Polen heeft opnieuw een concrete stap gezet richting het verplichte gebruik van het nationale e-invoicingsysteem KSeF. Op 8 december 2025 publiceerde het Government Legislation Centre bijgewerkte informatie over de wetgevende werkzaamheden rond KSeF, waarmee wordt bevestigd dat twee belangrijke regelgevingen op 1 februari 2026 in werking treden.
Deze ontwikkelingen bouwen voort op eerdere mijlpalen in de Poolse KSeF-roadmap. In eerdere updates beschreven we hoe Polen bedrijven voorbereidde op het KSeF-tijdperk, nieuwe handleidingen en FAQ’s voor KSeF 2.0 publiceerde en de technische uitrol van het platform verder vormgaf. De nu aangekondigde regelgevingen versterken het juridische kader dat deze voorbereidingen ondersteunt.
Twee regelgevingen van kracht per 1 februari 2026
De meest recente update bevestigt dat twee regelgevende besluiten zijn ingediend voor bekendmaking en naar verwachting vanaf februari 2026 van toepassing zijn.
De eerste is een regeling van de minister van Financiën en Economie die vastlegt in welke gevallen belastingplichtigen geen gestructureerde facturen via KSeF hoeven uit te reiken. Deze regeling is vooral relevant voor bedrijven die de reikwijdte van hun verplichtingen beoordelen. Zij verduidelijkt welke facturatiescenario’s buiten de verplichte KSeF-stroom vallen en biedt juridische zekerheid voor specifieke transactietypen of operationele uitzonderingen. Het ontwerp van deze regeling is beschikbaar via de website van het Government Legislation Centre.
De tweede regeling wijzigt de bestaande regels voor het uitreiken van facturen. Hoewel de algemene richting van het KSeF-mandaat ongewijzigd blijft, worden de huidige facturatieregels afgestemd op het model van gestructureerde facturen en de operationele vereisten van KSeF. Deze wijziging sluit aan bij de eerder gepubliceerde handleidingen en FAQ’s voor KSeF 2.0 en helpt bedrijven wettelijke vereisten om te zetten in praktische processen. Het ontwerp van de wijziging is te raadplegen via het portaal van het Government Legislation Centre.
Samen bevestigen deze regelgevingen dat Polen de overgang maakt van voorbereiding en richtlijnen naar volledige juridische afdwingbaarheid.
Wat dit betekent voor bedrijven in Polen
Voor bedrijven die onder de Poolse btw-regels vallen, onderstreept deze bevestiging het belang om uiterlijk in februari 2026 KSeF-gereed te zijn. Eerdere communicatie richtte zich vooral op het begrijpen van het systeem, het testen van integraties en het volgen van de technische roadmap. De nieuwe regelgevingen voegen daar een juridische laag aan toe die een gedetailleerde beoordeling van facturatiescenario’s vereist.
Dit omvat het beoordelen van mogelijke uitzonderingen, het begrijpen van de impact van gewijzigde facturatieregels op interne processen en het waarborgen dat ERP- en e-invoicingoplossingen volledig aansluiten op de KSeF-vereisten. Voor organisaties met complexe structuren of gemengde binnenlandse en grensoverschrijdende facturatie is deze analyse extra belangrijk.
Nieuwe KSeF-adresseringsstructuur ondersteunt KSeF 2.0-uitrol
Naast de regelgevende update heeft het Poolse ministerie van Financiën ook een technische wijziging aangekondigd in aanloop naar de productie-introductie van KSeF 2.0. Er wordt een nieuwe, uniforme adresseringsstructuur ingevoerd voor alle KSeF-omgevingen als onderdeel van de doelarchitectuur voor IT en beveiliging.
Deze wijziging is technisch van aard en heeft geen invloed op de scope of functionaliteit van de beschikbare API-interfaces. Zij volgt op de bredere technische voortgang die in eerdere updates over de KSeF 2.0-uitrol is beschreven en is bedoeld om stabiliteit en veiligheid op lange termijn te ondersteunen.
Om een gecontroleerde overgang mogelijk te maken, blijven bestaande adressen gedurende een overgangsperiode actief. Nieuwe adressen zijn sinds 15 december 2025 beschikbaar voor zowel test- als productieomgevingen. Integrators wordt gevraagd hun testomgevingen uiterlijk op 10 januari 2026 te migreren. Na die datum worden automatische redirects geactiveerd voor testomgevingen, al zullen integraties zonder redirect-ondersteuning handmatig moeten worden aangepast.
Op 17 januari 2026 worden alle eerdere KSeF-omgevingsadressen volledig gedeactiveerd zonder verdere redirects. Vanaf 1 februari 2026 is de productieomgeving uitsluitend bereikbaar via de nieuwe adressen. Het MCU-serviceadres blijft ongewijzigd. De officiële aankondiging en de lijst met nieuwe adressen zijn gepubliceerd op de website van het Poolse ministerie van Financiën.
Wijzigingen die bedrijven moeten doorvoeren
- Beoordelen of bepaalde facturatiescenario’s onder de vastgestelde uitzonderingen voor KSeF vallen
- De impact van aangepaste facturatieregels op interne processen analyseren
- Juridische, fiscale en IT-teams afstemmen op de handhavingsdatum van februari 2026
- KSeF-integratie-eindpunten aanpassen aan de nieuwe adresseringsstructuur binnen de overgangstermijnen
- Integraties tijdig testen om verstoringen na de deactivering van oude adressen te voorkomen
