En arbeidsflyt for behandling av inngående fakturaer kan bestå konfigurasjonstestene og likevel etterlate teamet med et spørsmål om hva som skal gjøres når en faktura ikke kan behandles videre. En vellykket innføring definerer om en blokkert faktura skal holdes tilbake, returneres for korrigering eller sendes videre for en forretningsmessig beslutning, og hvem som har ansvar for neste steg.
En manglende innkjøpsordre kan være sjelden i ett team og vanlig i et annet. En godkjenner kan ha byttet rolle, eller leverandøropplysninger kan avvike fra opplysningene i ERP-systemet. Et enkelttilfelle trenger en tydelig måte å løses på. Et tilbakevendende mønster kan kreve endringer i innkjøpsprosessen, dataene eller arbeidsflyten.
Disse spørsmålene om prosessutforming kom også opp i to nylige masterclasses fra Dynatos om automatisering av inngående fakturaer, der deltakerne gjennomførte den samme modenhetsvurderingen. De ti nederlandske deltakerne fikk i gjennomsnitt 23,2/40 poeng, og de sju belgiske fikk 23,9/40. Begge resultatene ligger innenfor nivået «Automated». Svarene peker på ulike utfordringer i arbeidshverdagen: Alle de ti nederlandske deltakerne oppga manglende innkjøpsordre eller uklar bestiller som det største hinderet for helautomatisk behandling. I Belgia var fakturamottak og kontakt med bestillere generelt godt etablert, men alle de sju deltakerne sa at fakturateamet fortsatt fulgte opp blokkerte fakturaer manuelt. Seks sa at de sjelden brukte data til å forbedre tidligere prosessledd, eller at de hovedsakelig gjorde det ved akutte problemer. Disse små gruppene gir kontekst til diskusjonen, men er ikke nasjonale referansetall.
Dynatos tilbyr løsninger for automatisering av inngående fakturaer som støtter arbeidsflyten for fakturaer, inkludert viderefordeling og løsning av tilbakevendende avvik.
Å utforme prosessen rundt standardtilfellet
Lokale innkjøpsvaner kan bli oversett i designworkshops når man bare fokuserer på den planlagte standardflyten. En nyttig gjennomgang undersøker hvilke tilfeller som faktisk er uvanlige, og hvilke som forekommer ofte nok til å trenge en definert prosess.
En faktura uten innkjøpsordre kan være et reelt avvik hvis det skjer sjelden og bakgrunnen er kjent. Hvis en forretningsenhet mottar slike fakturaer hver uke, fører den samme køen til forutsigbart oppfølgingsarbeid. Et enkelttilfelle krever en beslutning; et tilbakevendende tilfelle kan kreve en annen innkjøpsprosess, regel eller kontroll.
Sammenlign hvor ofte avvik oppstår, hva som forårsaker dem, og hvordan de løses før systemet konfigureres. Behold en prosess for uvanlige tilfeller, gi tilbakevendende arbeid en ansvarlig person og vurder om det kan forebygges tidligere i prosessen. Slik unngår dere å automatisere gjentatt etterspørring av informasjon som en standardoppgave.
Å anta at data og ansvarsfordeling er på plass
Leverandørdata, innkjøpsordrereferanser og godkjenningsdata påvirker hvordan fakturaer sendes videre og valideres. Hvis mangler først blir synlige i fakturakøen, får fakturateamet oppgaver det kanskje ikke har myndighet til å rette opp.
Når leverandøropplysninger ikke stemmer, kan fakturateamet se blokkeringen uten å ha ansvar for dataene. Teamet må likevel finne kollegaen som kan korrigere dem.
Hvis en faktura havner hos en person som har byttet rolle, eller ingen har ansvar for kostnaden, kan den bli liggende i kø mens fakturateamet leter etter en godkjenner. Utpek en alternativ ansvarlig for slike tilfeller, slik at teamet vet hvor fakturaen skal sendes.
Dokumentkvaliteten kan også bidra til problemet. En faktura kan være korrekt lest inn, men likevel mangle referansen som trengs for validering eller bokføring. Løsningen avhenger av om informasjonen ble oversett under innlesingen eller aldri ble oppgitt.
Test arbeidsflyten, ikke bare konfigurasjonen
En funksjonstest bekrefter at en faktura følger den konfigurerte flyten, men ikke om flyten fungerer når informasjon mangler, en godkjenner har byttet rolle eller en transaksjon avviker fra det forventede mønsteret. Testtilfellene bør gjenspeile det fakturateamet faktisk håndterer:
- En faktura kommer uten innkjøpsordre eller med en referanse som ikke samsvarer med opplysningene i ERP-systemet.
- Den tildelte godkjenneren har byttet rolle eller kan ikke identifisere hvem som er ansvarlig for kostnaden.
- Underlagsinformasjon mangler, kommer separat eller krever manuell bekreftelse.
Kontroller for hvert tilfelle hva systemet gjør, hvem som mottar oppgaven, om vedkommende kan løse den, og om fakturateamet kan se hvorfor fakturaen venter. Bekreft også at personen som får oppgaven, har informasjonen og myndigheten som trengs for å handle. Slik tester dere både om den konfigurerte arbeidsflyten fungerer, og om den er klar for arbeidshverdagen.
En faktura som er utvekslet, må kanskje fortsatt matches, godkjennes og bokføres før behandlingen er fullført.
Hold arbeidsflyten nyttig når volumene øker
Ved normale volumer blir det synlig om avvik gjentar seg, om godkjenningsflyter mangler, eller om leverandørdata blokkerer behandlingen. Gjennomgå mønstrene med fakturateamet og de aktuelle ansvarlige for å avgjøre hva som bør endres.
Det er viktig å løse hver enkelt faktura, men hvis den samme korrigeringen må gjentas, risikerer neste faktura den samme forsinkelsen.
Noen fakturaavvik oppstår før fakturaen kommer, når en innkjøpsforpliktelse inngås uten at den registreres eller godkjennes.
Gjør tilbakevendende avvik synlige og følg dem opp
En vellykket innføring av automatisering av inngående fakturaer hjelper fakturateamet med å identifisere hva som blokkerer fakturaer, tildele problemer til noen som kan løse dem, og oppdage gjentatt arbeid.
Ikke alle avvik bør fjernes. Et sjeldent tilfelle trenger en beslutningsprosess; et tilbakevendende tilfelle krever en nærmere vurdering av årsaken og hvem som har ansvaret.
Gå gjennom avvikene fakturateamet møter oftest før endelig godkjenning. Bekreft for hvert tilfelle hva neste handling er, hvem som kan utføre den, og hva som skjer hvis saken ikke blir løst. Planlegger dere et prosjekt for automatisering av inngående fakturaer? Dynatos kan hjelpe dere med å vurdere hvor tilbakevendende avvik oppstår, og hvordan de bør håndteres.
