En innføring av e-faktura kan oppfylle de tekniske kravene og likevel etterlate usikkerhet om statusen til en faktura. En vellykket overføring bekrefter at meldingen har nådd den avtalte kanalen. Det bekrefter ikke nødvendigvis at fakturaen er kommet inn i mottakerens økonomiprosess, er blitt matchet eller er bokført i ERP-systemet. Der kanalavtalene og tilknytningen av leverandører tillater flere måter å sende fakturaer på, kan enkelte leverandører også sende dem på e-post eller via en annen avtalt kanal.
Disse situasjonene blir tydeligere når testtilfeller erstattes av faktisk leverandøratferd og reelle fakturavolumer. De betyr ikke automatisk at e-fakturaforbindelsen har sviktet. De viser om kanalavtaler, leverandøroppsett og stegene etter mottak fungerer sammen i praksis.
Dynatos tilbyr løsninger for e-faktura som støtter fakturautveksling og koblingen til de påfølgende økonomiprosessene.
Følg fakturaen også etter utvekslingen
Se på levering, mottak i økonomisystemet, validering, matching og bokføring som separate kontrollpunkter. Kontroller hvilket system som registrerer hver status, og hvem som har ansvar for neste handling når en faktura ikke går videre. Slik kan dere skille et overføringsproblem fra en forsinkelse lenger ut i økonomiprosessen.
En strukturert faktura kan fortsatt inneholde en referanse som ikke samsvarer med opplysningene i ERP-systemet. Leverandøropplysninger kan variere mellom systemer, eller fakturaen kan mangle informasjon som en godkjenner trenger. Utvekslingen kan lykkes selv om matching, godkjenning eller bokføring fortsatt blir forsinket.
Følg et utvalg fakturaer også etter mottak. Noter hvor hver faktura blir liggende, hvor ofte data korrigeres manuelt, og hvilke problemer som gjentar seg. Dette gjør det lettere å skille et overføringsproblem fra avvik i referansedata, en forsinket godkjenning eller en manglende forretningsmessig beslutning.
En faktura kan komme inn via den avtalte kanalen og likevel stoppe opp før matching eller godkjenning. Da må arbeidsflyten gjøre det tydelig hvem som kan løse problemet.
Kontroller om leverandørene bruker den tiltenkte kanalen
Om leverandørene bruker den tiltenkte kanalen, avhenger av kanalavtalen og hvordan de ble tilknyttet. Hvis flere kanaler er tillatt, kan en leverandør sende noen fakturaer elektronisk og andre på e-post, eller gå tilbake til en avtalt alternativ kanal etter en avvisning. Dette er et spørsmål om kanalbruk som må vurderes opp mot virksomhetens avtaler, og er ikke en iboende svakhet ved e-faktura.
Kontroller hvilke leverandører som bruker de ulike tillatte kanalene, hvor fakturaer kommer inn utenfor den forventede kanalen, og om de samme leverandørene gjentatte ganger trenger hjelp. Mønsteret kan peke på mangler i tilknytningen, uklare instruksjoner eller en kanal som ikke passer med den avtalte prosessen.
Tilkoblingsstatusen alene kan ikke besvare disse spørsmålene. Sammenlign overføringsbekreftelser med oppføringer i økonomisystemet for å se hvilke leverte fakturaer som ikke har en tilsvarende oppføring. Gi deretter en ansvarlig person oppgaven med å undersøke avviket.
Se lenger enn strukturerte fakturadata
Strukturerte fakturadata gjør informasjon enklere å utveksle og validere, men kan ikke gi alle detaljene en transaksjon krever. En innkjøpsordrereferanse kan mangle eller være feil, leverandørdata kan avvike fra interne oppføringer, eller underlagsdokumenter kan komme separat.
Slike mangler kan føre til manuelt arbeid selv når fakturaen består de tekniske formatkontrollene. Undersøk om opplysningene er fullstendige og kan brukes til matching, godkjenning og bokføring, og om selve fakturaen er gyldig.
Strukturerte fakturadata må fortsatt kontrolleres opp mot forretningsprosessen. Informasjon kan være til stede og korrekt registrert, men likevel være uegnet for neste steg i behandlingen.
Bruk tilbakevendende avvik som tegn på forbedringsbehov
Fakturaavvik kan vise hvor den operative prosessen trenger oppmerksomhet. Gjentatte avvik for én leverandør kan peke på problemer med leverandørdata eller mapping. Fakturaer som regelmessig venter på godkjenning, kan tyde på at det er uklart hvem som skal ta beslutningen. Manglende innkjøpsreferanser kan bety at innkjøpet ikke ble registrert konsekvent før fakturaen kom.
Ved å gjennomgå disse tilfellene sammen kan teamene velge en passende løsning: justere valideringsregler, forbedre tilknytningen av leverandører, avklare hvem som skal godkjenne eller vedlikeholde data, eller ta tak i et steg som skjer før fakturaen utstedes.
Når en innkjøpsforpliktelse registreres sent, kan fakturateamet motta en faktura uten informasjonen som trengs for matching.
Bruk erfaringer fra driften til å forbedre prosessen
Når leverandører og økonomiteam bruker de avtalte kanalene, kan teamene se hvilke leverandører som trenger tydeligere instruksjoner, hvilke dataproblemer som gjentar seg, og hvor fakturaer fortsatt krever manuell behandling.
En nyttig gjennomgang ser på mer enn antallet fakturaer som utveksles elektronisk. Den undersøker om teamene bruker de avtalte kanalene, hvor fakturaer stopper opp etter mottak, hva som fører til manuelle korrigeringer, og hvem som kan ta tak i tilbakevendende problemer.
Noen fakturaer vil fortsatt trenge en gjennomgang. Det viktige skillet er om en forsinkelse har en kjent årsak og et tydelig neste steg, eller om teamene fortsetter å gjenta den samme oppfølgingen uten å løse årsaken.
Hvis fakturaer utveksles uten problemer, men likevel stopper opp før bokføring, kan dere sammenligne leveringsbekreftelser med de tilsvarende oppføringene i økonomisystemet. Det kan vise hvor overføringen mellom systemene stopper, og hvem som har ansvar for neste handling. Hvis dere gjennomgår e-fakturaprosessen, kan dere snakke med Dynatos om hvordan selskapets e-fakturaløsninger støtter utvekslingen og de påfølgende stegene i økonomiprosessen.
