Inkoopaanvragen
Benut uw bestaande SAP-infrastructuur om inkoopaanvragen bedrijfsbreed te standaardiseren.
Inkoopaanvragen, of simpelweg aanvragen, zijn formele verzoeken van medewerkers of afdelingen binnen een organisatie om goederen of diensten aan te schaffen bij leveranciers. Deze aanvragen vormen de eerste stap in het inkoopproces. Daarnaast starten ze de workflow die leidt tot het aanmaken en versturen van een inkooporder.
Dien aanvragen in en keur ze goed via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk webformulier
Onze in SAP geïntegreerde software voor het verwerken van inkoopaanvragen biedt een configureerbare workflow om het aanvraagproces te automatiseren en te vereenvoudigen. Elke bevoegde aanvrager binnen uw organisatie krijgt toegang tot een gebruiksvriendelijk webformulier voor het indienen en goedkeuren van aanvragen. Hierdoor krijgt u direct inzicht in alle inkoopaanvragen terwijl ze door het inkoopproces bewegen. Tegelijkertijd legt u een audittrail vast die voldoet aan de huidige én toekomstige compliance-eisen.
Ervaar centrale verzameling van inkoopaanvragen, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en naadloze integratie met bestaande elektronische catalogi dankzij SAP-procesautomatisering van Tungsten Automation.
Het proces van inkoopaanvragen:
- Initiatie: Medewerkers of afdelingen starten een aanvraag wanneer zij specifieke goederen of diensten nodig hebben.
- Informatie: Inkoopaanvragen bevatten essentiële informatie, zoals omschrijvingen van de gewenste goederen of diensten, benodigde hoeveelheden, voorkeursleveranciers (indien van toepassing), levertermijnen en speciale instructies of specificaties.
- Geautomatiseerde goedkeuring: Aanvragen moeten vaak worden goedgekeurd door aangewezen personen voordat ze verder verwerkt worden. Elimineer knelpunten en vertragingen met onze geautomatiseerde goedkeuringsworkflows.
- Aanmaken van inkooporders: Na goedkeuring wordt de aanvraag omgezet in een inkooporder. Deze dient als formele overeenkomst tussen de organisatie (koper) en de leverancier (verkoper).
- Orderafhandeling: Na ontvangst van de inkooporder levert de leverancier de goederen of diensten volgens de afgesproken voorwaarden.
- Factuurverwerking: Na levering of uitvoering stuurt de leverancier een factuur. De Accounts Payable-software controleert de factuur aan de hand van de bijbehorende inkooporder in het SAP-systeem.
- Documentatie en opvolging: Nauwkeurige documentatie en opvolging van aanvragen, inkooporders, facturen en betalingen zijn essentieel. Ze zorgen voor transparantie, naleving en effectief financieel beheer.
Automatiseer uw proces voor inkoopaanvragen in SAP
Het gebruik van de Process Director Purchase Requisitions-module van Tungsten Automation binnen SAP biedt diverse voordelen. Ten eerste centraliseert het de verzameling van inkoopaanvragen binnen de hele organisatie. Daarnaast automatiseert het workflows voor goedkeuring van aankopen en kostenallocatie. De module kan indien gewenst ook worden geïntegreerd met bestaande elektronische catalogi. Bovendien is de oplossing snel te implementeren en zeer configureerbaar. Tot slot biedt het automatische validatie op basis van SAP-stamgegevens, transactiegegevens en configuratie-instellingen.
Veelgestelde vragen
Medewerkers of afdelingen binnen een organisatie doen formele verzoeken om goederen of diensten aan te schaffen bij leveranciers. Deze verzoeken, ook wel inkoopaanvragen genoemd, vormen het startpunt van het inkoopproces. Ze leiden uiteindelijk tot het aanmaken en versturen van een inkooporder.
Het geautomatiseerde goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen maakt gebruik van vooraf gedefinieerde hiërarchische goedkeuringsstructuren en routeringsregels. Hierdoor worden aanvragen snel beoordeeld en goedgekeurd door de juiste betrokkenen. Dit voorkomt knelpunten en vertragingen.
De inkoopordermodule versterkt de rapportagemogelijkheden door gedetailleerd inzicht te bieden in inkoopactiviteiten, financiële prestaties en compliance. De module biedt aanpasbare rapporten waarmee financiële afdelingen uitgaven kunnen volgen, besparingsmogelijkheden kunnen identificeren en kunnen toezien op naleving van budgetten.
Meer over SAP-procesautomatisering voor inkoopaanvragen
AI in inkoop: community maakt betrouwbare toepassingen mogelijk
'Binnen 24-36 maanden zal AI het repetitieve werk overnemen.'
Hoe zorgen we voor verandering, optimaliseren we uitgaven en creëren we waarde? En hoe leren we daarbij van elkaar en vieren we samen successen?
Less meer
Case
Topcon Healthcare
Topcon Medical BV is een voorloper in medische technologie. De organisatie boekte de afgelopen twee jaar aanzienlijke vooruitgang in hun factuurverwerkingsproces. Michel Vooijs, IT…
Lees meer