Het opslaan, verzenden en ontvangen van financiële documenten wordt gereguleerd door verschillende normen, vooral internationaal. Deze regelgeving is gestandaardiseerd in de zogenaamde “PEPPOL BIS” (Business Interoperability Specifications). Het gebruik van e-Invoicing of een e-Delivery platform maakt het eenvoudig om aan deze standaarden en wetten te voldoen. Met het Dynatos e-Invoicing platform Routty kunt u financiële documenten archiveren, ontvangen en verzenden in vooraf geformuleerde standaarden en processen. Een van die processen is via het PEPPOL-toegangspunt.
Wat is PEPPOL?
Het Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) netwerk stelt handelspartners in heel Europa in staat om elektronische documenten uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk. De documenten die via dit kanaal verwerkt kunnen worden, omvatten: elektronische bestellingen, verzendnota’s, facturen, contracten en meer. Via de toegangspunten kunnen kopers en leveranciers verbinding maken met alle gebruikers van het PEPPOL-netwerk. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld het systeem één keer verbinden, facturen internationaal verzenden en ontvangen, en inkooporders en aanbestedingen plaatsen.
PEPPOL bestaat uit enkele standaarden die grensoverschrijdende eProcurement mogelijk maken. Een contractstructuur, beheerd door OpenPEPPOL, regelt het gebruik van dit alles. Hoewel het netwerk geen eProcurement-platform is, biedt het wel een reeks technische specificaties die geïmplementeerd kunnen worden in bestaande financiële en ERP-systemen.
Open PEPPOL
OpenPEPPOL is een internationale non-profitorganisatie die is opgericht om bedrijven in staat te stellen elektronisch met elkaar en met elke Europese publieke instelling te communiceren. Voor de oprichting van het PEPPOL-netwerk was het al mogelijk om internationaal te factureren en internationale bestellingen te plaatsen. Door de vele verschillende systemen, regelgeving en standaarden waren de bestaande kanalen echter niet met elkaar verbonden, waardoor facturen en bestellingen vaak nog handmatig moesten worden aangemaakt.
OpenPEPPOL biedt een kanaal met vaste protocollen en is internationaal wettelijk compliant. Dit stelt bedrijven in staat om internationaal te factureren en bestellingen uit te wisselen. Steeds meer overheidsinstanties en landen maken ook gebruik van het netwerk voor aanbestedingen en het verzenden en ontvangen van facturen. Veel Europese overheden gebruiken het systeem al en verschillende landen hebben het kanaal verplicht gesteld om de overheid te factureren.
Elektronische factuurlevering met Routty
Met Routty gebruikt u een e-Delivery-oplossing voor het verwerken van inkomende en uitgaande facturen en financiële documenten. Routty biedt standaardoplossingen voor de levering en ontvangst van facturen via e-mail, maar ook een directe verbinding met klanten, e-Invoice-platforms of netwerken, inclusief het PEPPOL-netwerk. Het Routty-platform maakt het eenvoudig om kanalen toe te voegen en documenten te verwerken, ongeacht hoe ze de organisatie binnenkomen of verlaten, en in alle bestandsformaten, zoals bijvoorbeeld e-mailbijlagen, XML, EDI of PDF-bestanden.
PEPPOL voordelen:
- Internationaal financieel documentverwerkingsnetwerk (PEPPOL e-Delivery-netwerk).
- Ingebouwde documentspecificaties, standaarden en processen (PEPPOL Business Interoperability Specifications “BIS”).
- Technische en juridische basis voor eProcurement-standaarden.
- E-catalogus voor het uitwisselen van informatie over goederen en diensten die onder contract worden aangeboden.
- E-orders en e-invoicing bieden de koper en leveranciers vooraf gedefinieerde procedures om standaard zakelijke informatie uit te wisselen met zowel bedrijven als overheden.
Overzicht van het Peppol-netwerk
Peppol functioneert als een netwerk van onderling verbonden Access Points, zoals Routty, dat de gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling tussen bedrijven, overheidsinstanties en andere entiteiten vergemakkelijkt. Het netwerk werkt volgens een vierhoekmodel met de afzender, ontvanger en hun respectieve Access Points. Wanneer een bedrijf een e-invoice of ander elektronisch document initieert, wordt het verzonden naar hun Access Point, waar het wordt gevalideerd om te zorgen dat het voldoet aan de Peppol-standaarden.
Versleutelde documentuitwisseling
Het document wordt vervolgens veilig versleuteld en via het Peppol-netwerk naar het Access Point van de ontvanger verzonden. Bij ontvangst valideert het Access Point van de ontvanger het document voordat het wordt ontsleuteld en afgeleverd in het systeem van de ontvanger. Dit proces maakt naadloze uitwisseling van elektronische documenten mogelijk over grenzen en industrieën heen.
Grensoverschrijdende handel met het Peppol-netwerk
Bedrijven die Peppol gebruiken, kunnen inkoopprocessen stroomlijnen, handmatige tussenkomst verminderen en de efficiëntie verbeteren, terwijl ze voldoen aan regelgeving en zorgen voor gegevensbeveiliging. Gecertificeerde Peppol Access Points spelen een cruciale rol bij het vergemakkelijken van veilige en conforme elektronische documentuitwisseling, waardoor bedrijven Peppol kunnen gebruiken voor grensoverschrijdende handel en inkoopactiviteiten.
Gestandaardiseerde praktijken per land
Om interoperabiliteitsuitdagingen aan te pakken, heeft Routty gestandaardiseerde praktijken geïmplementeerd in verschillende landen. Daarnaast kan het benutten van geavanceerde encryptietechnologieën en compliancebeheer-oplossingen de beveiliging en privacy van gegevens die via het Peppol-netwerk worden verzonden verder verbeteren, zodat naleving van regelgeving wordt gewaarborgd en het risico op datalekken wordt gemitigeerd. Door deze uitdagingen proactief aan te pakken en gebruik te maken van gecertificeerde Access Points zoals Routty, kunnen bedrijven het volledige potentieel van Peppol ontsluiten, inkoopprocessen stroomlijnen, kosten verlagen en grensoverschrijdende handel met meer gemak en veiligheid vergemakkelijken.
Wissel financiële documenten veilig en opgeslagen uit via het gestandaardiseerde Peppol-netwerk en voldoe automatisch aan internationale regelgeving.
Innovatieve software, indrukwekkende resultaten
5 stappen naar een volledig geautomatiseerd facturatieproces – Accounts Payable
Lees meer
AI in inkoop: community maakt betrouwbare toepassingen mogelijk
'Binnen 24-36 maanden zal AI het repetitieve werk overnemen.'
Hoe zorgen we voor verandering, optimaliseren we uitgaven en creëren we waarde? En hoe leren we daarbij van elkaar en vieren we samen successen?
Less meer
Case
BIA Group
BIA Group staat aan de top van de mijnbouwindustrie en staat bekend om zijn sterke focus op kwaliteit en innovatie. In reactie op de…
Lees meer