Die Einführung von E-Rechnungen kann die technischen Anforderungen erfüllen und dennoch Fragen zum Status einer Rechnung offenlassen. Eine erfolgreiche Übermittlung bestätigt, dass die Nachricht den vereinbarten Kanal erreicht hat. Sie bestätigt jedoch nicht zwingend, dass die Rechnung in den Finanzworkflow des Empfängers übernommen, abgeglichen oder im ERP-System gebucht wurde. Wenn die Kanalvereinbarungen und die Anbindung der Lieferanten mehrere Wege zulassen, können einige Lieferanten Rechnungen auch per E-Mail oder über einen anderen vereinbarten Kanal einreichen.
Diese Situationen werden deutlicher, wenn reale Rechnungsvolumen und das tatsächliche Verhalten der Lieferanten die Testfälle ersetzen. Sie bedeuten nicht automatisch, dass die E-Rechnungsverbindung fehlgeschlagen ist. Sie zeigen, ob Kanalvereinbarungen, Lieferanteneinrichtung und die Schritte nach dem Empfang in der Praxis zusammenspielen.
Dynatos bietet Lösungen für E-Rechnungen, die den Rechnungsaustausch und dessen Anbindung an die nachfolgenden Finanzprozesse unterstützen.
Die Rechnung über den Austausch hinaus verfolgen
Betrachten Sie die Zustellung, den Eingang in das Finanzsystem, die Validierung, den Abgleich und die Buchung als separate Kontrollpunkte. Prüfen Sie, welches System den jeweiligen Status erfasst und wer für die nächste Maßnahme zuständig ist, wenn eine Rechnung nicht weiterbearbeitet wird. So lässt sich ein Übermittlungsproblem von einer Verzögerung im weiteren Finanzprozess unterscheiden.
Auch eine strukturierte Rechnung kann eine Referenz enthalten, die nicht mit den Daten im ERP-System übereinstimmt. Lieferantendaten können zwischen den Systemen abweichen oder der Rechnung können Informationen fehlen, die eine freigabeberechtigte Person benötigt. Der Austausch kann erfolgreich sein, während sich Abgleich, Freigabe oder Buchung dennoch verzögern.
Verfolgen Sie eine Stichprobe von Rechnungen über den Eingang hinaus. Halten Sie fest, wo die einzelnen Rechnungen warten, wie häufig Daten manuell korrigiert werden und welche Probleme wiederkehren. So können Sie zwischen einem Übermittlungsproblem, abweichenden Referenzdaten, einer verzögerten Freigabe oder einer fehlenden fachlichen Entscheidung unterscheiden.
Eine Rechnung kann über den vereinbarten Kanal eingehen und dennoch vor dem Abgleich oder der Freigabe stecken bleiben. An dieser Stelle muss der Workflow zeigen, wer das Problem lösen kann.
Prüfen, ob Lieferanten den vorgesehenen Weg nutzen
Ob Lieferanten den vorgesehenen Weg nutzen, hängt von der Kanalvereinbarung und ihrer Anbindung ab. Sind mehrere Wege erlaubt, kann ein Lieferant einige Rechnungen elektronisch und andere per E-Mail versenden oder nach einer Ablehnung auf einen vereinbarten alternativen Kanal zurückgreifen. Dies ist eine Frage der Kanalnutzung, die anhand der Vereinbarungen der Organisation geprüft werden sollte, und keine grundsätzliche Schwäche der E-Rechnung.
Prüfen Sie, welche Lieferanten die einzelnen zulässigen Wege nutzen, wo Rechnungen außerhalb des erwarteten Kanals eingehen und ob dieselben Lieferanten wiederholt Unterstützung benötigen. Das Muster kann auf eine Lücke bei der Lieferantenanbindung, unklare Anweisungen oder einen Weg hinweisen, der nicht zum vereinbarten Prozess passt.
Der Verbindungsstatus allein kann diese Fragen nicht beantworten. Vergleichen Sie Übermittlungsbestätigungen mit den Einträgen im Finanzsystem, um zugestellte Rechnungen ohne entsprechenden Eintrag zu erkennen. Weisen Sie anschließend die Klärung einer verantwortlichen Person zu.
Über strukturierte Rechnungsdaten hinausblicken
Strukturierte Rechnungsdaten erleichtern den Austausch und die Validierung von Informationen. Sie können jedoch nicht jedes Detail liefern, das für eine Transaktion benötigt wird. Eine Bestellreferenz kann fehlen oder falsch sein, Lieferantendaten können von internen Stammdaten abweichen oder zusätzliche Unterlagen können separat eingehen.
Diese Lücken können manuelle Arbeit verursachen, auch wenn die Rechnung die technischen Formatprüfungen besteht. Prüfen Sie, ob die fachlichen Informationen vollständig und für Abgleich, Freigabe und Buchung nutzbar sind und ob die Rechnung selbst gültig ist.
Strukturierte Rechnungsdaten müssen weiterhin fachlich geprüft werden. Informationen können vorhanden und korrekt erfasst, aber dennoch für den nächsten Verarbeitungsschritt ungeeignet sein.
Wiederkehrende Ausnahmen als Hinweise nutzen
Ausnahmen bei Rechnungen können zeigen, an welchen Stellen der operative Prozess Aufmerksamkeit benötigt. Wiederholte Abweichungen bei einem Lieferanten können auf Probleme mit Lieferantendaten oder dem Mapping hinweisen. Rechnungen, die regelmäßig auf eine Freigabe warten, können auf eine unklare Entscheidungszuständigkeit hindeuten. Fehlende Bestellreferenzen können bedeuten, dass die Bestellung vor Rechnungseingang nicht einheitlich erfasst wurde.
Wenn Teams diese Fälle gemeinsam prüfen, können sie eine passende Maßnahme wählen: Validierungsregeln anpassen, die Lieferantenanbindung verbessern, Zuständigkeiten für Freigaben oder Datenpflege klären oder einen Prozessschritt vor Ausstellung der Rechnung angehen.
Wird eine Kaufverpflichtung spät erfasst, erhält die Kreditorenbuchhaltung möglicherweise eine Rechnung ohne die Informationen, die für den Abgleich benötigt werden.
Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag zur Prozessverbesserung nutzen
Wenn Lieferanten und Finanzteams die vereinbarten Wege nutzen, wird sichtbar, welche Lieferanten klarere Anweisungen benötigen, welche Datenprobleme wiederkehren und wo Rechnungen weiterhin manuelle Eingriffe erfordern.
Eine hilfreiche Überprüfung geht über die Anzahl elektronisch ausgetauschter Rechnungen hinaus. Sie untersucht, ob Teams die vereinbarten Kanäle nutzen, wo Rechnungen nach dem Eingang warten, was manuelle Korrekturen verursacht und wer wiederkehrende Probleme beheben kann.
Einige Rechnungen werden weiterhin eine Prüfung benötigen. Entscheidend ist, ob der Grund für die Verzögerung bekannt und die nächste Maßnahme klar ist oder ob Teams immer wieder dieselben Nachfragen stellen, ohne die Ursache zu beheben.
Werden Rechnungen erfolgreich ausgetauscht, bleiben aber vor der Buchung liegen, vergleichen Sie die Zustellbestätigungen mit den entsprechenden Einträgen im Finanzsystem. So lässt sich erkennen, wo die Übergabe stockt und wer für die nächste Maßnahme zuständig ist. Überprüfen Sie Ihren E-Rechnungsprozess? Sprechen Sie mit Dynatos darüber, wie die E-Rechnungslösungen den Austausch und die nachfolgenden Finanzprozesse unterstützen.
