Wachstum allein verursacht nur selten Probleme bei der Dokumentenverarbeitung. Die meisten Unternehmen können ein höheres Dokumentenaufkommen ohne größere Störungen bewältigen. Zusätzliche Rechnungen, Verträge, Bestätigungen und Begleitdokumente sind schlicht die Folge zunehmender Geschäftstätigkeit.
Die eigentliche Herausforderung entsteht, wenn mit dem Dokumentenvolumen auch die Vielfalt der Dokumente zunimmt.
Neue Lieferanten bringen unterschiedliche Layouts mit, Geschäftsbereiche entwickeln eigene Dokumentationsstandards und Begleitinformationen treffen über immer mehr Kanäle ein. Gleichzeitig werden die Validierungsanforderungen komplexer, wenn Unternehmen international wachsen, mit mehr Lieferanten zusammenarbeiten und zusätzliche Systeme einführen. Jede einzelne Veränderung erscheint zunächst überschaubar. Zusammengenommen entsteht jedoch eine Situation, in der die Dokumentenverarbeitung immer stärker von manuellen Eingriffen abhängig wird.
Viele Unternehmen stellen deshalb fest, dass der Aufwand für dokumentbezogene Nachbearbeitung deutlich schneller wächst als das eigentliche Dokumentenvolumen. Entscheidend ist nicht, wie viele Dokumente verarbeitet werden müssen, sondern wie unterschiedlich sie behandelt werden müssen.
Erfahren Sie auf der Seite zu Intelligent Document Processing, wie Unternehmen für mehr Konsistenz in ihrer Dokumentenverarbeitung sorgen.
Nachbearbeitung beginnt meist mit kleinen Unstimmigkeiten
Wiederkehrende Korrekturen entstehen nur selten durch schwerwiegende Prozessfehler. Meist beginnen sie mit kleinen Unstimmigkeiten, die sich schrittweise in den Arbeitsalltag einschleichen.
Ein Lieferant verwendet ein leicht abweichendes Dokumentformat. Ein Referenzfeld befindet sich an einer unerwarteten Stelle. Begleitdokumente sind unvollständig oder Informationen werden von verschiedenen Geschäftsbereichen unterschiedlich dargestellt. Keine dieser Situationen verhindert zwangsläufig die Verarbeitung. Dennoch muss jedes Dokument zunächst von einer Person interpretiert werden, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann.
Bei geringeren Volumina gleichen erfahrene Teams solche Abweichungen nahezu automatisch aus. Sie erkennen bekannte Lieferanten, kennen wiederkehrende Ausnahmen und wissen, welche Korrekturen erforderlich sind. Mit steigendem Dokumentenvolumen und einer wachsenden Vielfalt im Lieferantenumfeld wird es jedoch zunehmend schwieriger, dieses Wissen konsequent anzuwenden.
Was früher nur wenige Minuten pro Tag in Anspruch nahm, entwickelt sich nach und nach zu einem erheblichen operativen Aufwand. Der Prozess funktioniert weiterhin, wird jedoch immer abhängiger von Mitarbeitenden, die dieselben Korrekturen immer wieder durchführen.
Dokumentenvielfalt führt zu unvorhersehbaren Automatisierungsergebnissen
Unternehmen erwarten häufig, dass die Leistung ihrer Automatisierung mit wachsendem Dokumentenvolumen steigt. Tatsächlich hängt Automatisierung jedoch wesentlich stärker von Konsistenz als vom Volumen ab.
Folgen Dokumente vorhersehbaren Strukturen, lassen sich Validierungsregeln zuverlässig anwenden, Informationen konsistent extrahieren und nur wenige Dokumente müssen manuell geprüft werden. Mit zunehmender Dokumentenvielfalt geht diese Vorhersehbarkeit jedoch nach und nach verloren.
Neue Lieferanten bringen unbekannte Layouts mit, Geschäftsbereiche übermitteln Dokumente mit unterschiedlichem Vollständigkeitsgrad und Begleitinformationen treffen in Formaten ein, die bei der ursprünglichen Prozessgestaltung nicht vorgesehen waren. Die Automatisierung verarbeitet zwar weiterhin einen großen Teil der Dokumente erfolgreich, doch die Anzahl der Fälle, die eine manuelle Interpretation erfordern, steigt kontinuierlich.
An diesem Punkt gelangen viele Unternehmen zu dem Schluss, dass ihre Automatisierung an ihre Grenzen stößt. Tatsächlich liegt die Ursache meist nicht in der Automatisierung selbst, sondern in der zunehmenden Vielfalt der Dokumente, die in den Prozess gelangen.
Kleine Unterschiede haben weitreichende Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse
Einer der Gründe, warum Dokumentenprobleme nur schwer zu erkennen sind, besteht darin, dass ihre Auswirkungen sich selten auf die Dokumentenverarbeitung selbst beschränken.
Eine fehlende Referenz kann die Rechnungsvalidierung verzögern. Ein falsch klassifiziertes Dokument kann einen Genehmigungsworkflow unterbrechen. Unvollständige Begleitinformationen können zusätzliche Prüfungen erforderlich machen, bevor eine Finanzbuchung erfolgen kann. Für sich genommen wirken diese Situationen wie Einzelfälle. Zusammen führen sie jedoch zu wiederkehrenden Reibungsverlusten in zahlreichen Finanzprozessen.
Accounts Payable ist häufig als erster Bereich betroffen, da fehlende oder inkonsistente Informationen unmittelbar zu Rechnungsausnahmen, manuellen Eingriffen und längeren Bearbeitungszeiten führen.
Dasselbe Muster zeigt sich auch beim Rechnungsaustausch. Strukturierte Rechnungsdaten können zwar korrekt eingehen, Begleitdokumente bringen jedoch weiterhin Variationen mit sich, die nachgelagerte Prozesse verlangsamen.
Wachstum erschwert die Sicherstellung von Konsistenz
Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden Dokumentenlandschaften zwangsläufig vielfältiger.
Neue Lieferanten, Länder, Geschäftsbereiche und operative Prozesse bringen zusätzliche Variationen in die Informationen, die in Finanzsysteme gelangen. Die Herausforderung besteht nicht mehr nur darin, mehr Dokumente zu verarbeiten. Entscheidend ist vielmehr, eine konsistente Verarbeitung über eine immer größere Bandbreite an Dokumenttypen, Formaten und Informationsquellen hinweg sicherzustellen.
Um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten, führen Teams häufig lokale Workarounds ein. Zusätzliche Validierungsschritte werden ergänzt, manuelle Prüfungen werden zur Routine und Ausnahmen werden je nach Herkunft der Dokumente unterschiedlich behandelt. Diese Maßnahmen lösen kurzfristige operative Probleme, erhöhen jedoch gleichzeitig die Prozessvielfalt.
Was als operative Flexibilität beginnt, entwickelt sich schrittweise zu operativer Komplexität.
Die Dokumentqualität beeinflusst auch die Transparenz im Procurement
Die Auswirkungen der Dokumentenvielfalt reichen weit über die Finanzprozesse hinaus.
Procurement-Teams sind auf Verträge, Lieferantendokumente, Onboarding-Unterlagen, Bestätigungen und Begleitdokumente angewiesen, um Lieferantenbeziehungen und Beschaffungsverpflichtungen transparent nachzuvollziehen. Sind diese Dokumente inkonsistent, unvollständig oder schwer auffindbar, nimmt die Transparenz schrittweise ab.
Das Problem besteht nur selten darin, dass Informationen fehlen. Häufiger sind sie über verschiedene Systeme, Formate und Geschäftsprozesse verteilt. Mit wachsenden Lieferantennetzwerken wird eine konsistente Dokumenten-Governance daher sowohl für Procurement als auch für Finance immer wichtiger.
Konsistenz beginnt bei den Dokumenten
Unternehmen stoßen nur selten deshalb auf Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung, weil das Dokumentenvolumen steigt.
Operativer Druck entsteht in der Regel, weil die Dokumentenvielfalt schneller zunimmt, als der Prozess sie bewältigen kann. Kleine Unstimmigkeiten, die einzeln betrachtet unbedeutend erscheinen, führen nach und nach zu wiederkehrender Nachbearbeitung, Validierungslücken und Störungen in nachgelagerten Prozessen.
Die erfolgreichsten Unternehmen konzentrieren sich daher darauf, Konsistenz bereits beim Eingang der Dokumente in den Prozess sicherzustellen. Wird unnötige Vielfalt an der Quelle reduziert, sinkt der Bedarf an manueller Interpretation und die Automatisierung wird deutlich vorhersehbarer.
Mit dem weiteren Wachstum eines Unternehmens wird das Management der Dokumentenvielfalt ebenso wichtig wie das Management des Dokumentenvolumens.
Wenn wiederkehrende Dokumentkorrekturen immer mehr Zeit in Anspruch nehmen, lohnt es sich zu analysieren, an welcher Stelle die Vielfalt in den Prozess gelangt und welche Auswirkungen sie auf nachgelagerte Abläufe hat. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Unternehmen durch mehr Dokumentenkonsistenz den Nachbearbeitungsaufwand reduzieren.
