De fleste innkjøpsteam merker ikke at kontrollen gradvis forsvinner. Det de legger merke til, er små endringer i den daglige driften.
En leverandør legges til fordi den foretrukne leverandøren ikke kan levere raskt nok. Et prosjektteam legger inn en hastebestilling utenfor den normale arbeidsflyten. En leder godkjenner et innkjøp i etterkant fordi arbeidet allerede er satt i gang.
Hver for seg virker ingen av disse situasjonene spesielt alvorlige.
Noen måneder senere oppdager innkjøpsavdelingen at antallet leverandører har økt, at innkjøpsforpliktelser er blitt vanskeligere å spore, og at kostnadene er blitt vanskeligere å forklare. Det som kan se ut som et problem med manglende oversikt, er ofte resultatet av operativ kompleksitet som gradvis har bygget seg opp gjennom hele innkjøpsprosessen.
Når virksomheter vokser, fokuserer de ofte på å kontrollere kostnadene. Den største utfordringen er imidlertid å hindre at kompleksiteten vokser raskere enn prosessen som skal håndtere den.
Se hvordan Dynatos hjelper virksomheter med å opprettholde kontroll over innkjøpsaktivitetene gjennom Spend Management.
Den operative virkeligheten: Innkjøpsatferden endrer seg før kontrollen gjør det
De fleste innkjøpsprosesser bygger på noen grunnleggende forutsetninger.
Innkjøp blir forespurt før virksomheten forplikter seg. Leverandører følger etablerte onboarding-prosesser. Godkjenningsflyten gjenspeiler de operative ansvarsområdene. Transaksjoner følger en definert prosess før økonomiske forpliktelser inngås.
Etter hvert som virksomheten vokser, blir disse forutsetningene stadig vanskeligere å opprettholde.
Flere forretningsenheter skaper mer innkjøpsaktivitet. Flere leverandører fører til flere unntak. Lokale team trenger større handlingsrom for å støtte den daglige driften. Nye prosjekter skaper ofte et tidspress som gjør at ansatte finner snarveier rundt etablerte prosesser.
Selve innkjøpsprosessen kan forbli uendret, men innkjøpsatferden begynner gradvis å utvikle seg rundt den. Det er som regel her kontrollen begynner å svekkes.
Hvorfor utfordringen vokser under ekspansjon
Vekst innebærer mer enn bare økte kostnader. Den fører også til at flere beslutninger tas på tvers av virksomheten.
Flere interessenter deltar i innkjøpene. Flere leverandører blir tilgjengelige. Flere unntak blir akseptert for å holde virksomheten i gang.
I mindre skala kan innkjøpsteam håndtere slike situasjoner gjennom oppfølging og uformell koordinering. Etter hvert som aktiviteten øker, blir dette stadig vanskeligere.
Resultatet er at omgåelse av prosesser ofte øker raskere enn innkjøpsvolumet.
Innkjøpsforespørsler opprettes etter at beslutningen allerede er tatt. Godkjenninger skjer i etterkant. Leverandører engasjeres før innkjøpsavdelingen blir involvert. Små unntak blir gradvis en akseptert arbeidsmåte.
Over tid skaper denne atferden et stadig større gap mellom hvordan innkjøpsprosessen er ment å fungere, og hvordan den faktisk fungerer.
Hvor forpliktelser blir vanskelige å oppdage
Kontrollen over innkjøp svekkes ofte lenge før fakturaene kommer.
De første tegnene viser seg som regel når forpliktelser inngås utenfor den planlagte prosessen.
En leverandør starter arbeidet før en innkjøpsforespørsel er godkjent. Tilleggstjenester avtales direkte med en eksisterende leverandør. En avdeling legger inn en hastebestilling via e-post fordi den formelle prosessen oppfattes som for treg.
I alle disse situasjonene har virksomheten allerede forpliktet seg økonomisk.
Det er bare det at forpliktelsen ennå ikke er synlig.
Når transaksjonen til slutt vises i innkjøpssystemene, er muligheten til å påvirke beslutningen ofte allerede borte. Innkjøpsavdelingen kan registrere innkjøpet, men ikke lenger styre det.
Dette er en av grunnene til at kontrollen ofte fremstår sterkere enn den faktisk er i perioder med vekst. Prosessen fungerer fortsatt, men stadig flere innkjøpsbeslutninger tas før prosessen blir involvert.
Sammenhengen med tilstøtende prosesser
Konsekvensene av denne atferden begrenser seg sjelden til innkjøpsfunksjonen.
Accounts payable-team opplever ofte konsekvensene først. Fakturaer mottas uten forventede referanser, det er uklart hvem som har ansvaret, og godkjenningsbeslutninger krever ekstra avklaringer før behandlingen kan fortsette.
Internasjonal ekspansjon kan også skape større variasjon. Ulike leverandørpraksiser, lokale innkjøpsrutiner og landsspesifikke krav fører ofte til uoverensstemmelser som til slutt blir synlige i fakturabehandlingen.
Dokumenthåndtering skaper en annen kilde til friksjon. Kontrakter, bekreftelser og støttedokumentasjon blir stadig vanskeligere å håndtere på en konsekvent måte etter hvert som leverandørbasen vokser og innkjøpsaktivitetene blir mer desentraliserte.
Sett hver for seg kan disse utfordringene virke uavhengige av hverandre. I praksis springer de ofte ut av det samme underliggende mønsteret: Forpliktelser inngås før prosessen har mulighet til å skape struktur og kontroll.
Formålet med en vurdering midt i året er å prioritere
Virksomheter mister sjelden kontrollen fordi retningslinjene forsvinner.
De mister kontrollen fordi den operative kompleksiteten vokser raskere enn prosessen som er utformet for å håndtere den.
Flere leverandører, flere team, flere unntak og flere lokale beslutninger introduserer gradvis et nivå av variasjon som de eksisterende innkjøpsprosessene aldri var utviklet for å håndtere. Etter hvert som denne variasjonen øker, blir innkjøpsforpliktelser vanskeligere å spore, omgåelse av prosesser blir vanligere, og kontrollen blir stadig mer reaktiv.
Virksomhetene som lykkes best med å skalere, er ikke nødvendigvis de som har de strengeste kontrollene. Det er de som tidlig oppdager hvor innkjøpsatferden begynner å avvike fra den tiltenkte prosessen, og hvor usynlige forpliktelser begynner å hope seg opp.
Hvis innkjøpsbeslutninger blir stadig vanskeligere å spore, eller forpliktelser først blir synlige sent i prosessen, kan det være på tide å undersøke hvor operativ kompleksitet reduserer kontrollen over innkjøpsprosessen.
