Die meisten Beschaffungsteams bemerken nicht, dass die Kontrolle schwindet. Was sie wahrnehmen, sind kleine operative Veränderungen.
Ein Lieferant wird hinzugefügt, weil der bevorzugte Anbieter nicht schnell genug liefern kann. Ein Projektteam gibt kurzfristig eine Bestellung außerhalb des regulären Prozesses auf. Eine Führungskraft genehmigt einen Einkauf nachträglich, weil die Arbeiten bereits begonnen haben.
Für sich genommen wirken diese Situationen kaum bedeutsam.
Einige Monate später stellt die Beschaffung fest, dass die Zahl der Lieferanten gestiegen ist, Beschaffungsverpflichtungen schwerer nachzuvollziehen sind und Ausgaben immer schwieriger erklärt werden können. Was zunächst wie ein Transparenzproblem aussieht, ist häufig das Ergebnis einer operativen Komplexität, die sich unbemerkt im gesamten Beschaffungsprozess aufgebaut hat.
Unternehmen konzentrieren sich während ihres Wachstums häufig darauf, Ausgaben zu kontrollieren. Die größere Herausforderung besteht jedoch darin, zu verhindern, dass die Komplexität schneller wächst als der Prozess, der sie steuern soll.
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Die operative Realität: Das Beschaffungsverhalten verändert sich, bevor die Kontrolle nachlässt
Die meisten Beschaffungsprozesse basieren auf einer Reihe grundlegender Annahmen.
Beschaffungen werden angefordert, bevor Verpflichtungen eingegangen werden. Lieferanten durchlaufen etablierte Onboarding-Prozesse. Freigabeworkflows spiegeln die operativen Verantwortlichkeiten wider. Transaktionen durchlaufen einen definierten Prozess, bevor finanzielle Verpflichtungen eingegangen werden.
Mit der Expansion eines Unternehmens lassen sich diese Annahmen jedoch immer schwerer aufrechterhalten.
Mehr Geschäftseinheiten führen zu mehr Beschaffungsvorgängen. Mehr Lieferanten erhöhen die Zahl der Ausnahmen. Lokale Teams benötigen mehr Eigenständigkeit, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Neue Projekte bringen häufig Zeitdruck mit sich, der dazu verleitet, bestehende Prozesse zu umgehen.
Der Beschaffungsprozess selbst bleibt möglicherweise unverändert, doch das Beschaffungsverhalten entwickelt sich schrittweise darum herum. Genau an diesem Punkt beginnt die Kontrolle häufig nachzulassen.
Warum das Problem während der Expansion zunimmt
Wachstum bedeutet mehr als nur höhere Ausgaben. Es erhöht auch die Zahl der Entscheidungen, die innerhalb der Organisation getroffen werden.
Mehr Beteiligte wirken an Beschaffungen mit. Es stehen mehr Lieferanten zur Verfügung. Zusätzliche Ausnahmen werden zugelassen, damit der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft.
In kleinerem Umfang können Beschaffungsteams diese Situationen noch durch Aufsicht und informelle Abstimmung auffangen. Mit zunehmender Aktivität wird dies jedoch immer schwieriger.
Die Folge ist, dass Prozessumgehungen häufig schneller zunehmen als das Beschaffungsvolumen.
Anforderungen werden erstellt, nachdem Entscheidungen bereits getroffen wurden. Freigaben erfolgen nachträglich. Lieferanten werden eingebunden, bevor die Beschaffung beteiligt ist. Kleine Ausnahmen werden nach und nach zur akzeptierten Praxis.
Mit der Zeit entsteht dadurch eine immer größere Lücke zwischen dem vorgesehenen Beschaffungsprozess und der tatsächlichen Arbeitsweise.
Wo Verpflichtungen aus dem Blick geraten
Die Kontrolle über die Beschaffung nimmt häufig lange bevor Rechnungen eingehen ab.
Die ersten Anzeichen zeigen sich meist dann, wenn Verpflichtungen außerhalb des vorgesehenen Prozesses eingegangen werden.
Ein Lieferant beginnt mit der Arbeit, bevor eine Bestellanforderung genehmigt wurde. Zusätzliche Leistungen werden direkt mit einem bestehenden Lieferanten vereinbart. Eine Abteilung gibt kurzfristig eine Bestellung per E-Mail auf, weil der formale Prozess als zu langsam empfunden wird.
In all diesen Situationen hat sich das Unternehmen bereits finanziell verpflichtet.
Die Verpflichtung ist lediglich noch nicht sichtbar.
Zu dem Zeitpunkt, an dem die Transaktion in den Beschaffungssystemen erscheint, ist die Möglichkeit, die Entscheidung noch zu beeinflussen, häufig bereits verstrichen. Die Beschaffung kann den Einkauf zwar erfassen, ihn aber nicht mehr steuern.
Dies ist einer der Gründe, warum die Kontrolle während Phasen der Expansion häufig stärker erscheint, als sie tatsächlich ist. Der Prozess funktioniert weiterhin, doch immer mehr Beschaffungsentscheidungen werden getroffen, bevor der Prozess überhaupt eingebunden wird.
Die Verbindung zu angrenzenden Prozessen
Die Auswirkungen dieses Verhaltens bleiben nur selten auf die Beschaffung beschränkt.
Accounts-Payable-Teams spüren die Folgen häufig zuerst. Rechnungen gehen ohne die erwarteten Referenzen ein, Verantwortlichkeiten sind unklar und Freigabeentscheidungen erfordern zusätzliche Klärungen, bevor die Verarbeitung fortgesetzt werden kann.
Die internationale Expansion kann zusätzliche Unterschiede mit sich bringen. Unterschiedliche Arbeitsweisen von Lieferanten, lokale Beschaffungsgewohnheiten und länderspezifische Anforderungen führen häufig zu Inkonsistenzen, die sich letztlich in der Rechnungsverarbeitung bemerkbar machen.
Auch die Dokumentenverwaltung stellt eine weitere Quelle für Reibungsverluste dar. Verträge, Bestätigungen und begleitende Dokumente lassen sich mit wachsender Lieferantenbasis und zunehmend dezentralen Beschaffungsaktivitäten immer schwieriger einheitlich verwalten.
Für sich betrachtet wirken diese Herausforderungen oft unabhängig voneinander. In der Praxis gehen sie jedoch häufig auf dasselbe grundlegende Muster zurück: Verpflichtungen werden eingegangen, bevor der Prozess die Möglichkeit hat, Struktur und Kontrolle zu schaffen.
Der Zweck einer Halbjahresbewertung ist die Priorisierung
Unternehmen verlieren ihre Kontrolle nur selten, weil Richtlinien verschwinden.
Sie verlieren sie, weil die operative Komplexität schneller wächst als der Prozess, der sie steuern soll.
Mehr Lieferanten, mehr Teams, mehr Ausnahmen und mehr lokale Entscheidungen führen nach und nach zu einem Maß an Prozessvielfalt, für das die bestehenden Beschaffungsprozesse nie ausgelegt waren. Mit zunehmender Vielfalt werden Beschaffungsverpflichtungen schwerer nachzuvollziehen, Prozessumgehungen häufiger und die Kontrolle zunehmend reaktiv.
Die Unternehmen, die Wachstum am erfolgreichsten bewältigen, sind nicht unbedingt diejenigen mit den strengsten Kontrollen. Es sind diejenigen, die frühzeitig erkennen, wo sich das Beschaffungsverhalten vom vorgesehenen Prozess entfernt und wo sich unsichtbare Verpflichtungen ansammeln.
Wenn Beschaffungsentscheidungen immer schwerer nachzuvollziehen sind oder Verpflichtungen erst spät im Prozess sichtbar werden, kann es sinnvoll sein zu analysieren, an welchen Stellen operative Komplexität die Kontrolle über die Beschaffung verringert.
