De meeste inkoopteams merken niet dat de grip op het proces verdwijnt. Wat zij wél opmerken, zijn kleine operationele veranderingen.
Een leverancier wordt toegevoegd omdat de voorkeursleverancier niet snel genoeg kan leveren. Een projectteam plaatst met spoed een bestelling buiten de reguliere werkwijze. Een manager keurt een aankoop achteraf goed omdat de werkzaamheden al zijn gestart.
Op zichzelf lijken deze situaties niet bijzonder ingrijpend.
Enkele maanden later ontdekt de inkoopafdeling dat het aantal leveranciers is toegenomen, dat inkoopverplichtingen moeilijker te herleiden zijn en dat uitgaven steeds lastiger te verklaren zijn. Wat op het eerste gezicht een gebrek aan inzicht lijkt, blijkt vaak het gevolg van operationele complexiteit die zich geleidelijk opstapelt binnen het inkoopproces.
Organisaties richten zich tijdens hun groei vaak op het beheersen van uitgaven. De grotere uitdaging is te voorkomen dat de complexiteit sneller toeneemt dan het proces dat deze moet beheersen.
Ontdek hoe Dynatos organisaties helpt grip te houden op hun inkoopactiviteiten met Spend Management.
De operationele realiteit: inkoopgedrag verandert voordat de grip op het proces verdwijnt
De meeste inkoopprocessen zijn gebaseerd op een aantal uitgangspunten.
Aankopen worden aangevraagd voordat verplichtingen worden aangegaan. Leveranciers doorlopen de gebruikelijke onboardingprocedure. Goedkeuringsstromen sluiten aan op de operationele verantwoordelijkheden. Transacties volgen een vast proces voordat financiële verplichtingen worden aangegaan.
Naarmate organisaties groeien, worden deze uitgangspunten steeds lastiger vol te houden.
Meer businessunits zorgen voor meer inkoopactiviteiten. Meer leveranciers leiden tot meer uitzonderingen. Lokale teams hebben meer autonomie nodig om hun werkzaamheden uit te voeren. Nieuwe projecten brengen vaak tijdsdruk met zich mee, waardoor medewerkers bestaande processen omzeilen.
Het inkoopproces zelf verandert misschien niet, maar het inkoopgedrag ontwikkelt zich er geleidelijk omheen. Dat is meestal het moment waarop de grip begint af te nemen.
Waarom dit probleem toeneemt tijdens groei
Groei brengt meer met zich mee dan alleen hogere uitgaven. Ook het aantal beslissingen binnen de organisatie neemt toe.
Meer belanghebbenden zijn betrokken bij inkoop. Er komen meer leveranciers beschikbaar. Steeds vaker worden uitzonderingen toegestaan om de bedrijfsvoering draaiende te houden.
Op kleinere schaal kunnen inkoopteams deze situaties nog opvangen met toezicht en informele afstemming. Naarmate de activiteiten toenemen, wordt dat steeds moeilijker.
Het gevolg is dat het omzeilen van processen vaak sneller groeit dan het inkoopvolume.
Aanvragen worden opgesteld nadat de beslissing al is genomen. Goedkeuringen vinden achteraf plaats. Leveranciers worden ingeschakeld voordat inkoop betrokken is. Kleine uitzonderingen groeien uit tot een geaccepteerde werkwijze.
Na verloop van tijd ontstaat hierdoor een steeds grotere kloof tussen hoe het inkoopproces bedoeld is en hoe het in de praktijk verloopt.
Waar inkoopverplichtingen uit beeld raken
De grip op inkoop verzwakt vaak al lang voordat de eerste facturen binnenkomen.
De eerste signalen worden meestal zichtbaar wanneer verplichtingen buiten het beoogde proces worden aangegaan.
Een leverancier start met de werkzaamheden voordat een inkoopaanvraag is goedgekeurd. Extra diensten worden rechtstreeks met een bestaande leverancier afgesproken. Een afdeling plaatst met spoed een bestelling per e-mail omdat het formele proces als te traag wordt ervaren.
In al deze situaties heeft de organisatie zich feitelijk al financieel verplicht.
Alleen is die verplichting nog niet zichtbaar.
Tegen de tijd dat de transactie in de inkoopsystemen verschijnt, is de mogelijkheid om de beslissing nog te beïnvloeden vaak al voorbij. Inkoop kan de aankoop registreren, maar kan deze niet langer sturen.
Dit is een van de redenen waarom de grip tijdens periodes van groei vaak groter lijkt dan zij in werkelijkheid is. Het proces functioneert nog steeds, maar een toenemend aantal inkoopbeslissingen wordt genomen voordat het proces erbij betrokken is.
De samenhang met aangrenzende processen
De gevolgen van dit gedrag blijven zelden beperkt tot de inkoopafdeling.
Accounts payable-teams merken de impact vaak als eerste. Facturen komen binnen zonder de verwachte referenties, het eigenaarschap is onduidelijk en goedkeuringsbeslissingen vereisen extra onderzoek voordat de verwerking kan worden voortgezet.
Internationale uitbreiding kan voor extra variatie zorgen. Verschillende werkwijzen van leveranciers, lokale inkoopgewoonten en landspecifieke vereisten leiden vaak tot inconsistenties die uiteindelijk zichtbaar worden tijdens de factuurverwerking.
Ook documentverwerking vormt een extra bron van frictie. Contracten, bevestigingen en ondersteunende documenten worden steeds lastiger consistent te beheren naarmate het aantal leveranciers groeit en inkoopactiviteiten verder worden gedecentraliseerd.
Afzonderlijk bekeken lijken deze uitdagingen weinig met elkaar te maken te hebben. In de praktijk komen ze vaak voort uit hetzelfde onderliggende patroon: verplichtingen worden aangegaan voordat het proces de kans krijgt structuur en grip aan te brengen.
Het doel van een beoordeling halverwege het jaar is prioriteren
Organisaties verliezen hun grip zelden doordat beleid verdwijnt.
Zij verliezen de grip doordat de operationele complexiteit sneller toeneemt dan het proces dat ontworpen is om deze te beheersen.
Meer leveranciers, meer teams, meer uitzonderingen en meer lokale beslissingen zorgen geleidelijk voor een mate van variatie die bestaande inkoopprocessen nooit bedoeld waren op te vangen. Naarmate deze variatie toeneemt, worden inkoopverplichtingen moeilijker te herleiden, wordt het omzeilen van processen gebruikelijker en wordt de grip steeds reactiever.
De organisaties die het meest succesvol opschalen, zijn niet per se degene met de strengste controles. Het zijn de organisaties die vroegtijdig herkennen waar het inkoopgedrag begint af te wijken van het beoogde proces en waar onzichtbare verplichtingen zich beginnen op te stapelen.
Worden inkoopbeslissingen steeds moeilijker te herleiden of verschijnen verplichtingen pas later in het proces? Dan is het wellicht tijd om te onderzoeken waar operationele complexiteit de grip op het inkoopproces vermindert.
