afwijkingen van standaard integratiescenario’s. Door intensieve samenwerking en regelmatige projectafstemming werd de oplossing vóór de livegang gestabiliseerd.
Resultaten
Sinds de livegang heeft Jaga de factuurprocessen gemoderniseerd en de handmatige werkdruk binnen finance verminderd.
De introductie van geautomatiseerde capture- en goedkeuringsworkflows verbeterde de nauwkeurigheid van de factuurverwerking en zorgde voor meer transparantie gedurende de volledige factuurlevenscyclus.
Aan de accounts receivable zijde maakt de Peppol-connectiviteit nu compliant factuurlevering rechtstreeks vanuit SAP mogelijk, wat de betrouwbaarheid en traceerbaarheid verbetert.
Compliant
inkomende en uitgaande e-invoicing via Peppol binnen SAP mogelijk gemaakt.
