Das polnische Finanzministerium will den Aufschub von Sanktionen für Fehler bei der Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems KSeF bis zum 31. Dezember 2027 verlängern. Mit der Ankündigung reagiert es auf Rückmeldungen von Unternehmen, Branchenverbänden und Steuerexperten während der schrittweisen Einführung des Systems.
Für die Verlängerung ist noch eine Gesetzesänderung erforderlich. Die Pflicht zur Nutzung von KSeF wird dadurch nicht verschoben. Am 1. Januar 2027 enden die verbleibenden Übergangsregelungen. Ab dann müssen alle Unternehmen, für die die Pflicht gilt, das System nutzen.
Wir haben bereits darüber berichtet, was KSeF für Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in Polen bedeutet, sowie über KSeF-Sanktionen, die Vorbereitung und die nächsten Schritte.
Was wurde angekündigt?
Nach den geltenden Regeln sind Sanktionen für Fehler bei der Nutzung von KSeF bis Ende 2026 aufgeschoben. Das polnische Finanzministerium will diesen Zeitraum um ein Jahr bis zum 31. Dezember 2027 verlängern und die dafür nötige Gesetzesänderung auf den Weg bringen.
Der Vorschlag ist vor allem für kleinere Unternehmen relevant, deren Übergangsregelungen am 31. Dezember 2026 auslaufen. Wird die Änderung verabschiedet, hätten sie nach Beginn ihrer KSeF-Pflicht mehr Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen und ihre Prozesse zu verbessern.
Auch Unternehmen, die KSeF bereits nutzen, könnten diese Zeit verwenden, um wiederkehrende Fehler zu beheben und ihre Kontrollen zu stärken. Bis zur Verabschiedung der Gesetzesänderung bleibt das zusätzliche Jahr jedoch ein Vorschlag.
Die KSeF-Pflicht bleibt bestehen
Der geplante Sanktionsaufschub betrifft Fehler bei der Nutzung von KSeF. Er verschiebt die Pflicht zur E-Rechnung nicht. Unternehmen dürfen daraus auch nicht ableiten, dass sie Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen können, wenn sie zur Nutzung des Systems verpflichtet sind.
Nach Angaben des Ministeriums wird die polnische Steuerverwaltung weiterhin reagieren, wenn Rechnungen entgegen der geltenden Pflicht außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen bleiben davon unberührt. Auch an Polens grundsätzlicher Ausrichtung auf strukturierte E-Rechnungen und eine stärkere steuerliche Kontrolle ändert sich nichts. Diesen Zusammenhang haben wir in unserem Artikel über KSeF und die polnischen Mehrwertsteuereinnahmen im Jahr 2027 erläutert.
Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse, Datenqualität, ERP-Integrationen und die Bearbeitung von Ausnahmefällen daher weiterhin entsprechend den geltenden Fristen vorbereiten.
Warum ist das für Unternehmen wichtig?
KSeF verändert, wie Rechnungen erstellt, übermittelt, validiert und korrigiert werden. Die technische Anbindung an die Plattform ist dabei nur ein Teil der Vorbereitung. Finanz- und Steuerteams benötigen außerdem korrekte Daten und einen klaren Prozess für Rechnungen, die abgewiesen werden oder weitere Bearbeitung erfordern.
Solche Probleme können den Betrieb auch dann beeinträchtigen, wenn der geplante Sanktionsaufschub Gesetz wird. Fehlerhafte oder abgewiesene Rechnungen können die Rechnungsstellung verzögern, manuelle Arbeit verursachen und die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten erschweren.
Für Unternehmen mit hohen Rechnungsvolumina, Shared Service Centern oder mehreren ERP-Umgebungen ist es deshalb wichtig, den gesamten Ablauf zu testen. Was geschieht, wenn eine Rechnung nicht übermittelt werden kann? Wer prüft ihren Status? Und wer veranlasst eine Korrektur?
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in Polen sollten ihre KSeF-Einführung wie geplant fortsetzen. Finanz-, Steuer- und IT-Teams sollten klären, wo Rechnungsdaten geprüft werden, wer die Ergebnisse der Übermittlung überwacht und wer Fehler behebt.
Gleichzeitig sollten sie das Gesetzgebungsverfahren verfolgen. Das Ministerium hat die Verlängerung angekündigt, die Änderung ist jedoch noch nicht in Kraft.
Welche Maßnahmen sollten Unternehmen umsetzen?
- Rechnungs- und Stammdaten vor der Übermittlung an KSeF prüfen.
- ERP- und E-Rechnungsintegrationen für alle betroffenen Gesellschaften und Rechnungsarten testen.
- Festlegen, wie mit abgewiesenen, verzögerten und korrigierten Rechnungen umzugehen ist.
- Verantwortlichkeiten für die Überwachung der Übermittlung und die Behebung von Fehlern zuweisen.
- Mitarbeitende darin schulen, wie KSeF die Erstellung, Validierung und Nachverfolgung von Rechnungen verändert.
- Die geplante Gesetzesänderung verfolgen, bevor der verlängerte Sanktionsaufschub in die Compliance-Planung übernommen wird.
Das Wichtigste im Überblick
- Polen will den Aufschub von Sanktionen für Fehler bei der Nutzung von KSeF bis zum 31. Dezember 2027 verlängern.
- Dafür ist eine Gesetzesänderung erforderlich. Die Verlängerung ist noch nicht in Kraft.
- Die KSeF-Pflicht selbst wurde nicht verschoben.
- Für Unternehmen, die noch unter eine Übergangsregelung fallen, endet diese am 31. Dezember 2026.
- Unternehmen sollten ihre Rechnungsabläufe weiter testen sowie Datenqualität und Fehlerbearbeitung verbessern.
Für Unternehmen, die E-Rechnungspflichten in mehreren Ländern erfüllen müssen, zeigt Polen, wie wichtig verlässliche Rechnungsdaten, verbundene Systeme und klar verteilte Verantwortlichkeiten zwischen Finanz-, Steuer- und IT-Teams sind.
Plattformen wie Routty unterstützen Unternehmen dabei, strukturierte E-Rechnungen, Validierung und Compliance-Prozesse über unterschiedliche nationale Vorgaben hinweg zu verwalten.
