Compliance-frameworks zijn afhankelijk van consistentie. Dezelfde controles, op dezelfde manier toegepast, elke keer opnieuw. In documentintensieve processen is die consistentie handmatig moeilijk vol te houden, zeker wanneer volumes toenemen.
Handmatige reviews zijn afhankelijk van individueel oordeel. Onder druk verschillen beslissingen. Controles worden overgeslagen. Documentatie blijft onvolledig. Juist deze variatie vormt de ingang voor compliance-risico’s.
Waarom validatie belangrijker is dan capture
Document capture is slechts de eerste stap. Compliance wordt bepaald door wat daarna gebeurt. Zijn verplichte velden ingevuld. Komen waarden overeen met verwachte ranges. Zijn documenten gekoppeld aan de juiste transacties.
Validatieregels dwingen deze controles systematisch af. Ze zorgen ervoor dat documenten voldoen aan vastgestelde criteria voordat ze worden doorgezet naar vervolgsystemen.
Wat ontbrekende validatie betekent voor finance-processen
Wanneer validatie inconsistent is, schuiven fouten door naar volgende processtappen. Accounts payable-teams compenseren dit met handmatige controles, vaak onder tijdsdruk. Dit vergroot de kans op niet-gedocumenteerde beslissingen en verzwakt de audittrail.
Binnen factuurverwerking ondermijnt ontbrekende of inconsistente validatie de waarde van compliant formaten. Zelfs gestructureerde data vraagt om verificatie.
Compliance verankeren in dagelijkse verwerking
Validatieregels fungeren als vangnet door compliance te verankeren in dagelijkse processen. Ze signaleren afwijkingen vroegtijdig, borgen consistentie en verminderen de afhankelijkheid van handmatige controles.
Door compliancecontroles naar voren in het proces te verplaatsen, verkleinen organisaties risico’s zonder de werkdruk te verhogen.
Wanneer compliance vandaag te sterk leunt op handmatige controles, kan een herziening van de validatielogica inzicht geven in waar waarborgen ontbreken.
Neem contact met ons op om te verkennen hoe validatie compliance in de dagelijkse praktijk kan ondersteunen.
