Ein Workflow in der Kreditorenbuchhaltung kann die Konfigurationstests bestehen und das Team dennoch vor die Frage stellen, was zu tun ist, wenn eine Rechnung nicht weiterverarbeitet werden kann. Eine erfolgreiche Einführung legt fest, ob eine blockierte Rechnung zurückgehalten, zur Korrektur zurückgesendet oder für eine fachliche Entscheidung weitergeleitet wird – und wer für den nächsten Schritt zuständig ist.
Eine fehlende Bestellung ist für ein Team selten, für ein anderes alltäglich. Eine freigabeberechtigte Person kann ihre Rolle gewechselt haben oder Lieferantendaten stimmen möglicherweise nicht mit den Daten im ERP-System überein. Für einen Einzelfall braucht es einen klaren Lösungsweg. Ein wiederkehrendes Muster kann Änderungen am Beschaffungsprozess, an den Daten oder am Workflow erfordern.
Diese Fragen zur Prozessgestaltung kamen auch in zwei kürzlich durchgeführten AP-Masterclasses von Dynatos auf, in denen die Teilnehmenden denselben Reifegrad-Check ausfüllten. Die zehn niederländischen Teilnehmenden erreichten im Durchschnitt 23,2/40 Punkte, die sieben belgischen 23,9/40. Beide Werte liegen im Bereich „Automated“. Ihre Antworten weisen auf unterschiedliche Herausforderungen im Arbeitsalltag hin: Alle zehn niederländischen Teilnehmenden nannten eine fehlende Bestellung oder eine nicht eindeutig zugeordnete anfordernde Person als größtes Hindernis für die vollständig automatisierte Verarbeitung. In Belgien waren der Rechnungseingang und der Kontakt zu den anfordernden Personen generell gut organisiert. Dennoch gaben alle sieben Teilnehmenden an, dass die Kreditorenbuchhaltung blockierte Rechnungen weiterhin manuell nachverfolgt. Sechs erklärten, dass sie Daten selten oder hauptsächlich bei dringenden Problemen zur Verbesserung vorgelagerter Prozesse nutzen. Diese kleinen Gruppen liefern Kontext für die Diskussion, sind aber keine nationalen Benchmarks.
Dynatos bietet Lösungen für die Kreditorenautomatisierung, die Rechnungsworkflows unterstützen – einschließlich der Weiterleitung und Bearbeitung wiederkehrender Ausnahmen.
Den Prozess nur für den Standardfall gestalten
In Design-Workshops können lokale Beschaffungsgewohnheiten übersehen werden, wenn ausschließlich der vorgesehene Standardprozess im Mittelpunkt steht. Eine gründliche Prüfung fragt, welche Fälle tatsächlich ungewöhnlich sind und welche so häufig auftreten, dass sie einen definierten Prozess benötigen.
Eine Rechnung ohne Bestellung kann eine echte Ausnahme sein, wenn sie selten vorkommt und ihr Hintergrund bekannt ist. Erhält ein Geschäftsbereich solche Rechnungen jede Woche, führt die Bearbeitung in derselben Warteschlange vorhersehbar zu Nachfragen. Ein Einzelfall erfordert eine Entscheidung; ein wiederkehrender Fall kann einen anderen Beschaffungsweg, eine andere Regel oder Kontrolle erfordern.
Vergleichen Sie vor der Konfiguration, wie häufig Ausnahmen auftreten, welche Ursachen sie haben und wie sie gelöst werden. Halten Sie einen Prozess für ungewöhnliche Fälle bereit, weisen Sie wiederkehrende Aufgaben einer verantwortlichen Person zu und prüfen Sie, ob sie sich vorgelagert vermeiden lassen. So wird wiederholtes Nachfassen nicht zur automatisierten Standardarbeit.
Voraussetzen, dass Daten und Zuständigkeiten geklärt sind
Lieferantenstammdaten, Bestellreferenzen und Freigabedaten beeinflussen die Weiterleitung und Validierung. Werden Lücken erstmals in der Rechnungswarteschlange sichtbar, übernimmt die Kreditorenbuchhaltung Arbeit, für deren Korrektur sie möglicherweise nicht zuständig ist.
Stimmen Lieferantendaten nicht überein, sieht die Kreditorenbuchhaltung möglicherweise die Blockierung, ist aber nicht für die Daten verantwortlich. Das Team muss dennoch die zuständige Person finden, die die Daten korrigieren kann.
Erreicht eine Rechnung eine Person, die ihre Rolle gewechselt hat, oder ist niemand für die Kosten verantwortlich, kann sie in der Warteschlange liegen bleiben, während die Kreditorenbuchhaltung nach einer freigabeberechtigten Person sucht. Benennen Sie für solche Fälle eine Vertretung, damit das Team weiß, wohin es die Rechnung weiterleiten kann.
Auch die Dokumentenqualität kann zu diesem Problem beitragen. Eine Rechnung kann korrekt erfasst sein und dennoch kann die für die Validierung oder Buchung benötigte Referenz fehlen. Die Lösung hängt davon ab, ob die Information bei der Erfassung übersehen oder nie bereitgestellt wurde.
Den Workflow testen, nicht nur die Konfiguration
Ein Funktionstest bestätigt, dass eine Rechnung dem konfigurierten Weg folgt. Er zeigt jedoch nicht, ob dieser Weg auch funktioniert, wenn Informationen fehlen, eine freigabeberechtigte Person ihre Rolle gewechselt hat oder eine Transaktion vom erwarteten Muster abweicht. Testfälle sollten die tatsächliche Arbeit der Kreditorenbuchhaltung abbilden:
- Eine Rechnung geht ohne Bestellung oder mit einer Referenz ein, die nicht mit den Daten im ERP-System übereinstimmt.
- Die zugewiesene freigabeberechtigte Person hat ihre Rolle gewechselt oder kann die für die Kosten verantwortliche Person nicht bestimmen.
- Zusätzliche Informationen fehlen, gehen separat ein oder müssen manuell bestätigt werden.
Prüfen Sie für jeden Fall, was das System tut, wer die Aufgabe erhält, ob diese Person das Problem lösen kann und ob die Kreditorenbuchhaltung sieht, warum die Rechnung wartet. Stellen Sie außerdem sicher, dass die zugewiesene Person über die nötigen Informationen und Befugnisse verfügt. So prüfen Sie nicht nur, ob der konfigurierte Workflow funktioniert, sondern auch, ob er für den Arbeitsalltag bereit ist.
Eine erfolgreich ausgetauschte Rechnung muss möglicherweise noch abgeglichen, freigegeben und gebucht werden, bevor die Verarbeitung abgeschlossen ist.
Den Workflow bei steigenden Volumen praxistauglich halten
Bei normalen Volumen zeigt sich, ob Ausnahmen wiederkehren, Freigabewege fehlen oder Lieferantendaten die Verarbeitung blockieren. Besprechen Sie Muster mit der Kreditorenbuchhaltung und den zuständigen Personen, um notwendige Änderungen festzulegen.
Jede einzelne Rechnung zu bearbeiten ist wichtig. Muss dieselbe Korrektur jedoch immer wieder vorgenommen werden, droht der nächsten Rechnung dieselbe Verzögerung.
Manche Ausnahmen entstehen bereits vor dem Rechnungseingang, wenn eine Kaufverpflichtung eingegangen wird, ohne sie zu erfassen oder zu genehmigen.
Wiederkehrende Ausnahmen sichtbar machen und bearbeiten
Eine erfolgreiche Einführung der Kreditorenautomatisierung hilft der Kreditorenbuchhaltung zu erkennen, was Rechnungen blockiert, Probleme Personen mit den nötigen Befugnissen zuzuweisen und wiederkehrende Arbeit zu erkennen.
Nicht jede Ausnahme muss beseitigt werden. Ein seltener Fall braucht einen Entscheidungsweg; bei einem wiederkehrenden Fall sollten Ursache und Zuständigkeit genauer geprüft werden.
Gehen Sie vor der endgültigen Freigabe die Ausnahmen durch, mit denen die Kreditorenbuchhaltung am häufigsten zu tun hat. Klären Sie für jeden Fall den nächsten Schritt, wer handeln kann und was geschieht, wenn das Problem ungelöst bleibt. Planen Sie ein Projekt zur Kreditorenautomatisierung? Dynatos unterstützt Sie dabei zu bewerten, wo wiederkehrende Ausnahmen entstehen und wie sie bearbeitet werden sollten.
