Op zoek naar een verandering die wérkt? Dennis de Buijzer deelt zijn inzichten over succesvol en duurzaam change management in procurement. Bij Dynatos is hij consultant voor ’s werelds toonaangevend spend management platform, Coupa. De focus van Dennis ligt op digitale inkooptransformatie en procesoptimalisatie.
1. Ontwerp je uitgangspunt
Dennis duikt graag in ieder inkoopproces. Het is essentieel om je huidige workflow in kaart te brengen om knelpunten en verbeterpunten te identificeren. De kracht van change management zit in het vinden van een werkbare én duurzame basis. Dennis: ‘We zien in de sector vaak vergelijkbare knelpunten. Projecten verschillen, maar de procesproblemen zijn vaak hetzelfde. Die overlap benutten we. Dat vormt onze best practice. Hierdoor kunnen we onze beproefde methodologie, strategie en structuur toepassen op zowel nationale als internationale projecten.’
Wij zorgen voor structuur. Ons doel is een systeem implementeren dat ontzorgt en voordeel oplevert voor iedereen.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bij Dynatos.
Dennis’ nieuwsgierigheid gaat hand in hand met optimalisatie. Van start tot implementatie draait het voor hem om inzicht krijgen én verbeteren. Zijn focus ligt op het procure-to-payproces. ‘We werken samen met (inter)nationale collega’s met specifieke expertise in facturatie en integratie. Het is een constant veranderend vakgebied.’ Dat is ook waarom hij enthousiast is over Coupa: ‘De software krijgt drie keer per jaar grote updates en ontwikkelt zich samen met de community. Het staat nooit stil. En daar passen wij onze best practice op aan.’
2. Beheer verwachtingen
Zo’n veelbelovend platform wekt enthousiasme, maar Dennis gelooft in de juiste volgorde. Procesverbeteringen vereisen een stevig fundament. Verwachtingsmanagement is daarbij cruciaal. Duiken in het inkoopproces betekent verandering, en dus moet je op één lijn zitten. Een slimme aanpak is klein beginnen en stapsgewijs toewerken naar zichtbare verbeteringen.
De kracht van change management zit in het vinden van een werkbare én duurzame basis. Zo kunnen we onze beproefde methodologie, strategie en structuur toepassen.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bij Dynatos.
Dennis: ‘Wij zorgen voor structuur. Ons doel is een systeem implementeren dat ontzorgt en voordeel oplevert. Implementaties raken bedrijfsprocessen, dus we herinrichten ook interne processen van klanten. Wij begeleiden en ondersteunen daarbij. We weten waarop we moeten letten in elk onderdeel, en met duidelijke stappen en best practices houden we grip op het traject. We maken het praktisch en behapbaar.’
3. Vorm een denktank
Samenwerking is essentieel om te bepalen waar je naartoe wilt, welke veranderingen nodig zijn en waarom. Dennis raadt aan om een goede ‘denktank’ te vormen: ‘De input van mijn klant is onmisbaar. Ik vertaal hun wensen naar een Coupa-configuratie in combinatie met onze best practice. Dat is precies waar mijn werk om draait. Samen zoeken we naar de beste oplossing.’
Dennis geeft twee aandachtspunten bij het vormen van een denktank: ‘Werk met een kleine groep en zorg dat die mensen beslissingen mogen nemen. Zo voorkom je vertraging doordat je telkens op goedkeuring moet wachten.’
Het is ook belangrijk dat zowel de denktank als de medewerkers de verandering steunen. ‘Betrek de aanjagers binnen de organisatie. Zij werken met de software en kunnen anderen meekrijgen. Zonder draagvlak geen verandering,’ aldus Dennis.
4. Breng structuur tot leven
Dennis denkt vanuit het perspectief van de klant: ‘Dat maakt het proces begrijpelijk en toegankelijk. Voor klanten is het soms overweldigend om het hele proces te overzien. Daarom hak ik het in stukken. Eerst leg ik uit welk probleem we oplossen en hoe. Vervolgens wat het hen, hun collega’s en hun organisatie oplevert.’
Automatisering werkt. We nemen repetitieve taken uit handen. Omdat alle data in één systeem staat, zijn nieuwe inzichten eenvoudig beschikbaar. Iets laten zien werkt, maar mensen zelf laten ervaren hoe het werkt is nóg effectiever. Zo breng je structuur tot leven.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bij Dynatos.
Mensen laten kennismaken met de voordelen van Coupa is wat Dennis het leukst vindt aan zijn werk. ‘Automatisering werkt. We nemen repetitieve en tijdrovende taken uit handen. Alle data staat in één systeem, dus inzichten zijn makkelijk toegankelijk. Iets laten zien helpt, maar mensen het zelf laten ervaren is nog krachtiger. Zo breng je structuur tot leven.’
