Un flujo de trabajo de cuentas por pagar puede superar las pruebas de configuración y aun así dejar al equipo sin saber qué hacer cuando una factura no puede seguir procesándose. Una implantación exitosa define si una factura bloqueada se retiene, se devuelve para su corrección o se remite para una decisión de negocio, y quién es responsable del siguiente paso.
La ausencia de un pedido de compra puede ser poco habitual en un equipo y rutinaria en otro. Una persona encargada de aprobar facturas puede haber cambiado de puesto o los datos de un proveedor pueden no coincidir con los del ERP. Un caso puntual necesita una vía clara de resolución. Un patrón recurrente puede exigir cambios en el proceso de compra, los datos o el flujo de trabajo.
Estas cuestiones de diseño también surgieron en dos masterclasses recientes de Dynatos sobre cuentas por pagar, en las que los participantes completaron la misma evaluación de madurez. Los diez participantes neerlandeses obtuvieron una media de 23,2/40 y los siete belgas, de 23,9/40. Ambos resultados se sitúan en el nivel «Automated». Sus respuestas apuntan a distintas dificultades operativas: los diez participantes neerlandeses señalaron la falta de un pedido de compra o la identificación poco clara de la persona solicitante como principal obstáculo para el procesamiento completamente automático. En Bélgica, la recepción de facturas y el acceso a las personas solicitantes estaban generalmente bien establecidos, pero los siete participantes afirmaron que el equipo de cuentas por pagar seguía realizando manualmente el seguimiento de las facturas bloqueadas. Seis indicaron que rara vez utilizaban datos para mejorar etapas anteriores del proceso o que lo hacían principalmente ante problemas urgentes. Estos grupos reducidos aportan contexto al debate, pero no son referencias nacionales.
Dynatos ofrece soluciones de automatización de cuentas por pagar que respaldan los flujos de facturas, incluida la asignación y resolución de excepciones recurrentes.
Diseñar el proceso solo para el caso estándar
Los talleres de diseño pueden pasar por alto los hábitos de compra locales si se centran únicamente en la ruta estándar prevista. Una revisión del diseño debe plantear qué casos son realmente excepcionales y cuáles se repiten con suficiente frecuencia como para necesitar una vía definida.
Una factura sin pedido de compra puede ser una excepción real si ocurre rara vez y se entiende por qué. Si una unidad de negocio las recibe todas las semanas, su acumulación en la misma cola genera tareas de seguimiento previsibles. Un caso puntual requiere una decisión; uno recurrente puede necesitar una vía de compra, una regla o un control diferente.
Antes de configurar el sistema, compara la frecuencia, la causa y la resolución de las excepciones. Mantén una vía para los casos poco habituales, asigna una persona responsable del trabajo recurrente y determina si puede prevenirse en una etapa anterior. Así evitas convertir la búsqueda repetida de información en una tarea estándar automatizada.
Dar por hecho que los datos y las responsabilidades están claros
Los datos de proveedores, las referencias de pedidos y los datos de aprobación afectan a la asignación y validación de las facturas. Si las carencias se detectan por primera vez en la cola de facturas, el equipo de cuentas por pagar asume tareas que quizá no tenga autoridad para corregir.
Cuando los datos de un proveedor no coinciden, el equipo puede ver el bloqueo sin ser responsable de esos datos. Aun así, debe encontrar a la persona que pueda corregirlos.
Si una factura llega a alguien que ha cambiado de puesto o si nadie es responsable del coste, puede permanecer en la cola mientras el equipo busca a una persona que la apruebe. Designa una persona responsable alternativa para estos casos, de modo que el equipo sepa a quién remitir la factura.
La calidad del documento también puede contribuir al problema. Una factura puede haberse capturado correctamente y, aun así, carecer de la referencia necesaria para validarla o contabilizarla. La solución depende de si la información se pasó por alto durante la captura o si nunca se proporcionó.
Probar el flujo de trabajo, no solo la configuración
Una prueba funcional confirma que una factura sigue la ruta configurada, pero no si esa ruta funciona cuando falta información, la persona responsable de aprobarla ha cambiado de puesto o una transacción se sale del patrón previsto. Los casos de prueba deben reflejar lo que el equipo de cuentas por pagar gestiona realmente:
- Una factura llega sin pedido de compra o con una referencia que no coincide con los datos del ERP.
- La persona asignada para aprobar la factura ha cambiado de puesto o no puede identificar a la persona responsable del coste.
- Falta información justificativa, llega por separado o requiere confirmación manual.
En cada caso, comprueba qué hace el sistema, quién recibe la tarea, si esa persona puede resolverla y si el equipo de cuentas por pagar puede ver por qué la factura está pendiente. Confirma también que la persona asignada dispone de la información y la autoridad necesarias para actuar. Así, las pruebas verifican la preparación operativa además del funcionamiento del flujo configurado.
Una factura intercambiada correctamente puede necesitar todavía cotejo, aprobación y contabilización antes de completar su procesamiento.
Mantener la utilidad del flujo cuando aumenta el volumen
Los volúmenes habituales permiten ver si las excepciones se repiten, si faltan rutas de aprobación o si los datos de los proveedores bloquean el procesamiento. Revisa los patrones con el equipo de cuentas por pagar y las personas responsables para decidir qué debe cambiar.
Resolver cada factura es importante, pero repetir la misma corrección deja a la siguiente expuesta al mismo retraso.
Algunas excepciones surgen antes de que llegue la factura, cuando se adquiere un compromiso de compra sin registrarlo ni aprobarlo.
Haz visibles las excepciones recurrentes y actúa sobre ellas
Una implantación exitosa de la automatización de cuentas por pagar ayuda al equipo a identificar qué bloquea las facturas, asignar los problemas a alguien que pueda resolverlos y detectar tareas repetitivas.
No es necesario eliminar todas las excepciones. Un caso poco frecuente necesita una vía de decisión; uno recurrente requiere analizar con más detalle la causa y la responsabilidad.
Antes de la aprobación final, revisa las excepciones que el equipo de cuentas por pagar encuentra con más frecuencia. Para cada una, confirma la siguiente acción, quién puede llevarla a cabo y qué ocurre si el caso queda sin resolver. ¿Estás planificando un proyecto de automatización de cuentas por pagar? Dynatos puede ayudarte a evaluar dónde surgen las excepciones recurrentes y cómo gestionarlas.
