Het Poolse ministerie van Financiën wil het uitstel van boetes voor fouten bij het gebruik van het nationale e-facturatiesysteem KSeF verlengen tot 31 december 2027. De aankondiging volgt op vragen van bedrijven, brancheorganisaties en belastingexperts die zich aanpassen aan het systeem.
Voor de verlenging is nog een wetswijziging nodig. De verplichting om KSeF te gebruiken wordt niet uitgesteld. Op 1 januari 2027 lopen de resterende overgangsregelingen af en moeten alle bedrijven die onder de verplichting vallen het systeem gebruiken.
We schreven eerder over wat KSeF betekent voor bedrijven die actief zijn in Polen en over KSeF-boetes, voorbereiding en vervolgstappen.
Wat heeft Polen aangekondigd?
Volgens de huidige regels worden boetes voor fouten bij het gebruik van KSeF uitgesteld tot eind 2026. Het Poolse ministerie van Financiën wil dat uitstel met een jaar verlengen, tot 31 december 2027, en start daarvoor het nodige wetgevingstraject.
Het voorstel is vooral relevant voor kleinere bedrijven waarvan de overgangsregeling op 31 december 2026 afloopt. Als de wijziging wordt aangenomen, krijgen zij meer tijd om vertrouwd te raken met KSeF en hun processen te verbeteren nadat het systeem ook voor hen verplicht is geworden.
Ook bedrijven die KSeF al gebruiken, zouden die periode kunnen benutten om terugkerende fouten aan te pakken en hun controles te versterken. Zolang de wetswijziging niet is aangenomen, blijft dat extra jaar echter een voorstel.
De KSeF-verplichting blijft gelden
Het voorgestelde boete-uitstel gaat over fouten die ontstaan bij het gebruik van KSeF. Het stelt de verplichte e-facturatie niet uit en betekent niet dat bedrijven facturen buiten KSeF mogen uitreiken wanneer zij verplicht zijn het systeem te gebruiken.
Volgens het ministerie blijft de Poolse belastingdienst optreden wanneer facturen buiten KSeF worden uitgereikt, behalve in gevallen waarin de wet dat toestaat. De bredere focus op gestructureerde e-facturatie en belastingcontrole verandert evenmin. Die context bespraken we eerder in ons artikel over KSeF en de Poolse btw-inkomsten in 2027.
Bedrijven moeten hun factuurstromen, datakwaliteit, ERP-integraties en verwerking van uitzonderingen dus volgens de geldende deadlines blijven voorbereiden.
Waarom is dit belangrijk voor bedrijven?
KSeF beïnvloedt hoe facturen worden aangemaakt, ingediend, gevalideerd en gecorrigeerd. Een technische aansluiting op het platform is slechts een deel van de voorbereiding. Finance- en belastingteams hebben ook correcte gegevens en een duidelijk proces nodig voor facturen die worden afgekeurd of verdere opvolging vragen.
Ook als het voorgestelde boete-uitstel wet wordt, kunnen zulke problemen de dagelijkse werking verstoren. Onjuiste of afgekeurde facturen kunnen de facturatie vertragen, extra handmatig werk veroorzaken en de communicatie met klanten of leveranciers bemoeilijken.
Voor bedrijven met grote factuurvolumes, shared servicecentra of meerdere ERP-omgevingen is het daarom belangrijk om de volledige factuurstroom te testen. Wat gebeurt er als een factuur niet kan worden ingediend? Wie controleert de status? En wie zorgt voor een correctie als die nodig is?
Wat moeten bedrijven nu doen?
Bedrijven die actief zijn in Polen, moeten hun KSeF-implementatie volgens plan voortzetten. Finance, tax en IT moeten nagaan waar factuurgegevens worden gecontroleerd, wie de resultaten van indieningen opvolgt en wie fouten oplost.
Volg daarnaast het wetgevingstraject. Het ministerie heeft de verlenging aangekondigd, maar de wijziging is nog niet van kracht.
Wat moeten bedrijven inrichten?
- Controleer factuurgegevens en stamgegevens voordat facturen naar KSeF worden verstuurd.
- Test ERP- en e-facturatie-integraties voor alle entiteiten en factuurtypes die onder de verplichting vallen.
- Leg vast hoe afgekeurde, vertraagde en gecorrigeerde facturen worden behandeld.
- Wijs aan wie indieningsresultaten opvolgt en fouten oplost.
- Leer gebruikers wat KSeF verandert aan het aanmaken, valideren en opvolgen van facturen.
- Volg de voorgestelde wetswijziging voordat je ervan uitgaat dat het boete-uitstel is verlengd.
De belangrijkste punten
- Polen wil het uitstel van boetes voor fouten bij het gebruik van KSeF verlengen tot 31 december 2027.
- De verlenging vereist een wetswijziging en is nog niet van kracht.
- De KSeF-verplichting zelf is niet uitgesteld.
- Voor bedrijven die nog onder een overgangsregeling vallen, loopt die regeling op 31 december 2026 af.
- Bedrijven moeten hun factuurstromen blijven testen en hun datakwaliteit en verwerking van fouten verbeteren.
Voor bedrijven die in meerdere landen aan e-facturatieverplichtingen moeten voldoen, laat Polen zien hoe belangrijk betrouwbare factuurgegevens, verbonden systemen en een duidelijke taakverdeling tussen finance, tax en IT zijn.
Platforms zoals Routty helpen organisaties om gestructureerde e-facturatie, validatie en complianceprocessen voor verschillende nationale vereisten te beheren.
