Vekst skaper sjelden problemer med dokumentbehandling i seg selv. De fleste virksomheter kan håndtere et økende dokumentvolum uten vesentlige forstyrrelser. Flere fakturaer, kontrakter, bekreftelser og støttedokumenter er ganske enkelt en naturlig følge av økt forretningsaktivitet.
Utfordringen oppstår når dokumentvariasjonen vokser i takt med volumet.
Nye leverandører introduserer ulike dokumentoppsett, forretningsenheter utvikler lokale dokumentasjonsrutiner, og støttedokumentasjon kommer inn gjennom stadig flere kanaler. Valideringskravene blir mer komplekse når virksomheter ekspanderer til nye land, samarbeider med flere leverandører og tar i bruk flere systemer. Hver enkelt endring virker håndterbar. Samlet skaper de imidlertid en situasjon der dokumentbehandlingen blir stadig mer avhengig av manuell behandling.
Mange virksomheter oppdager derfor at omfanget av dokumentrelatert etterarbeid øker langt raskere enn selve dokumentvolumet. Utfordringen handler ikke om hvor mange dokumenter som kommer inn i prosessen, men om hvor forskjellig de må behandles.
Les hvordan virksomheter forbedrer dokumentkonsistensen på siden om Intelligent Document Processing.
Etterarbeid starter som regel med små avvik
Tilbakevendende korrigeringer skyldes sjelden store prosessfeil. De begynner oftere med små avvik som gradvis blir en del av den daglige driften.
En leverandør bruker et litt annet dokumentformat. Et referansefelt ligger et uventet sted. Støttedokumentasjon er ufullstendig, eller informasjon presenteres forskjellig mellom ulike forretningsenheter. Ingen av disse situasjonene stopper nødvendigvis behandlingen, men hver av dem krever at noen tolker dokumentet før prosessen kan fortsette.
Ved lave volumer kompenserer erfarne team nesten automatisk. De kjenner igjen leverandører, forstår tilbakevendende unntak og vet hvilke korrigeringer som må gjøres. Etter hvert som dokumentvolumet øker og leverandørlandskapet blir mer variert, blir det imidlertid vanskeligere å bruke denne erfaringen konsekvent.
Det som tidligere tok noen få minutter om dagen, utvikler seg gradvis til en betydelig operasjonell arbeidsbelastning. Prosessen fungerer fortsatt, men blir stadig mer avhengig av at medarbeidere utfører de samme korrigeringene om og om igjen.
Dokumentvariasjon skaper uforutsigbare resultater for automatisering
Virksomheter forventer ofte at automatiseringen skal prestere bedre når dokumentvolumet øker. I praksis er automatisering langt mer avhengig av konsistens enn av volum.
Når dokumenter følger forutsigbare mønstre, kan valideringsregler brukes pålitelig, informasjon kan hentes ut konsekvent, og bare et begrenset antall dokumenter krever manuell gjennomgang. Når dokumentvariasjonen øker, forsvinner imidlertid denne forutsigbarheten gradvis.
Nye leverandører introduserer ukjente oppsett, forretningsenheter sender inn dokumenter med ulik grad av fullstendighet, og støttedokumentasjon kommer i formater som aldri var forutsett da prosessen opprinnelig ble utformet. Automatiseringen behandler fortsatt en stor andel av dokumentene uten problemer, men antallet situasjoner som krever manuell vurdering øker jevnt.
På dette tidspunktet konkluderer mange virksomheter med at automatiseringen har nådd sine grenser. I praksis ligger årsaken som regel ikke i automatiseringen, men i den økende variasjonen i dokumentene som kommer inn i prosessen.
Små forskjeller skaper større konsekvenser lenger ned i prosessen
En av grunnene til at dokumentproblemer kan være vanskelige å oppdage, er at konsekvensene sjelden begrenser seg til selve dokumentbehandlingen.
En manglende referanse kan forsinke fakturavalideringen. Et dokument som er klassifisert feil, kan avbryte en godkjenningsflyt. Ufullstendig støttedokumentasjon kan kreve ekstra verifisering før en regnskapsføring kan gjennomføres. Hver av disse situasjonene kan virke isolert. Samlet skaper de imidlertid tilbakevendende friksjon på tvers av flere økonomiprosesser.
Accounts Payable merker ofte konsekvensene først, fordi manglende eller inkonsistent informasjon direkte fører til fakturaunntak, manuell behandling og lengre behandlingstid.
Det samme mønsteret ser vi ved utveksling av fakturaer. Strukturerte fakturadata kan komme inn korrekt, mens støttedokumentasjon fortsatt introduserer variasjoner som forsinker de videre prosessene.
Vekst gjør det vanskeligere å opprettholde konsistens
Etter hvert som virksomheter vokser, blir dokumentlandskapet naturlig mer mangfoldig.
Nye leverandører, land, forretningsenheter og arbeidsprosesser introduserer mer variasjon i informasjonen som kommer inn i økonomisystemene. Utfordringen handler ikke lenger bare om å behandle flere dokumenter. Den handler om å sikre en konsekvent behandling på tvers av et stadig bredere spekter av dokumenttyper, formater og informasjonskilder.
For å holde driften i gang innfører team ofte lokale løsninger. Flere valideringstrinn legges til, manuelle kontroller blir en fast rutine, og unntak håndteres ulikt avhengig av hvor dokumentene kommer fra. Disse tilpasningene løser umiddelbare operative utfordringer, men øker samtidig prosessvariasjonen over tid.
Det som starter som operasjonell fleksibilitet, utvikler seg gradvis til operasjonell kompleksitet.
Dokumentkvalitet påvirker også innsynet i procurement
Konsekvensene av dokumentvariasjon strekker seg langt utover økonomifunksjonen.
Procurement-team er avhengige av kontrakter, leverandørdokumentasjon, onboardinginformasjon, bekreftelser og støttedokumentasjon for å få oversikt over leverandørforhold og innkjøpsforpliktelser. Når disse dokumentene er inkonsistente, ufullstendige eller vanskelige å finne igjen, blir oversikten gradvis dårligere.
Problemet er sjelden at informasjonen ikke finnes. Oftere er den spredt på tvers av systemer, formater og forretningsprosesser. Etter hvert som leverandørnettverkene vokser, blir konsekvent dokumentstyring stadig viktigere både for procurement og finance.
Konsistens starter med dokumentene
Virksomheter opplever sjelden utfordringer med dokumentbehandling bare fordi dokumentvolumet øker.
Operasjonelt press oppstår som regel fordi dokumentvariasjonen øker raskere enn prosessen klarer å håndtere. Små avvik som hver for seg virker ubetydelige, utvikler seg gradvis til tilbakevendende korrigeringer, valideringsutfordringer og forstyrrelser i de videre prosessene.
De mest effektive virksomhetene fokuserer derfor på å forbedre konsistensen der dokumentene først kommer inn i prosessen. Ved å redusere unødvendig variasjon ved kilden blir behovet for manuell tolkning mindre, og automatiseringen blir betydelig mer forutsigbar.
Etter hvert som virksomheter fortsetter å vokse, blir det like viktig å håndtere dokumentvariasjon som å håndtere dokumentvolum.
Hvis tilbakevendende dokumentkorrigeringer tar stadig mer tid, kan det være verdt å undersøke hvor variasjonen oppstår i prosessen, og hvordan den påvirker de videre arbeidsflytene. Kontakt oss for å diskutere hvordan virksomheter reduserer etterarbeid ved å forbedre dokumentkonsistensen.
