Een AP-workflow kan de configuratietests doorstaan en het team toch voor de vraag laten staan wat te doen wanneer een factuur niet verder kan worden verwerkt. Een succesvolle implementatie legt vast of een geblokkeerde factuur wordt aangehouden, teruggestuurd voor correctie of voorgelegd voor een zakelijke beslissing, en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.
Een ontbrekende inkooporder is bij het ene team zeldzaam en bij het andere dagelijkse praktijk. Een goedkeurder kan van functie zijn veranderd of leveranciersgegevens komen mogelijk niet overeen met de gegevens in het ERP-systeem. Voor een eenmalige uitzondering is een duidelijke oplossingsroute nodig. Een terugkerend patroon kan vragen om aanpassingen in het inkoopproces, de gegevens of de workflow.
Deze ontwerpvragen kwamen ook aan bod tijdens twee recente AP-masterclasses van Dynatos, waar deelnemers dezelfde maturity check invulden. De tien Nederlandse deelnemers scoorden gemiddeld 23,2/40 en de zeven Belgische deelnemers 23,9/40. Beide scores vallen binnen het niveau ‘Automated’. Hun antwoorden wijzen op verschillende uitdagingen in de praktijk: alle tien Nederlandse deelnemers noemden een ontbrekende inkooporder of een onduidelijke aanvrager als grootste obstakel voor volledig automatische verwerking. In België waren de ontvangst van facturen en het contact met aanvragers over het algemeen goed geregeld, maar alle zeven deelnemers gaven aan dat de crediteurenadministratie geblokkeerde facturen nog handmatig opvolgt. Zes deelnemers zeiden dat zij gegevens zelden of vooral bij urgente problemen gebruiken om eerdere processtappen te verbeteren. Deze kleine groepen bieden context voor de discussie en zijn geen nationale benchmarks.
Dynatos biedt oplossingen voor AP-automatisering die factuurworkflows ondersteunen, waaronder het doorsturen en oplossen van terugkerende uitzonderingen.
Uitgaan van de standaardsituatie
Tijdens ontwerpworkshops kunnen lokale inkoopgewoonten over het hoofd worden gezien wanneer de aandacht uitsluitend uitgaat naar de beoogde standaardroute. Een goede ontwerpbeoordeling onderzoekt welke gevallen echt uitzonderlijk zijn en welke vaak genoeg terugkomen om een vaste route te verdienen.
Een factuur zonder inkooporder kan een echte uitzondering zijn als dit zelden voorkomt en duidelijk is waarom. Ontvangt een bedrijfsonderdeel zulke facturen elke week, dan leidt dezelfde wachtrij voorspelbaar tot opvolgwerk. Een eenmalig geval vraagt om een beslissing; een terugkerend geval kan een andere inkooproute, regel of controle vereisen.
Vergelijk vóór de configuratie hoe vaak uitzonderingen voorkomen, wat de oorzaak is en hoe ze worden opgelost. Houd een route aan voor uitzonderlijke gevallen, wijs terugkerend werk toe aan een verantwoordelijke en bepaal of het eerder in het proces kan worden voorkomen. Zo voorkom je dat het steeds opnieuw najagen van informatie standaardwerk wordt.
Aannemen dat gegevens en verantwoordelijkheden op orde zijn
Leveranciersgegevens, inkooporderreferenties en goedkeuringsgegevens beïnvloeden de routering en validatie. Als ontbrekende of onjuiste gegevens pas in de factuurwachtrij zichtbaar worden, krijgt de crediteurenadministratie werk op haar bord waarvoor zij mogelijk niet bevoegd is om het te corrigeren.
Als leveranciersgegevens niet overeenkomen, ziet de crediteurenadministratie mogelijk de blokkade, maar is zij niet verantwoordelijk voor de gegevens. Het team moet dan alsnog de collega vinden die de gegevens kan corrigeren.
Als een factuur terechtkomt bij iemand die van functie is veranderd, of als niemand verantwoordelijk is voor de kosten, kan deze in de wachtrij blijven staan terwijl de crediteurenadministratie een goedkeurder zoekt. Wijs voor deze gevallen een vervangende verantwoordelijke aan, zodat het team weet naar wie de factuur kan worden doorgestuurd.
Ook de kwaliteit van documenten kan bijdragen aan dit probleem. Een factuur kan correct zijn uitgelezen en toch de referentie missen die nodig is voor validatie of boeking. De oplossing hangt ervan af of de informatie bij het uitlezen is gemist of nooit is aangeleverd.
De workflow testen, niet alleen de configuratie
Een functionele test bevestigt dat een factuur de geconfigureerde route volgt, maar niet of die route werkt wanneer informatie ontbreekt, een goedkeurder van functie is veranderd of een transactie afwijkt van het verwachte patroon. Testgevallen moeten aansluiten op wat de crediteurenadministratie daadwerkelijk verwerkt:
- Een factuur komt binnen zonder inkooporder of met een referentie die niet overeenkomt met de gegevens in het ERP-systeem.
- De toegewezen goedkeurder heeft een andere functie of kan niet bepalen wie verantwoordelijk is voor de kosten.
- Ondersteunende informatie ontbreekt, komt afzonderlijk binnen of moet handmatig worden bevestigd.
Controleer voor elk geval wat het systeem doet, wie de taak ontvangt, of die persoon het probleem kan oplossen en of de crediteurenadministratie kan zien waarom de factuur wacht. Controleer ook of de toegewezen persoon over de informatie en bevoegdheid beschikt om te handelen. Zo toets je niet alleen of de geconfigureerde workflow werkt, maar ook of deze klaar is voor de dagelijkse praktijk.
Een succesvol uitgewisselde factuur moet mogelijk nog worden gematcht, goedgekeurd en geboekt voordat de verwerking is afgerond.
De workflow bruikbaar houden bij groeiende volumes
Bij normale volumes wordt zichtbaar of uitzonderingen terugkeren, goedkeuringsroutes ontbreken of leveranciersgegevens de verwerking blokkeren. Bespreek patronen met de crediteurenadministratie en de betrokken verantwoordelijken om te bepalen wat moet veranderen.
Elke factuur oplossen is belangrijk, maar als dezelfde correctie steeds opnieuw nodig is, loopt de volgende factuur dezelfde vertraging op.
Sommige factuuruitzonderingen ontstaan al voordat de factuur binnenkomt, bijvoorbeeld wanneer een inkoopverplichting wordt aangegaan zonder dat deze is vastgelegd of goedgekeurd.
Maak terugkerende uitzonderingen zichtbaar en pak ze aan
Een succesvolle implementatie van AP-automatisering helpt de crediteurenadministratie te zien wat facturen blokkeert, problemen toe te wijzen aan iemand die ze kan oplossen en terugkerend werk te herkennen.
Niet elke uitzondering hoeft te verdwijnen. Voor een zeldzaam geval is een beslisroute nodig; bij een terugkerend geval verdienen de oorzaak en de verantwoordelijke nader onderzoek.
Doorloop vóór de definitieve goedkeuring de uitzonderingen die de crediteurenadministratie het vaakst tegenkomt. Bevestig voor elk geval wat de volgende actie is, wie kan handelen en wat er gebeurt als het probleem onopgelost blijft. Plan je een AP-automatiseringsproject? Dynatos helpt je beoordelen waar terugkerende uitzonderingen ontstaan en hoe je ermee omgaat.
