Met de verplichte invoering van e-invoicing op 1 september 2026 hebben de Franse belastingautoriteiten praktische richtlijnen gepubliceerd over hoe organisaties technische problemen kunnen aanpakken, de bedrijfscontinuïteit kunnen waarborgen en compliance kunnen aantonen tijdens de uitrol.
De focus verschuift van voorbereiding naar uitvoering
Nu de verplichte e-invoicing in Frankrijk over minder dan twee maanden van start gaat, bevinden veel organisaties zich in de laatste fase van hun implementatie.
Partner Dematerialisation Platforms (PDP’s) worden gekoppeld, testen zijn in volle gang en finance teams bereiden hun operationele processen voor op de livegang. Hoewel de meeste organisaties de wettelijke vereisten begrijpen, blijven er veel praktische vragen bestaan.
Wat gebeurt er als een factuur op de eerste dag niet elektronisch kan worden uitgewisseld? Kunnen facturen nog steeds worden verwerkt als een platform tijdelijk niet beschikbaar is? Leiden implementatieproblemen onmiddellijk tot sancties?
Om deze vragen te beantwoorden hebben de Franse belastingautoriteiten (DGFiP) een officiële praktische opstartgids voor bedrijven gepubliceerd.
In plaats van nieuwe wetgeving te introduceren, legt de gids uit hoe organisaties de eerste weken na de verplichte invoering van e-invoicing moeten aanpakken. De gids bevestigt de wettelijke verplichtingen en biedt praktische richtlijnen voor situaties waarin technische of operationele problemen optreden.
Het belangrijkste is dat de implementatiedatum 1 september 2026 blijft.
De publicatie bouwt voort op de eerdere bevestiging van Frankrijk dat de verplichte invoering op 1 september 2026 van start gaat. Waar die aankondiging duidelijkheid gaf over de planning, beantwoordt deze nieuwe richtlijn een andere vraag: hoe bedrijven de overgang moeten beheren zodra de verplichting van kracht wordt.
In plaats van de hervorming te wijzigen, legt de DGFiP uit hoe organisaties moeten omgaan met praktische implementatie-uitdagingen, de bedrijfscontinuïteit kunnen waarborgen en tijdens de opstartfase kunnen blijven werken aan volledige compliance.
Hebt u onze eerdere update over de bevestigde implementatieplanning gemist? Lees deze hier: Frankrijk handhaaft de deadline voor e-invoicing in september ondanks speculaties over uitstel.
Bedrijfscontinuïteit staat voorop
Een van de duidelijkste boodschappen in de richtlijn is dat technische opstartproblemen de bedrijfsvoering nooit onnodig mogen verstoren.
Als elektronische uitwisseling van facturen tijdelijk niet mogelijk is door technische of operationele problemen, mogen bedrijven facturen blijven uitwisselen via bestaande kanalen, zoals e-mail, pdf, papieren facturen of bestaande EDI-verbindingen.
Facturen die via deze tijdelijke kanalen worden uitgewisseld, blijven geldig voor verwerking, betaling en btw-aftrek, mits zij betrekking hebben op daadwerkelijke zakelijke transacties en alle vereiste informatie bevatten.
Dat betekent niet dat elektronische facturatie optioneel wordt. De Franse belastingautoriteiten maken duidelijk dat alternatieve kanalen uitsluitend bedoeld zijn om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen terwijl organisaties implementatieproblemen oplossen en verder werken aan volledige compliance.
Voor finance organisaties betekent dit dat de livegang in september niet langer moet worden gezien als een alles-of-niets-moment. De prioriteit is om de factuurverwerking draaiende te houden terwijl de elektronische processen die de hervorming vereist verder worden geïmplementeerd.
De wettelijke verplichtingen zijn niet gewijzigd
Hoewel de richtlijn praktische flexibiliteit biedt, laat zij geen twijfel bestaan over de wettelijke verplichtingen.
Vanaf 1 september 2026:
- moeten alle organisaties die binnen de reikwijdte vallen elektronische facturen kunnen ontvangen;
- moeten grote ondernemingen (GE) en middelgrote ondernemingen (ETI) elektronische facturen verzenden via een gecertificeerd Partner Dematerialisation Platform (PDP);
- treden ook de toepasselijke verplichtingen voor e-reporting in werking.
De richtlijn vermeldt uitdrukkelijk dat deze praktische aanpak geen uitstel of opschorting van de hervorming betekent.
Van organisaties wordt daarom verwacht dat zij blijven werken aan volledige compliance, terwijl zij eventuele tijdelijke implementatie-uitdagingen aanpakken.
Wacht niet tot elk proces volledig gereed is
Een van de meest waardevolle verduidelijkingen is bedoeld voor organisaties die complexe implementaties beheren.
De DGFiP adviseert bedrijven nadrukkelijk niet te wachten met de implementatie totdat iedere juridische entiteit, klant of factuurstroom volledig gereed is.
In plaats daarvan moeten organisaties starten met e-invoicing waar processen al klaar zijn, prioriteit geven aan grotere of bedrijfskritische factuurstromen en de resterende onderdelen na de livegang verder stabiliseren.
Dit is met name relevant voor organisaties met meerdere juridische entiteiten, ERP-omgevingen of shared service centers. Grootschalige implementaties bereiken zelden alle mijlpalen tegelijkertijd.
In plaats van de volledige uitrol uit te stellen, worden organisaties aangemoedigd te starten met volwassen factuurstromen en tegelijkertijd complexere scenario’s verder te stabiliseren. De richtlijn erkent de operationele realiteit van enterprise-implementaties, terwijl de verwachting blijft dat organisaties blijven werken aan volledige compliance.
Compliance wordt beoordeeld op inspanningen, niet op perfectie
Misschien wel de meest geruststellende boodschap uit de richtlijn gaat over de handhaving tijdens de opstartperiode.
De wettelijke verplichtingen blijven volledig van kracht. De Franse belastingautoriteiten geven echter aan dat organisaties die met daadwerkelijke implementatieproblemen te maken krijgen, niet automatisch sancties zullen ontvangen alleen omdat zich in de eerste weken problemen voordoen.
In plaats daarvan zal de overheid beoordelen of organisaties kunnen aantonen dat zij actief werken aan volledige compliance.
Voorbeelden hiervan zijn:
- implementatieplannen;
- PDP-onboarding;
- testactiviteiten;
- gedocumenteerde incidenten;
- supporttickets;
- corrigerende maatregelen;
- uitrolplanningen.
Voor finance leaders is de boodschap duidelijk. Er wordt niet verwacht dat alles vanaf de eerste dag perfect verloopt, maar wel dat er sprake is van een goed beheerd implementatieprogramma met duidelijke bewijzen van voortdurende voortgang.
Operationele beheersmaatregelen worden nog belangrijker
De richtlijn benadrukt daarnaast verschillende operationele beheersmaatregelen die finance teams nu al zouden moeten voorbereiden.
Tijdens de overgangsperiode moeten organisaties ervoor zorgen dat zij voorkomen:
- dubbele verwerking van facturen;
- dubbele betalingen;
- dubbele boekingen;
- dubbele btw-aftrek;
- dubbele e-reporting.
De richtlijn bevestigt ook dat organisaties e-reportinggegevens moeten blijven verzamelen wanneer tijdelijke technische problemen directe indiening verhinderen. Zodra systemen weer beschikbaar zijn, moeten de ontbrekende gegevens alsnog worden ingediend, waarbij de volledigheid en consistentie van de data gewaarborgd blijven.
Voor finance teams onderstreept dit dat succesvolle compliance evenveel afhankelijk is van operationele beheersing als van technologie.
Documentatie moet onderdeel zijn van het implementatieproject
Een terugkerend thema in de richtlijn is documentatie.
De DGFiP moedigt organisaties herhaaldelijk aan om bewijs van hun compliance-inspanningen te bewaren, waaronder implementatieplannen, testactiviteiten, communicatie met softwareleveranciers of PDP’s, supporttickets, foutmeldingen, implementatieplanningen en corrigerende maatregelen.
Voor veel organisaties betekent dit dat implementatiegovernance net zo belangrijk wordt als de technische implementatie zelf. Bewijs van testen, incidenten, corrigerende maatregelen en uitrolbeslissingen moet gedurende het hele project worden vastgelegd en niet pas achteraf worden gereconstrueerd.
Wanneer er na de livegang vragen ontstaan, moeten organisaties niet alleen kunnen aantonen wat er is gebeurd, maar ook hoe zij hebben gereageerd en hoe zij zijn blijven werken aan volledige compliance.
Vijf vragen die elk finance team vóór 1 september moet kunnen beantwoorden
Met de livegang in aantocht moeten finance leaders de volgende vijf praktische vragen met vertrouwen kunnen beantwoorden:
- Is onze PDP volledig aangesloten en klaar om elektronische facturen uit te wisselen?
- Kunnen wij elektronische facturen ontvangen voor alle entiteiten die binnen de reikwijdte vallen?
- Hebben wij gedocumenteerde fallbackprocedures voor het geval zich tijdens de opstart technische problemen voordoen?
- Hebben wij beheersmaatregelen ingevoerd om dubbele factuurverwerking, betalingen en btw-rapportages te voorkomen?
- Kunnen wij onze compliance-inspanningen aantonen met testresultaten, documentatie en een duidelijke implementatieroadmap?
De nieuwe richtlijn maakt duidelijk dat een succesvolle implementatie niet alleen draait om technologie. Organisaties moeten de bedrijfscontinuïteit kunnen waarborgen én kunnen aantonen dat zij actief werken aan volledige compliance.
Wat bedrijven nu moeten doen
De DGFiP heeft de Franse e-invoicing-hervorming niet gewijzigd. In plaats daarvan biedt zij organisaties een praktisch kader voor de eerste weken van de implementatie.
Voor finance teams is de boodschap helder. Blijf toewerken naar 1 september, rond de testfase af, sluit uw PDP aan, valideer de ontvangst van facturen, stel fallbackprocedures op, versterk uw reconciliatiecontroles en documenteer alle implementatieactiviteiten.
De organisaties die in september het best voorbereid zijn, zijn niet per definitie degenen met een perfecte implementatie. Het zijn de organisaties die hun bedrijfsvoering kunnen voortzetten, problemen snel oplossen en duidelijk kunnen aantonen dat zij voortdurend werken aan volledige compliance.
Bezoek onze pagina over de Franse e-invoicing-verplichting voor een volledig overzicht van de verplichting, de implementatieplanning en de technische vereisten.
Officiële bron: DGFiP, Elektronische facturatie: Praktische opstartgids voor 1 september 2026 (beschikbaar in het Frans en Engels).
