E-invoicing
Wees voorbereid op compliance, digitaliseer en stroomlijn uw bedrijfsprocessen met e-invoicingoplossingen.
E-invoicing mandaten in Europa: klaar voor de nieuwe verplichtingen
Overheden in heel Europa verplichten steeds vaker elektronische facturatie. Deze zogenoemde e-invoicing mandaten komen voort uit de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) en zorgen voor uniforme, digitale btw-rapportage.
Met Dynatos blijft uw organisatie compliant, in België, Nederland en andere EU-landen. Ons Routty-platform ondersteunt Peppol, EN 16931-standaarden en lokale wettelijke vereisten, zodat u facturen veilig en automatisch kunt uitwisselen.
Wat is e-invoicing (elektronische facturatie)?
Elektronische facturatie, of e-invoicing, is het digitaal verzenden en ontvangen van facturen. Daardoor wordt het handmatig invoeren van gegevens overbodig en verkleint u de kans op fouten.
Met e-invoicing worden facturen automatisch verwerkt in uw financiële systeem. Dit versnelt de verwerking, zorgt voor realtime inzicht in betalingen en maakt het eenvoudiger om aan wettelijke eisen te voldoen.
Wat is een e-invoicing mandaat?
Een e-invoicing mandaat is de wettelijke verplichting om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen volgens een gestandaardiseerd formaat. Dit beleid maakt deel uit van de Europese VAT in the Digital Age-richtlijn (ViDA) en heeft als doel btw-fraude te verminderen en realtime rapportage mogelijk te maken.
Voor bedrijven betekent dit dat papieren en pdf-facturen worden vervangen door gestructureerde e-facturen op basis van de EN 16931-norm. Overheden ontvangen zo sneller en nauwkeuriger btw-informatie, terwijl organisaties profiteren van lagere administratieve kosten, minder fouten en snellere betalingen.
Deze verplichtingen maken deel uit van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), die ook de overgang naar realtime e-reporting vanaf 2028 mogelijk maakt.
Verhoog efficiëntie en compliance met e-invoicing
E-invoicingintegratie
Zo integreert u eenvoudig met uw bestaande systemen, waardoor een soepele en foutloze workflow ontstaat. Bovendien werkt de koppeling direct met uw huidige processen, zodat ingrijpende aanpassingen niet nodig zijn. Hierdoor profiteert u sneller van digitale facturatie.
Voordelen op een rij:
- Directe koppeling met ERP- en financiële systemen, zoals SAP, Oracle, Coupa, Microsoft
- Geautomatiseerde verwerking van inkomende en uitgaande facturen.
- Behoud van controle en inzicht tijdens het hele proces.
Elk formaat
Met Routty verwerkt u moeiteloos alle factuurformaten, zonder extra handmatig werk. Bovendien ondersteunt het systeem gestructureerde bestanden zoals XML en UBL, en traditionele formaten zoals PDF. Daardoor kunt u eenvoudig samenwerken met leveranciers en klanten, ongeacht hun voorkeur.
Ondersteunde formaten:
- XML-bestanden voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling.
- UBL voor internationale e-invoicingstandaarden.
- PDF voor traditionele factuurverwerking.
Wettelijke vereisten
Door land-specifieke wetgeving neemt de vraag naar e-invoicing steeds verder toe. Denk bijvoorbeeld aan de recente e-invoicingverplichting in Roemenië. Het is dan ook niet onwaarschijnlijk dat de e-invoicingwetgeving binnenkort ook in uw land verandert. Daarnaast stelt het bewaren van e-invoicingdocumenten ook eisen aan een wettelijke archiefoplossing.
Een digitaal archief maakt het mogelijk om inkomende en uitgaande documenten, inclusief bijbehorende data, gestructureerd te beheren en op te slaan. Dit archief voldoet aan de regelgeving voor de wettelijke bewaring van facturen.
Documenten (zoals PDF, XML of EDI) worden samen met de metadata opgeslagen in het archief, zodat ze eenvoudig kunnen worden geraadpleegd. De juridische archiefbestanden zijn toegankelijk via een webportaal met geavanceerde zoekfunctionaliteiten.
Kostenbesparing met e-invoicing
Uit een recent onderzoek van Billentis (The e-invoicing report) blijkt dat het verwerken van e-facturen in plaats van papieren of PDF-facturen een potentiële besparing tot wel € 6,60 per factuur kan opleveren op directe kosten. Denk eens aan de tijd en moeite die u hiermee bespaart. Er zijn vier domeinen waarin deze besparingen gerealiseerd kunnen worden:
- Lagere kosten voor het verzenden van facturen per post, inclusief printkosten, infrastructuur, arbeidsuren voor het voorbereiden van facturen, enzovoort.
- Verminderde kosten rond openstaande facturen, zoals herinneringen en incassotrajecten.
- (Indirecte) besparingen dankzij efficiënte factuuropmaak en -levering, wat leidt tot snellere betaling en eenvoudiger retourverwerking.
- Kostenbesparing door digitale archivering van facturen, waardoor papieren archiefmethoden overbodig worden.
E-invoicing verhoogt de efficiëntie van uw organisatie door facturen automatisch uit te wisselen, fouten te verminderen en altijd compliant te blijven.
Elektronisch factureren in België
In België gaat het e-invoicingmandaat voor B2B-transacties van start in januari 2026. Dat betekent dat bedrijven verplicht worden elektronische facturen uit te wisselen volgens de Europese EN-norm, veelal via het Peppol-netwerk. Bedrijven die hier niet op voorbereid zijn, lopen het risico op fouten, vertragingen of zelfs boetes.
Naast dit B2B-mandaat geldt al langer de verplichting voor B2G-facturen (leveranciers aan de overheid). De komende maanden zijn dus cruciaal om processen tijdig te digitaliseren en compliant te maken. Door nu een toekomstbestendige e-invoicingoplossing te implementeren, voorkomt u last-minute stress en profiteert u meteen van snellere verwerking, lagere kosten en betere datakwaliteit.
Wilt u meer informatie over Peppol?
Download
Elektronisch factureren in Nederland
In Nederland is er (nog) geen wettelijke verplichting voor b2b-e-invoicing. Toch kiezen steeds meer bedrijven ervoor om facturen digitaal uit te wisselen. De reden is eenvoudig: facturen worden sneller en accurater verwerkt, waardoor de doorlooptijd van het factuurproces sterk afneemt. Bovendien vermindert u het risico op fouten en handmatige correcties.
De overheid verplicht al sinds 2017 e-invoicing bij leveringen aan de publieke sector, en stimuleert ook in de private sector het gebruik van het Peppol-netwerk. Voor organisaties betekent dit dat zij met e-invoicing niet alleen klaar zijn voor mogelijke toekomstige regelgeving, maar vooral direct profiteren van lagere kosten, betere datakwaliteit en efficiëntere administratieve processen.
Meer dan alleen elektronische facturatie
Een toekomstbestendige oplossing
Met onze toekomstbestendige e-invoicingoplossingen bent u klaar voor veranderende wetgeving. Wij zorgen voor een soepele overgang naar digitaal factureren, zonder uw huidige processen te verstoren. Zo profiteert u direct van tijdsbesparing, lagere kosten en minder fouten.
Bovendien kunt u rekenen op voortdurende ondersteuning en regelmatige updates, zodat uw systeem altijd voldoet aan de nieuwste eisen. Hierdoor blijft uw organisatie niet alleen compliant, maar ook concurrerend in een snel veranderende markt.
Aanvraag expert gesprek
Veelgestelde vragen
Vanaf 2026 (België) en naar verwachting 2025/2026 (Nederland) moet u e-facturen kunnen ontvangen én verzenden via Peppol of een ander erkend netwerk.
Dat betekent dat uw ERP- of facturatiesysteem elektronische facturen in het juiste formaat (EN 16931 / Peppol BIS 3.0) moet kunnen aanmaken en verwerken.
Controleer of uw systeem Peppol-compatibel is en of het automatische validatie ondersteunt.
Veel organisaties gebruiken een tussenlaag of integratieplatform zoals Routty om facturen te routeren, controleren en archiveren volgens lokale wetgeving — zonder aanpassingen in de ERP-kern.
In eerste instantie alle B2B-transacties binnen België en B2G-facturatie in Nederland.
Heeft u internationale klanten? Dan gelden ook andere nationale standaarden zoals XRechnung (Duitsland) of Factur-X (Frankrijk). Dynatos helpt bij het beheren van meerdere landprofielen vanuit één platform.
Routty ondersteunt de Peppol-BIS 3.0-standaard, koppelt met EN 16931-normen, en wordt voortdurend bijgewerkt volgens de ViDA-richtlijn.
Zo blijven uw processen compliant, ook wanneer de wetgeving of het e-reporting-model (vanaf 2028) wijzigt.
Niet-conforme facturen kunnen worden geweigerd door klanten of belastingdiensten. Bovendien loopt u risico op boetes, btw-correcties en extra administratieve kosten. Tijdig overstappen voorkomt operationele onderbrekingen in uw factuurstromen.
Wij begeleiden organisaties van strategie tot ingebruikname:
- analyse van uw huidige factuurstromen;
- inrichting van Routty als integratielaag met uw ERP;
- onboarding op Peppol en validatie van e-facturen;
- doorlopende support bij wijzigingen in wetgeving.
Zo kunt u gefaseerd overstappen, zonder impact op uw dagelijkse processen.
