Jaga er en internasjonal produsent av bærekraftige løsninger for oppvarming, kjøling og ventilasjon til boligbygg, næringsbygg og offentlige bygg. Selskapet har hovedkontor i Diepenbeek i Belgia, opererer globalt og fokuserer på energieffektive klimateknologier.
Det belgiske kravet om elektronisk fakturering førte til at Jaga moderniserte sine faktureringsprosesser. Selskapet hadde behov for en forskriftsmessig måte å utveksle fakturaer via Peppol-nettverket på, samtidig som man reduserte manuell behandling i SAP.
Ved å implementere Routty Cloud og ISPnext etablerte Jaga et skalerbart faktureringsrammeverk som støtter forskriftsmessig elektronisk fakturautveksling, strukturerte godkjenningsflyter og mer effektiv behandling av leverandørfakturaer.
Utfordringer
Før implementeringen var Jaga i stor grad avhengig av manuell fakturabehandling og tradisjonelle metoder for dokumentutveksling.
Etter hvert som fakturavolumene økte, krevde leverandørfakturaene mer manuell registrering av data, validering og godkjenning. Dette skapte ekstra arbeidsbelastning for økonomiteamet og gjorde det vanskeligere å opprettholde oversikt gjennom hele fakturalivssyklusen.
Samtidig innebar innføringen av obligatorisk elektronisk fakturering i Belgia at organisasjonen måtte utveksle fakturaer elektronisk via Peppol-nettverket på en forskriftsmessig måte.
Utfordringen var ikke bare teknisk. Jaga trengte en løsning som kunne integreres med det eksisterende SAP-miljøet, samtidig som den var fleksibel nok til å støtte fremtidige ERP-endringer og de stadig voksende europeiske kravene til elektronisk fakturering.
Løsning
For å løse disse utfordringene implementerte Jaga Routty Cloud for Peppol-tilkobling og ISPnext for automatisering av leverandørreskontro i SAP.
Routty Cloud for forskriftsmessig Peppol-tilkobling
Routty Cloud kobler Jagas SAP-miljø direkte til Peppol-nettverket og støtter forskriftsmessig innkommende og utgående e-fakturering.
Plattformen gjør det mulig å utveksle fakturaer i de nødvendige strukturerte formatene og støtter fremtidige europeiske compliance-krav.
ISPnext for automatisert fakturabehandling
ISPnext ble implementert for å automatisere accounts payable-prosessen.
Strukturerte arbeidsflyter for fakturavalidering og godkjenning reduserer manuelt arbeid, mens AI Capture automatisk henter ut fakturadata for å redusere gjentatt dataregistrering.
Ved å arbeide med strukturerte fakturadata og automatisert validering kan fakturaer automatisk matches mot innkjøpsordrer og varemottak. Kun avvik krever manuell kontroll.
Dette skaper en mer skalerbar fakturaprosess med bedre kontroll og innsikt.
Med Routty Cloud og ISPnext har vi en løsning som støtter forskriftsmessig e-fakturering og samtidig forbedrer effektiviteten i våre accounts payable-prosesser i SAP.
Kristof Donkers, Controlling Manager hos Jaga NV.
Implementering
Implementeringen ble gjennomført i tett samarbeid mellom Jagas interne team og konsulentene fra Dynatos.
Prosjektet fokuserte på tre sentrale områder:
- å muliggjøre innkommende Peppol-fakturaer via Routty Cloud
- å implementere automatiserte AP-arbeidsflyter med ISPnext
- å muliggjøre utgående Peppol e-fakturering direkte fra SAP via SAP-konnektoren
Prosjektet fulgte en strukturert implementeringsmetodikk, inkludert løsningsdesign, SAP-integrasjon, testing og ende-til-ende-validering av fakturaflyter.
Under implementeringen oppstod det noe kompleksitet knyttet til det eksisterende SAP-landskapet og avvik fra standard integrasjonsscenarier. Gjennom tett samarbeid og regelmessige prosjektgjennomganger ble løsningen stabilisert før produksjonssetting.
Resultater
Siden produksjonssettingen har Jaga modernisert sine faktureringsprosesser og redusert den manuelle arbeidsbelastningen i økonomiavdelingen.
Innføringen av automatisert datafangst og godkjenningsflyter forbedret nøyaktigheten i fakturabehandlingen og skapte større transparens gjennom hele fakturalivssyklusen.
På accounts receivable-siden gjør Peppol-tilkoblingen det nå mulig å levere fakturaer forskriftsmessig direkte fra SAP, noe som forbedrer både pålitelighet og sporbarhet.
Forskriftsmessig
innkommende og utgående e-fakturering via Peppol i SAP muliggjort.
