Bedrijfsinformatie
Over KBC
Als bankverzekeraar wil KBC de dromen van zijn stakeholders helpen waarmaken en beschermen. Onderdeel hiervan is de digitalisering van Accounts Payable in 2015. Tenslotte waren het de eigen leveranciers die hierom verzochten. Maar ook KBC zelf zag de voordelen van geautomatiseerde facturatie, namelijk een proces dat behalve veel inzichtelijker ook veel efficiënter wordt. Met kostenbesparingen tot gevolg. Én blije leveranciers.
KBC in cijfers
Tien miljoen klanten in de kernmarkten België, Tsjechië, Slowakije, Hongarije en Bulgarije. 36.000 fte’s. Een netwerk van 1.560 bankkantoren, plus verkoop via eigen agenten en andere kanalen. Dat is bankverzekeraar KBC in een notendop. En nu we toch met cijfers strooien: het concern verwerkt ruim 90.000 facturen op jaarbasis, met circa 15.000 potentiële gebruikers actief binnen deze processen. Dat zijn genoeg redenen om je AP te digitaliseren’, betoogt Bart De Backer, Lead Analyst SAP Logistics & Finance, KBC. ‘Digitaal is het nieuwe normaal, zo blijkt uit het feit dat veel leveranciers zelf met het verzoek kwamen om hun facturen digitaal aan te leveren.’
Maar het bestaande facturatieproces bij KBC had ook duidelijk zijn tekortkomingen en was aan vervanging toe. De AP-afdeling was verhuisd van België naar Tsjechië, en het (laten) versturen van papieren facturen naar Oost-Europa is behalve kostbaar ook nog eens belastend voor het milieu. Ondertussen was niet op elk moment duidelijk waar de factuur zich precies bevond of wat de status ervan was. En, lang niet alle facturen kwamen aan. ‘Er zit een monster bij de grens dat facturen eet’, riep een collega eens wanhopig. In Tsjechië was ook niet altijd bekend welke grootboekaccount of analytisch object men moest gebruiken. Bovendien had KBC nogal eens met fraude te maken; facturen die in de mailbox onderschept werden en van een gewijzigd banknummer werden voorzien.
Kern benodigdheden
Voor het project Accounts Payable Automatisering schakelde KBC Dynatos in. Op grond van genoemde tekortkomingen konden enkele belangrijke requirements voor de nieuwe oplossing worden geformuleerd. De Backer: ‘Optical Character Recognition vonden we uiteraard nodig, waarbij sommige velden op de factuur zoals bedrag, leverancier, PO-nummer en factuurdatum automatisch worden herkend. Integratie met SAP was belangrijk, voor een automatische transfer van OCR-gegevens naar SAP. Ook hechtten we aan een gemakkelijk toegankelijke workflow, gezien het grote aantal mensen dat facturen instuurt, codeert, goedkeurt, terugkoppelt enzovoort. Een digitaal archief dat voldoet aan wet- en regelgeving wilden we hebben, en last but not least: de mogelijkheid van end-to-end monitoring, zodat je kunt zien waar een factuur zich in de organisatie bevindt en waarom er eventueel vertraging optreedt.
KBC hanteerde verschillende kanalen waarlangs facturen binnenkomen. ‘Niet ideaal, maar in Tsjechië hebben we te maken met een taalbarrière’, zet De Backer. ‘Staat er ‘schilderwerken’ op de factuur, dan weet men daar niet aan welke leverancier dit gekoppeld is. Ook weten ze niet waar het in de boekhouding geboekt moet worden, of waar ze hun vragen naartoe moesten sturen. Daarom kiezen we daarnaast voor een decentraal ontvangstkanaal in België – een soort compromisoplossing, die we wel proberen te reduceren.’
De gebruikte ReadSoft-software, in minder dan 11 maanden geïmplementeerd door Dynatos in samenwerking met KBC, voorziet inmiddels in drie inputkanalen. Twee kanalen voor centrale ontvangst in Tsjechië, waar facturen als pdf via elektronische post aankomen. In de mailkamer worden papieren facturen gescand en ingebracht. Facturen met een PO-nummer kunnen rechtstreeks naar AP gestuurd worden om onmiddellijk te boeken en te betalen. Voor non-PO-facturen stuurt men een workflow met vraag naar de betrokken personen in België, die vervolgens in de ReadSoft-webapplicatie antwoorden.
In het kanaal voor decentrale ontvangst komt de factuur eveneens per mail binnen, maar is deze door een KBC-medewerker zelf ingezonden. Met PO-nummer is de afhandeling standaard, zonder PO-nummer wordt de factuur geüpload in de webapplicatie, samen met het verzoek tot goedkeuring. Vervolgens gaat hij naar de AP-afdeling voor betaling. De Backer: ‘Iedereen met kennis van SAP kan zien dat de factuur geregistreerd is, in welk stadium hij verkeert – codering, dataverificatie, goedkeuring, inboeken, betalen – en wie ermee bezig is.’
Bart De Backer
SAP Logistics & Finance Lead Analyst - KBC
Digitalisering
Het management wilde een overzicht van het hele AP-proces. Wel, dat is gerealiseerd. En – zeer belangrijk – we kunnen hierover rapporteren. De digitalisering biedt KBC nog meer voordelen. De coding sheet gaat automatisch mee; daarmee hoeven grootboekaccount en analytisch object niet te worden overgetypt. Dit verkleint de foutmarge en de kans op dubbele facturen. Geschreven goedkeuring is vervangen door een elektronisch akkoord, en medewerkers kunnen heel makkelijk informatie delen via workflows waarbij ze aantekeningen kunnen toevoegen aan de factuur. ‘Alles bij elkaar heeft dit het verwerkingsproces vereenvoudigd, versneld en verbeterd’, aldus De Backer. ‘En dat niet alleen. Met ons digitaal archief besparen we fors op verzendkosten en verlagen we onze carbon footprint. Onze leveranciers zijn meer tevreden en ook KBC zelf, nu we beter kunnen voldoen aan betalingscondities en meer profiteren van kortingen.’
Bart De Backer
SAP Logistics & Finance Lead Analyst - KBC
Iedereen aan boord
Zijn tip aan andere bedrijven die hun AP willen digitaliseren: zorg dat alle betrokken afdelingen en leveranciers aan boord zijn, dan is de overgang niet zo groot. KBC organiseerde hiertoe webinars en gaf onepagers uit met instructies voor elke processtap.
‘Zorg ook dat je SAP-team vooraf getraind is. Dat ze weten hoe de oplossing eruitziet en werkt. Mooi dat steeds meer medewerkers de efficiency van dit nieuwe systeem zien. We krijgen steeds meer believers!’