Coop Supermarkten wilde het facturatieproces optimaliseren om facturen snel, veilig en kostenefficiënt te verwerken. Het doel was om de samenwerking tussen Coop en de inkooporganisatie te verbeteren en de verwerkingskosten te verlagen. Met meer dan 20.000 facturen per week was deze optimalisatie essentieel voor het behouden van operationele efficiëntie en nauwkeurigheid.
Uitdagingen
De grootste uitdagingen voor Coop waren snellere en veiligere factuurverwerking, een efficiëntere samenwerking met de inkooporganisatie en het verlagen van de verwerkingskosten. De bestaande software voldeed niet meer aan de eisen na een fusie. Coop had een geïntegreerd systeem nodig dat zowel papieren als digitale facturen efficiënt kon verwerken vanuit één platform.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde Coop de integratiesoftware van Tungsten met SAP. De voorbereiding begon een jaar voor implementatie. De nieuwe oplossing maakte het mogelijk om inkooporders met facturen te matchen, een cruciale stap in het optimaliseren van het proces. Binnenkomende facturen werden geopend, gesorteerd, gescand, gecontroleerd en gearchiveerd. De gegevens werden automatisch naar de controle-afdeling gestuurd voor boeking. De oplossing automatiseerde de datacontrole, het matchen met orders en het goedkeuringsproces. Hierdoor werden alle binnenkomende facturen binnen één dag geboekt in SAP.
Medewerkers maken het verschil en vormen de basis van succes. Dankzij het nieuwe proces kunnen zij werk uitvoeren dat beter aansluit bij hun kwalificaties.
Resultaten
De integratie van Tungsten en SAP bracht Coop grote voordelen. Het nieuwe systeem zorgde voor een snelle en veilige verwerking van facturen, verlaagde kosten en verbeterde de samenwerking met de inkooporganisatie. Door automatisering werden meer dan 20.000 wekelijkse facturen foutloos geboekt, met minimale fouten en weinig handmatige handelingen. Het digitale proces verwerkte 92% elektronische en 8% papieren facturen. Het finance team wende snel aan de nieuwe software en waardeerde het gebruiksgemak. Al met al boekte Coop vooruitgang op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en kostenbesparing.
20.000
facturen per week foutloos verwerkt
Wekelijks verwerken we ongeveer 20.000 facturen foutloos dankzij de implementatie van het nieuwe proces. Daar zijn we trots op.
