Tungsten AP Essentials: 5 tips & tricks voor gebruikers

Toen ik drie jaar geleden bij Dynatos begon, was het Tungsten AP Essentials-platform een van de eerste oplossingen waarin ik me specialiseerde. Toen was dit nog een opkomende technologie voor factuurverwerking in de cloud. De afgelopen jaren zijn er in hoog tempo nieuwe functies en verbeteringen toegevoegd. Vandaag de dag is het een complete oplossing voor factuurverwerking met mobiele goedkeuring en analytische codering, eenvoudig te integreren met elke moderne boekhoudapplicatie.

In deze blog geef ik mijn top 5 tips en tricks voor het werken met Tungsten AP Essentials. Het is aan te raden dat je bekend bent met de software.

Top 5 tips en tricks voor werken met Tungsten AP Essentials:

1. Tekenen of dubbelklikken… dat is de vraag.
2. Gebruikers versus groepen.
3. Tungsten AP Essentials Mobiele app
4. Schakel ‘batch samenhouden’ uit.
5. Het beste voor het laatst… API Webservice.

1. Tekenen of dubbelklikken… dat is de vraag

Wanneer de data capture-engine van Tungsten AP Essentials een veld op de factuur niet goed herkent, kan de gebruiker dit handmatig corrigeren. Hierdoor leert het systeem en wordt de herkenning steeds beter.

Een veld corrigeren kan op meerdere manieren:

• Een rechthoek tekenen rond de waarde op de factuur met ingedrukte Ctrl-toets
• De waarde handmatig invoeren
• Een waarde kiezen uit een lijst (masterdata)
• Dubbelklikken op de waarde op het factuurbeeld met de Ctrl-toets ingedrukt

De dubbelklikmethode is de efficiëntste manier om de engine te leren waar een veld zich bevindt. Dit verbetert de herkenning op termijn.

2. Gebruikers versus groepen

In Tungsten AP Essentials heeft elke gebruiker een account met bepaalde rechten (bijv. facturen controleren, goedkeuren, toegang tot opslag). Deze rechten kunnen individueel of op groepsniveau worden toegekend. Individuele rechten overschrijven groepsrechten, maar rechten beheren via groepen is efficiënter bij het toevoegen van nieuwe gebruikers.

3. ReadSoft Mobile app

Tungsten AP Essentials biedt een gratis mobiele app waarmee je facturen kunt goedkeuren of afwijzen via je mobiel. De app heet ‘ReadSoft Mobile’ en is te vinden in de app stores. Je configureert hem eenvoudig met de juiste URL en je accountgegevens. Daarna zie je een lijst met goed te keuren facturen, inclusief beeld en data. Ideaal voor gebruikers die niet altijd een laptop bij de hand hebben.

4. Schakel ‘batch samenhouden’ uit

Standaard moeten bij batchverwerking eerst alle documenten zijn verwerkt voordat de output gegenereerd wordt. Door deze functie uit te schakelen, wordt elke factuur afzonderlijk verwerkt en sneller beschikbaar. Dit kan alleen als de Tungsten Separation Service is uitgeschakeld. De handmatige splitsfunctie verdwijnt dan wel, maar de verwerkingstijd kan sterk dalen.

5. Het beste voor het laatst… API Webservice

De Tungsten AP Essentials API (RSO-API) biedt partners zoals Dynatos de mogelijkheid om externe integraties op te zetten met het platform. Dit maakt geavanceerde koppelingen mogelijk tussen Tungsten AP Essentials en andere systemen.

Dynatos gebruikt zijn eigen Webservice bij vrijwel elk type project, wat zorgt voor meer flexibiliteit en controle.

Met de Dynatos Webservice kun je onder andere:

• Gebruikerslijsten automatisch uploaden/downloaden
• IBAN-controles uitvoeren op leveranciersdata