Hoe bereidt u uw organisatie voor op KSeF

Vanaf 2026 moeten alle facturen in Polen via KSeF verlopen. Dit betekent meer dan alleen overstappen van formaat: bedrijven moeten hun interne processen, IT-systemen en compliance-workflows aanpassen. Hoe kunt u zich effectief voorbereiden?

Het KSeF-proces in 5 stappen

Elke factuur moet door de belastingdienst worden gevalideerd voordat deze rechtsgeldig is:

1. Autorisatie om e-facturen uit te reiken.
2. Authenticatie binnen KSeF.
3. Indiening van de factuur in FA(3) XML-formaat.
4. Realtime validatie door de belastingdienst.
5. Toekenning van een uniek KSeF-nummer.

Wat verandert er voor uw bedrijf?

• Formaat: facturen moeten voldoen aan FA(3) XML.
• Validatie: ontbrekende velden of fouten leiden tot afwijzingen.
• Autorisatie: toegang via token, certificaat of gekwalificeerde e-handtekening.
• Archivering: veilige opslag en controleerbare audit-trails zijn vereist.

Belangrijkste uitdagingen

• Verouderde processen (PDF, papier) zijn niet langer geldig.
• Hybride facturatiescenario’s tijdens de overgangsperiode.
• Meer complexiteit bij meerdere ERP’s of grensoverschrijdende activiteiten.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

• Zorg dat uw ERP- of financieel systeem FA(3) XML ondersteunt.
• Richt workflows in voor validatie en foutafhandeling.
• Test tijdig in sandbox-omgevingen om live-gangrisico’s te beperken.

Conclusie

Organisaties die nu handelen, beperken risico’s, vermijden boetes en zorgen voor soepele processen zodra de verplichting ingaat.