E-invoicing-mandaten en standaarden hebben de adoptie van compliant factuurformaten versneld. Gestructureerde data, vaste velden en gestandaardiseerde verzending zijn inmiddels gemeengoed. Voldoen aan deze technische standaarden is noodzakelijk, maar het is niet hetzelfde als end-to-end compliant zijn.
Veel organisaties gaan ervan uit dat het proces compliant is zodra facturen technisch compliant zijn. In de praktijk blijkt die aanname niet altijd te kloppen.
Waar procescompliance misgaat
Een compliant factuur kan verderop in het proces alsnog vastlopen. Goedkeuringslogica sluit niet altijd aan op de ontvangen data. ERP-mappings verschillen per land of oplossing. Belastingcodes kunnen technisch correct zijn, maar operationeel onjuist. Het gevolg is dat ook gestructureerde facturen blijven hangen.
Wanneer dit gebeurt, neemt handmatige tussenkomst toe. Beslissingen worden buiten het systeem genomen. Documentatie wordt later toegevoegd, of helemaal niet. Na verloop van tijd ondermijnen deze workarounds de procescompliance.
Deze druk wordt vaak zichtbaar binnen accounts payable, waar uitzonderingen zich opstapelen en controles verzwakken.
Hybride factuurstromen vergroten compliance-risico’s
Zelfs organisaties met een hoge e-invoicing-adoptie werken vaak in hybride omgevingen. Gestructureerde facturen komen binnen naast pdf’s en andere documenttypes. Zonder consistente verwerking verschillen compliancecontroles per kanaal.
Deze inconsistentie verplaatst het risico in plaats van het weg te nemen. Documentvalidatie wordt ongelijk toegepast en de audittrail verliest aan kwaliteit.
Compliance vraagt om procesalignment
Echte compliance vereist alignment tussen format, proces en controle. Gestructureerde facturen leggen de basis, maar compliance wordt bepaald door hoe data dagelijks wordt gevalideerd, goedgekeurd en gearchiveerd.
Wanneer factuurprocessen met compliance als uitgangspunt zijn ingericht, worden controles onderdeel van de flow in plaats van een correctie achteraf.
Als compliant factuurformaten niet worden vertaald naar compliant processen, is het tijd om te onderzoeken waar de alignment ontbreekt.
Neem contact met ons op om te bespreken hoe compliance over de volledige factuurstroom kan worden versterkt.
