KSeF: het nationale e-factureringssysteem van Polen
Verstuur en ontvang gestructureerde digitale KSeF-facturen en voldoe aan het Poolse e-factureringsmandaat.
Het Poolse nationale e-factureringssysteem Krajowy System e-Faktur (KSeF) is het centrale e-factureringsplatform van Polen en wordt verplicht voor alle ondernemingen. Het e-factureringsmandaat geldt voor goederen en diensten die zowel binnen Polen als daarbuiten worden geleverd, zolang het gaat om business-to-business (B2B)-transacties of leveringen aan en tussen overheidsinstanties (B2G). De regels zijn ook van toepassing op buitenlandse belastingplichtigen die volgens het Poolse btw-recht verplicht zijn facturen uit te reiken en in Polen een statutaire zetel of vaste inrichting hebben. Uitgesloten van de regels zijn transacties met particuliere afnemers die geen bedrijf voeren (B2C).
Voorbereiden op het KSeF e-factureringsmandaat in Polen: wat verandert er?
Vanaf 1 februari 2026 moeten grote Poolse belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet van meer dan 200 miljoen PLN overstappen op gestructureerde e-facturatie via het Krajowy System e-Faktur (KSeF). Voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) wordt KSeF verplicht vanaf 1 april 2026, gevolgd door micro-ondernemingen per 1 januari 2027. Het mandaat bepaalt dat elke factuur moet worden uitgegeven, verzonden, ontvangen en gearchiveerd volgens de specificaties van het Poolse Ministerie van Financiën. Facturen moeten voldoen aan het FA(3) XML-formaat en worden in real time gevalideerd op ontbrekende verplichte velden, onjuiste metadata of fouten. Wanneer de factuur is gevalideerd, krijgt het document een uniek KSeF-nummer toegewezen en wordt het beschikbaar gesteld aan de afnemer.
Om te voldoen aan het Poolse e-factureringsmandaat moeten ondernemingen:
- Via certificaat, token of gekwalificeerde elektronische handtekening gemachtigd zijn om KSeF te gebruiken.
- Interne processen aanpassen aan de validatiestroom en facturen via het KSeF-platform indienen.
- Zorgen voor veilige archivering en volledige, controleerbare audittrails.
Bedrijven die zich niet tijdig aanpassen, lopen risico op geweigerde facturen, betalingsachterstanden en complianceboetes.
Het KSeF-datasheet met technische specificaties en meer.
Beschikbaar in het Engels en Pools.
Download
Integreer KSeF met uw facturatie- en financiële systemen
Routty Cloud biedt een naadloze verbinding met e-factureringskanalen zoals het Poolse KSeF en integreert soepel met toonaangevende financiële systemen zoals SAP, evenals met inkoopoplossingen zoals Coupa. Zo kunnen organisaties hun facturatie, compliance en financiële processen beheren vanuit één centraal platform, zonder meerdere tools of handmatige uploads voor hetzelfde financiële document. Door de gestructureerde factuuruitwisseling van KSeF te koppelen aan bestaande ERP- en boekhoudomgevingen helpt Routty Cloud finance-teams om compliance te automatiseren, fouten te verminderen en betalingscycli te versnellen.
Routty Cloud voor KSeF:
- Conforme FA(3) XML-mapping
- Naadloze KSeF-connectiviteit via een gecertificeerde compliancepartner
- Juridische archivering en auditbestendige tracering
- Live dashboards, meldingen en analytics
Het resultaat: een gestroomlijnd en schaalbaar facturatieproces dat natuurlijk past in uw bredere financiële ecosysteem.
Wissel elektronische facturen uit via KSeF met volledige compliance, beveiliging, ondersteuning voor meerdere ERP-systemen en schaalbare, multichannelintegratie.
Klaar voor moeiteloze e-factureringscompliance?
Of u nu pdf-facturen vervangt of een wereldwijd facturatieproces transformeert, Dynatos zorgt ervoor dat u klaar bent voor KSeF zonder uw bedrijfsvoering te vertragen. Met Routty krijgt u een veilige, conforme en schaalbare e-factureringsoplossing, ondersteund door native-speaking consultants die zowel de lokale vereisten als wereldwijde processen begrijpen. Van financiële directies tot IT-managers: wij helpen u KSeF te koppelen aan uw ERP- en financiële systemen, zodat compliance geen extra last meer is. Maak uw facturatie toekomstbestendig. Spreek vandaag nog met onze experts.
Veelgestelde vragen
KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het officiële Poolse platform voor het uitreiken, ontvangen en opslaan van gestructureerde elektronische facturen. Polen maakt e-facturatie verplicht om fiscale transparantie te verbeteren, fraude te beperken, btw-rapportage te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alle bedrijven werken met één uniforme digitale facturatiestandaard.
Zodra verplichte B2B-e-facturatie in werking treedt, moeten alle in Polen voor de btw geregistreerde ondernemingen, inclusief buitenlandse bedrijven met een Poolse btw-registratie, facturen via KSeF uitreiken en ontvangen. Het mandaat geldt voor binnenlandse B2B-transacties en voor bepaalde grensoverschrijdende transacties waarbij Poolse btw-verplichtingen bestaan.
Facturen worden gegenereerd in een gestructureerd XML-formaat en ter validatie naar KSeF gestuurd. Als de factuur correct is, kent het platform een uniek KSeF-nummer toe dat dient als officiële bevestiging dat de factuur bestaat en is geaccepteerd in het nationale systeem. De afnemer haalt de factuur op via het platform, wat zorgt voor consistente, traceerbare en auditbestendige documentuitwisseling.
Bedrijven zouden het volgende moeten doen:
- Hun ERP- of automatiseringssysteem autoriseren om verbinding te maken met KSeF.
- Gestructureerde factuurgeneratie implementeren (FA(2)-schemaformaat).
- Goedkeuringsflows aanpassen om factuurafwijzingen te voorkomen.
- Zorgen dat compliance- en finance-teams worden getraind in de nieuwe processen.
Organisaties die zich niet voorbereiden, lopen risico op afgewezen facturen, vertraging in rapportages of compliancerisico’s.
Ja. KSeF biedt API-gebaseerde connectiviteit, zodat ERP-systemen, facturatieplatforms en financiële automatiseringstools facturen naadloos kunnen verzenden en ontvangen. Integratie ondersteunt geautomatiseerde validatie, realtime statusupdates, archivering, multichannelverzending en consistente compliance met de Poolse vereisten.
Innovatieve software, indrukwekkende resultaten
