Wachstum bringt einen Kreditorenprozess nur selten von heute auf morgen aus dem Gleichgewicht. Meist verläuft die Entwicklung deutlich unauffälliger. Das Rechnungsvolumen steigt schrittweise. Neue Geschäftsbereiche kommen hinzu. Weitere Lieferanten werden in den Prozess eingebunden. Genehmigungswege werden länger. Anfangs scheint der Prozess die zusätzliche Belastung gut zu bewältigen. Mit der Zeit warten Rechnungen jedoch immer länger auf Entscheidungen, Ausnahmen erfordern häufiger manuelle Eingriffe und AP-Teams verbringen zunehmend mehr Zeit damit, Informationen nachzuverfolgen, anstatt Rechnungen zu bearbeiten.
Viele Unternehmen betrachten dies zunächst als Mengenproblem. Tatsächlich liegt die Ursache meist in der steigenden Komplexität.
Für viele Unternehmen wird dies deutlich, wenn sie versuchen, ihre AP Automation-Prozesse konsistent aufrechtzuerhalten.
Die operative Realität: Rechnungen warten auf Entscheidungen
Die meisten Engpässe im AP-Bereich entstehen nicht durch die Rechnungsverarbeitung selbst.
Rechnungen gehen ein. Die Daten liegen vor. Der Abgleich kann häufig automatisiert erfolgen. Trotzdem bleiben Rechnungen im Prozess liegen, weil eine Entscheidung getroffen werden muss.
Bei geringeren Volumina lassen sich diese Verzögerungen noch gut bewältigen. Führungskräfte wissen, welche Freigaben Aufmerksamkeit erfordern. AP-Teams wissen, wen sie kontaktieren müssen, wenn Zuständigkeiten unklar sind. Informelle Abstimmungen schließen bestehende Lücken.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird dieses Vorgehen jedoch zunehmend schwieriger aufrechtzuerhalten.
Zusätzliche Gesellschaften schaffen weitere Genehmigungswege. Neue Abteilungen bringen neue Verantwortlichkeiten mit sich. Vorübergehende Freigaberegelungen werden dauerhaft übernommen. Schon bald hängt der Prozess von betrieblichem Wissen ab, das nur noch bei wenigen Mitarbeitenden vorhanden ist.
Das Ergebnis ist vorhersehbar: Rechnungen verbringen mehr Zeit mit Warten als mit der eigentlichen Bearbeitung.
Warum Engpässe während des Wachstums deutlicher sichtbar werden
Wachstum erhöht nicht nur das Rechnungsvolumen.
Es erhöht auch die Zahl der Fälle, die nicht mehr in den Standardprozess passen.
Neue Lieferanten halten sich möglicherweise nicht an bestehende Einkaufsrichtlinien. Neue Geschäftsbereiche arbeiten mit anderen Freigabeverfahren. Unternehmensübernahmen bringen häufig zusätzliche Workflows und abweichende ERP-Konfigurationen mit sich.
Jede dieser Abweichungen führt zu einer weiteren Ausnahme.
Entscheidend ist dabei, dass die Zahl der Ausnahmen in der Regel schneller wächst als das Rechnungsvolumen selbst.
Ein Anstieg des Rechnungsvolumens um 20 % führt selten zu lediglich 20 % mehr Ausnahmen. Gleichzeitig nimmt die Prozessvielfalt zu, wodurch der manuelle Bearbeitungsaufwand überproportional steigt.
AP-Teams erleben dies in Form wiederkehrender Eskalationen, verzögerter Genehmigungen und wachsender Warteschlangen von Rechnungen, die auf Klärung warten.
Wo sich Komplexität unbemerkt ansammelt
Die problematischste Form der Komplexität entsteht nur selten bewusst.
Unternehmen führen zusätzliche Genehmigungsstufen ein, um die Kontrolle zu verbessern. Lokale Teams etablieren pragmatische Workarounds. Für bestimmte Lieferanten werden Sonderregelungen geschaffen, um geschäftliche Anforderungen zu erfüllen.
Jede einzelne Entscheidung erscheint zunächst nachvollziehbar.
Mit der Zeit führen diese Anpassungen jedoch zu überlappenden Zuständigkeiten und uneinheitlichen Entscheidungswegen.
Rechnungen, die früher einem einzigen Prozess folgten, durchlaufen heute fünf verschiedene.
Genehmigende sind sich ihrer Verantwortlichkeiten zunehmend unsicher. Die Zahl der Eskalationen steigt. AP-Teams verbringen mehr Zeit mit Abstimmungen als mit der Rechnungsbearbeitung.
Viele Unternehmen stellen fest, dass ihr Genehmigungsmodell nicht mehr der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens entspricht.
Dasselbe Muster beginnt häufig bereits, bevor eine Rechnung überhaupt in der Kreditorenbuchhaltung eingeht. Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden Einkaufsaktivitäten dezentraler, der Lieferantenstamm wächst und lokale Teams erhalten mehr Eigenverantwortung. Diese Veränderungen unterstützen zwar das Wachstum, erhöhen jedoch gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass Einkaufsentscheidungen außerhalb der etablierten Prozesse getroffen werden.
Die Auswirkungen werden im Einkauf häufig nicht sofort sichtbar. Sie zeigen sich erst später, wenn Rechnungen ohne die erwarteten Referenzen eingehen, Zuständigkeiten unklar sind oder sich Verantwortlichkeiten für Genehmigungen nur schwer bestimmen lassen. Was zunächst wie ein Engpass im AP-Bereich erscheint, hat seinen Ursprung häufig in Einkaufsprozessen, die mit dem Unternehmenswachstum immer schwieriger konsistent zu steuern sind.
Der Zusammenhang mit angrenzenden Prozessen
Genehmigungsengpässe entstehen nur selten ausschließlich innerhalb des AP-Bereichs.
Die Komplexität rund um Rechnungen beginnt häufig bereits in einem früheren Prozessschritt.
So führt beispielsweise die internationale Expansion häufig zu länderspezifischen Rechnungsanforderungen und unterschiedlichen Lieferantenprozessen, wodurch im weiteren Verlauf zusätzliche Ausnahmen entstehen.
Auch inkonsistente Dokumente tragen zu einer steigenden Zahl von Ausnahmen bei. Fehlende Referenzen, unvollständige Belege und Validierungsfehler führen dazu, dass Rechnungen manuell geprüft werden müssen, bevor der Genehmigungsprozess fortgesetzt werden kann.
Gleichzeitig spielt auch das Einkaufsverhalten eine wichtige Rolle. Einkäufe, die außerhalb etablierter Prozesse erfolgen, gelangen häufig ohne den erforderlichen Kontext in den AP-Bereich, der für eine effiziente Genehmigung notwendig ist.
Der operative Nutzen einer Analyse von AP-Daten zur Jahresmitte
Unternehmen, die erfolgreich wachsen, beseitigen nicht jede einzelne Ausnahme.
Sie reduzieren die Zahl der Situationen, in denen Interpretationen oder individuelle Entscheidungen erforderlich sind.
Wachstum erzeugt Druck, weil die Komplexität schneller zunimmt als das Volumen. Genehmigungsstrukturen, die in einer früheren Unternehmensphase gut funktioniert haben, werden mit zunehmender Zahl von Verantwortlichkeiten, Lieferanten und Gesellschaften immer schwieriger zu steuern.
Eine Analyse darüber, wo Rechnungen liegen bleiben, warum Ausnahmen entstehen und wie Verantwortlichkeiten für Entscheidungen verteilt sind, zeigt häufig, dass nicht das Wachstum selbst die eigentliche Herausforderung ist.
Es ist die Komplexität, die durch das Wachstum sichtbar wird.
Wenn Genehmigungsverzögerungen und wiederkehrende Ausnahmen immer häufiger auftreten, lohnt es sich zu untersuchen, an welchen Stellen sich die Komplexität innerhalb des Prozesses ansammelt. Ein gezieltes Gespräch kann helfen, die Engpässe zu identifizieren, die den größten operativen Druck verursachen.
