De meeste complianceproblemen in accounts payable zijn niet het gevolg van ontbrekend beleid of onduidelijke regels.
Sterker nog, veel organisaties beschikken over goed gedocumenteerde procedures en autorisatiematrices. Het probleem is dat compliance vaak stilletjes wegvalt op het moment dat processen afwijken van de standaard flow.
Deze afwijkingen worden zelden direct als compliance-issues herkend. Ze worden gezien als operationele beslissingen. Een handmatige correctie. Een spoedbetaling. Een late goedkeuring. Op zichzelf lijken ze onschuldig. Samen creëren ze risico.
Waarom uitzonderingen meer aandacht verdienen
Uitzonderingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van accounts payable. Niet elke factuur matcht met een inkooporder. Niet elke leverancier volgt hetzelfde proces. Niet elke situatie past binnen vooraf gedefinieerde regels. Maar wanneer uitzonderingen informeel worden afgehandeld, verzwakken compliancecontroles.
Goedkeuringen vinden plaats buiten het systeem. Ondersteunende documentatie is onvolledig. Toelichtingen worden achteraf toegevoegd of helemaal niet vastgelegd. Na verloop van tijd verdwijnt de audittrail. Wat overblijft is een proces dat op papier compliant lijkt, maar in de praktijk moeilijk te verdedigen is.
Hoe uitzonderingen samenhangen met compliance-gaten eerder in het proces
Veel AP-uitzonderingen ontstaan eerder in het proces. Wanneer factuurdata onvolledig of inconsistent is, worden AP-teams gedwongen handmatig in te grijpen. Dit hangt vaak samen met de manier waarop facturen worden uitgewisseld en gevalideerd.
Ook documentverwerking speelt een rol. Ontbrekende of verkeerd geclassificeerde ondersteunende documenten vergroten de kans op niet-gedocumenteerde beslissingen. Zonder consistente validatie verschillen compliancecontroles per geval.
Uitzonderingen zichtbaar maken in plaats van onzichtbaar
Compliance verbeteren binnen AP betekent niet dat uitzonderingen moeten verdwijnen. Het betekent dat ze beheerst worden afgehandeld. Duidelijke regels voor overrides. Verplichte documentatie. Traceerbare goedkeuringen. Zo blijven afwijkingen auditbaar.
Wanneer uitzonderingen binnen het proces worden afgehandeld in plaats van eromheen, wordt compliance onderdeel van de dagelijkse praktijk in plaats van een aparte controlestap.
Ontstaan er compliance-risico’s via AP-uitzonderingen, dan helpt een gerichte discussie om zichtbaar te maken waar controles verzwakken.
Neem contact met ons op om te verkennen hoe exception handling compliance in de praktijk kan ondersteunen.
