Jaga es un fabricante internacional de soluciones sostenibles de calefacción, refrigeración y ventilación para edificios residenciales, comerciales y públicos. Con sede en Diepenbeek, Bélgica, la empresa opera a nivel global y se centra en tecnologías climáticas energéticamente eficientes.
La obligación de la facturación electrónica en Bélgica llevó a Jaga a modernizar sus procesos de facturación. La empresa necesitaba una forma conforme a la normativa de intercambiar facturas a través de la red Peppol y, al mismo tiempo, reducir el procesamiento manual en SAP.
Mediante la implantación de Routty Cloud e ISPnext, Jaga estableció un framework de facturación escalable que respalda el intercambio electrónico de facturas conforme a la normativa, flujos de aprobación estructurados y procesos de cuentas a pagar más eficientes.
Desafíos
Antes de la implantación, Jaga dependía en gran medida del procesamiento manual de facturas y de métodos tradicionales de intercambio de documentos.
A medida que aumentaba el volumen de facturas, las facturas de proveedores requerían más introducción manual de datos, validaciones y aprobaciones. Esto generaba una carga de trabajo adicional para el equipo financiero y dificultaba mantener visibilidad sobre todo el ciclo de vida de las facturas.
Al mismo tiempo, la introducción de la facturación electrónica obligatoria en Bélgica exigía que la organización intercambiara facturas electrónicamente a través de la red Peppol de forma conforme a la normativa.
El desafío no era únicamente técnico. Jaga necesitaba una solución que se integrara con su entorno SAP existente y que, además, fuera lo suficientemente flexible para adaptarse a futuros cambios en el ERP y a la expansión de los requisitos europeos de facturación electrónica.
Solución
Para abordar estos desafíos, Jaga implantó Routty Cloud para la conectividad con Peppol e ISPnext para la automatización de cuentas a pagar dentro de SAP.
Routty Cloud para conectividad Peppol conforme a la normativa
Routty Cloud conecta el entorno SAP de Jaga directamente con la red Peppol y admite facturación electrónica entrante y saliente conforme a la normativa.
La plataforma permite intercambiar facturas en los formatos estructurados requeridos y respalda futuros desarrollos europeos en materia de compliance.
ISPnext para el procesamiento automatizado de facturas
ISPnext se implantó para automatizar el proceso de accounts payable.
Los flujos estructurados para validación y aprobación de facturas reducen la gestión manual, mientras que AI Capture extrae automáticamente los datos de las facturas para minimizar tareas repetitivas de introducción de datos.
Al trabajar con datos de facturas estructurados y validación automatizada, las facturas pueden cotejarse automáticamente con pedidos de compra y recepciones de mercancías. Solo las excepciones requieren revisión manual.
Esto crea un proceso de facturación más escalable, con mayor control y visibilidad.
Con Routty Cloud e ISPnext, contamos con una solución que respalda la facturación electrónica conforme a la normativa y mejora la eficiencia de nuestros procesos de accounts payable dentro de SAP.
Kristof Donkers, Controlling Manager en Jaga NV.
Implementación
La implementación se llevó a cabo en estrecha colaboración entre los equipos internos de Jaga y los consultores de Dynatos.
El proyecto se centró en tres áreas clave:
- habilitar facturas Peppol entrantes mediante Routty Cloud
- implantar flujos AP automatizados con ISPnext
- habilitar facturación electrónica saliente a través de Peppol directamente desde SAP mediante el conector SAP
El proyecto siguió un enfoque de implementación estructurado, que incluyó diseño de la solución, integración con SAP, pruebas y validación end-to-end de los flujos de facturación.
Durante la implementación surgió cierta complejidad debido al entorno SAP existente y a desviaciones respecto a escenarios de integración estándar. Gracias a una estrecha colaboración y revisiones periódicas del proyecto, la solución se estabilizó antes de la puesta en marcha.
Resultados
Desde la puesta en marcha, Jaga ha modernizado sus procesos de facturación y reducido la carga de trabajo manual dentro del área financiera.
La introducción de flujos automatizados de captura y aprobación mejoró la precisión en el procesamiento de facturas y aportó mayor transparencia a lo largo de todo el ciclo de vida de las facturas.
En el área de accounts receivable, la conectividad con Peppol permite ahora enviar facturas conforme a la normativa directamente desde SAP, mejorando la fiabilidad y la trazabilidad.
Facturación electrónica
entrante y saliente a través de Peppol conforme a la normativa habilitada en SAP.
