Jaga ist ein internationaler Hersteller nachhaltiger Heizungs-, Kühlungs- und Lüftungslösungen für Wohn-, Gewerbe- und öffentliche Gebäude. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Diepenbeek, Belgien, ist weltweit tätig und konzentriert sich auf energieeffiziente Klimatechnologien.
Die belgische Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung veranlasste Jaga dazu, die Rechnungsprozesse zu modernisieren. Das Unternehmen benötigte eine gesetzeskonforme Möglichkeit, Rechnungen über das Peppol-Netzwerk auszutauschen und gleichzeitig den manuellen Aufwand innerhalb von SAP zu reduzieren.
Mit der Implementierung von Routty Cloud und ISPnext etablierte Jaga ein skalierbares Rechnungsframework, das den gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsaustausch, strukturierte Freigabeworkflows und effizientere Accounts-Payable-Prozesse unterstützt.
Herausforderungen
Vor der Implementierung war Jaga stark auf manuelle Rechnungsverarbeitung und traditionelle Methoden des Dokumentenaustauschs angewiesen.
Mit steigendem Rechnungsvolumen erforderten Lieferantenrechnungen mehr manuelle Dateneingabe, Validierung und Freigaben. Dies führte zu zusätzlichem Aufwand für das Finanzteam und erschwerte die Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus hinweg.
Gleichzeitig erforderte die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Belgien, dass das Unternehmen Rechnungen gesetzeskonform elektronisch über das Peppol-Netzwerk austauscht.
Die Herausforderung war nicht nur technischer Natur. Jaga benötigte eine Lösung, die sich in die bestehende SAP-Umgebung integrieren lässt und gleichzeitig flexibel genug ist, um zukünftige ERP-Änderungen sowie die wachsenden europäischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu unterstützen.
Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Jaga Routty Cloud für die Peppol-Konnektivität und ISPnext für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung innerhalb von SAP.
Routty Cloud für gesetzeskonforme Peppol-Konnektivität
Routty Cloud verbindet die SAP-Umgebung von Jaga direkt mit dem Peppol-Netzwerk und unterstützt gesetzeskonforme eingehende und ausgehende elektronische Rechnungsstellung.
Die Plattform ermöglicht den Austausch von Rechnungen in den erforderlichen strukturierten Formaten und unterstützt zukünftige europäische Compliance-Anforderungen.
ISPnext für automatisierte Rechnungsverarbeitung
ISPnext wurde implementiert, um den Accounts-Payable-Prozess zu automatisieren.
Strukturierte Workflows für Rechnungsvalidierung und Freigabe reduzieren manuelle Arbeitsschritte, während AI Capture automatisch Rechnungsdaten extrahiert und wiederkehrende Dateneingaben minimiert.
Durch die Arbeit mit strukturierten Rechnungsdaten und automatisierter Validierung können Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Nur Ausnahmen erfordern noch eine manuelle Prüfung.
Dadurch entsteht ein skalierbarer Rechnungsprozess mit mehr Kontrolle und Transparenz.
Mit Routty Cloud und ISPnext verfügen wir über eine Lösung, die gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung unterstützt und gleichzeitig die Effizienz unserer Accounts-Payable-Prozesse innerhalb von SAP verbessert.
Kristof Donkers, Controlling Manager bei Jaga NV.
Implementierung
Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen den internen Teams von Jaga und den Beratern von Dynatos.
Das Projekt konzentrierte sich auf drei zentrale Bereiche:
- die Aktivierung eingehender Peppol-Rechnungen über Routty Cloud
- die Implementierung automatisierter AP-Workflows mit ISPnext
- die Aktivierung ausgehender Peppol E-Rechnungsstellung direkt aus SAP über den SAP-Connector
Das Projekt folgte einem strukturierten Implementierungsansatz, einschließlich Lösungsdesign, SAP-Integration, Tests und End-to-End-Validierung der Rechnungsflüsse.
Während der Implementierung entstand eine gewisse Komplexität durch die bestehende SAP-Landschaft und Abweichungen von Standardszenarien bei der Integration. Durch enge Zusammenarbeit und regelmäßige Projektabstimmungen konnte die Lösung vor dem Go-live stabilisiert werden.
Ergebnisse
Seit dem Go-live hat Jaga seine Rechnungsprozesse modernisiert und den manuellen Aufwand innerhalb der Finanzabteilung reduziert.
Die Einführung automatisierter Erfassungs- und Freigabeworkflows verbesserte die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung und sorgte für mehr Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus hinweg.
Im Bereich Accounts Receivable ermöglicht die Peppol-Konnektivität nun die gesetzeskonforme Rechnungszustellung direkt aus SAP und verbessert damit Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit.
Gesetzeskonforme
eingehende und ausgehende elektronische Rechnungsstellung über Peppol innerhalb von SAP ermöglicht.
