Bedrijfsinformatie
Over Visser Assen
Visser Assen is een technische groothandel gericht op verschillende bouw gerelateerde industrieën. “Met ons toenemende assortiment en innovaties willen wij een one-stop shop zijn binnen de Bouw, Grond Weg en Waterbouw en de Groensector” zo stelt Siebrand, directeur van Visser Assen. Een innovatieve organisatie wat zich juist in een conservatieve sector onderscheidt door middel van innovatie. Denk hierbij aan BouWatch, welke uit de koker van Visser Assen is ontstaan. “Onze nieuwste innovatie is BouwTag, waarmee gereedschappen zoals bijvoorbeeld een trilplaat of een laser eenvoudig zijn te traceren door middel van een Tag. Het gebeurt nog wel eens dat zaken kwijt raken of gestolen worden. Met BouwTag helpen wij bedrijven om hun kostbare materialen altijd weer terug te vinden.” Daarnaast wil Visser Assen ook richting online zich steeds verder verbeteren. “Wij willen voorop lopen met digitale transformatie in de sector. Als Groothandel is hierin een belangrijke rol voor ons weggelegd. We zijn ervan overtuigd dat ons goede online kanaal ons offline kanaal enorm versterkt. Door automatisering van Backoffice processen aan de achterkant, kunnen wij ons steeds beter focussen op processen aan de voorkant en zo een steeds betere dienstverlening naar onze klant ontwikkelen”.
Uitdagingen
“We willen voorkomen dat we investeren in personeel voor de backoffice, maar juist investeren in de front office.” Dit betekent dat Visser Assen zich focust op het automatiseren van Back-office processen. De uitdaging waar Visser Assen met name mee te maken had, was dat men gebruik maakte van een sterk verouderde en niet goed functionerende Accounts Payable oplossing voor het verwerken van binnenkomende facturen. “We waren veel tijd kwijt met dit programma en het vergde onze mensen veel tijd om de problemen op te lossen. De Matching was niet goed en we hadden een hele lage herkenning. Daarnaast was het geen geïntegreerde oplossing binnen SAP, waardoor ik niet real-time inzicht had in de stand van zaken. Hierdoor miste ik een stukje controle en inzicht. Met name bij het rapporteren en maandafsluitingen zorgde dit voor frustratie.” Visser Assen is vervolgens op zoek gegaan naar een nieuwe oplossing.
De oplossing
De oude werkgever van Siebrand gebruikte op dat moment ReadSoft Invoices voor de factuurherkenning en ReadSoft Process Director voor de verdere verwerking binnen SAP, en was hier erg over te spreken. “Ik ben op zoek gegaan naar een geschikte partner om te praten over een oplossing voor onze organisatie. Ik was echt op zoek naar een geïntegreerde oplossing binnen SAP. Hierin heb ik de eigen oplossing van SAP ook even overwogen, echter was deze qua functionaliteiten minder uitgebreid als ReadSoft Process Director. Met ReadSoft Process Director kregen we direct inzicht en hadden we controle, aangezien deze oplossing daadwerkelijk volledig geïntegreerd is binnen SAP. Daarnaast zijn we erg tevreden over de oplossing voor de factuurherkenning. Met ReadSoft Invoices hebben we een hele hoge herkenning weten te bereiken, mede dankzij consultancy vanuit Dynatos. Door de verbetering van dit factuurproces, zijn wij in staat geweest om nog verder te automatiseren en hebben we ca. 1 FTE kunnen besparen met de overgang van de oude applicatie naar de nieuwe applicatie.”
Robotic Process Automation
Of het nu gaat om nieuwe contactpersonen bij klanten, of nieuwe artikelen voor in de shop: de invoer hiervan in SAP gebeurde handmatig, was weinig uitdagend en vooral erg repetitief. Werk wat al gauw als vervelend of saai bestempeld kan worden. Daarin kan RPA van grote toegevoegde waarde zijn. Werk uit handen nemen wat wél moet gebeuren maar waar je niet echt op zit te wachten.
Wanneer bij klantbezoek wordt geconstateerd dat een contactpersoon nog niet in SAP geregistreerd staat, wordt er via een webformulier een verzoek ingediend. De klantgegevens komen binnen via email: het startpunt van de robot. Allereerst worden de klantgegevens gecontroleerd op compleetheid. Daarna worden ze verwerkt in SAP en gekoppeld aan het juiste debiteurennummer. Na de afronding in SAP wordt de binnengekomen mail verplaatst, zodat de gebruiker kan zien dat deze verwerkt is. Mocht er tijdens het verwerken in SAP iets niet juist blijken – een contactpersoon bestaat bijvoorbeeld al in SAP – dan registreert de robot dat en geeft dit terug aan de gebruiker. Hoewel de robot dus op de achtergrond werkt, is er volledig inzicht (mogelijk) in de resultaten.
Nieuwe artikelen voor in de shop, dienen in SAP verwerkt te zijn. De opvoer hiervan kent veel verschillende stappen en kost daarmee veel tijd. Daarnaast is het risico op fouten aanwezig bij het vele knip-en-plak-werk binnen dit proces. De robot neemt dit werk over én doet dit foutloos. Middels een Excel template wordt de benodigde artikeldata klaar gezet. Op afgesproken tijdstippen wordt er automatisch gekeken of er nieuw verzoeken klaar staan. Zo’n verzoek wordt gecontroleerd op volledigheid en in z’n geheel verwerkt, waarbij er pér artikel bijgehouden wordt wat de status is. Alle artikeldata wordt ingevoerd in SAP m.b.v. verschillende functies. Na de verwerking krijgt de relevante afdeling een bericht van afronding, zodat zij precies weten wanneer de artikelen gebruikt kunnen worden.
Beide processen vinden nu op de achtergrond plaats, zonder dat men hier nog omkijken naar heeft. De robot verstuurt updates wanneer nodig en de output van de robot kan dienen als input voor het volgende proces. En wie het volgende proces uitvoert: mens of robot, dat maakt niet uit!
Siebrand van Breden
Directeur - Visser Assen
Waarom Dynatos
“Na veel nagevraagd en onderzocht te hebben, zijn we uiteindelijk met Dynatos in gesprek gegaan. Het eerste contact was meteen goed. We waren snel overtuigd, Dynatos heeft een aantal zeer aansprekende klanten met een vergelijkbare oplossing. Daarnaast vonden we de pragmatische aanpak en het snelle schakelen erg fijn. Deze hands-on mentaliteit past ook wel goed bij Visser Assen. Vervolgens is men met de implementatie zeer vakkundig te werk gegaan.” Kijkend naar de toekomst wenst Siebrand nog meer processen te automatiseren. “Samen met Dynatos zijn we ook gestart met Robotic Process Automation (RPA). De eerste 2 processen hebben we al werkend gekregen. “We zitten met de benen omhoog, de robot doet alles” zegt Siebrand. Doel is om nog meer processen op te laten pakken door de robot. Al met al geeft Siebrand samenvattend aan: “Met Dynatos hebben we een fijne partner op het gebied van procesautomatisering gevonden. Wanneer er problemen ontstaan is het snel schakelen en worden zaken waar mogelijk snel opgelost. Ik zou Dynatos zeker aanbevelen!”
Siebrand van Breden
Directeur - Visser Assen