Nu de deadline voor e-invoicing in februari 2026 nadert, versnelt het Poolse Ministerie van Financiën de voorbereidingen. Met updates aan de JPK_VAT-structuur, de lancering van het trainingsprogramma “Woensdagen met KSeF” en de publicatie van nieuwe KSeF 2.0-resources hebben bedrijven nu de middelen om zich volledig voor te bereiden op compliance.
Polen bevindt zich in de laatste fase van de overgang naar verplichte elektronische facturatie. Het Nationaal e-factureringssysteem, bekend als Krajowy System e-Faktur (KSeF), wordt verplicht vanaf 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen PLN, en vanaf 1 april 2026 voor alle overige ondernemers.
Om een soepele overgang te garanderen, heeft het Ministerie van Financiën verschillende initiatieven geïntroduceerd die technische, educatieve en operationele duidelijkheid bieden aan bedrijven in het hele land.
In de afgelopen maanden heeft het ministerie concrete stappen genomen om organisaties te helpen zich voor te bereiden. Drie daarvan springen eruit:
- De publicatie van een bijgewerkte JPK_VAT-rapportagestructuur
- De lancering van de “Woensdagen met KSeF”-trainingssessies
- Een grote update van het officiële KSeF 2.0-portaal
Samen vormen deze initiatieven een nationale inspanning om te zorgen dat bedrijven niet alleen op de hoogte zijn van de komende veranderingen, maar ook klaar zijn om ze effectief te implementeren.
Afstemming van btw-rapportage op KSeF
Op 17 september 2025 publiceerde het Ministerie van Financiën een concept van de nieuwe JPK_VAT met aangifte (JPK_VAT z deklaracją)-structuur. Deze update, die van kracht wordt op dezelfde dag dat KSeF verplicht wordt, stemt de btw-rapportage rechtstreeks af op het e-factureringssysteem.
De nieuw geïntroduceerde versies JPK_V7M(3) en JPK_V7K(3) bevatten technische aanpassingen voor gestructureerde e-facturatie en zorgen voor consistentie tussen transactiedata en aangiften. Ze bevatten ook wijzigingen met betrekking tot het Poolse statiegeldsysteem. De concepten zijn nu beschikbaar om te testen, zodat IT-leveranciers en boekhoudafdelingen hun systemen tijdig kunnen aanpassen.
Deze afstemming tussen KSeF en JPK_VAT maakt deel uit van een bredere overheidsinspanning om één uniform rapportagesysteem te creëren. Lees voor meer achtergrondinformatie het artikel Polen werkt routekaart e-invoicing bij met KSeF 2.0.
Trainingsinitiatief: “Woensdagen met KSeF”
Om de technische updates te ondersteunen, heeft het Ministerie van Financiën een praktisch opleidingsprogramma gelanceerd onder de naam “Woensdagen met KSeF”. Van 24 september tot half december 2025 vinden er wekelijks sessies plaats, zowel online als fysiek verspreid over Polen. Deze trainingen bereiden bedrijven voor op het dagelijkse gebruik van KSeF, inclusief authenticatie, toegangsrechten, het verzenden van facturen en het werken bij systeemonderbrekingen.
Door een combinatie van digitale en persoonlijke sessies biedt het ministerie praktische begeleiding. Elke sessie richt zich op realistische situaties, zodat accountants, ondernemers en financiële teams vertrouwen opbouwen vóór de invoering van de verplichting.
Dit initiatief laat zien dat de overheid niet alleen naleving afdwingt, maar ook ondersteuning biedt bij de overgang. Lees meer in Polen bevestigt KSeF-verplichting en overgang naar 2.0.
Nieuwe KSeF 2.0-resources voor elke gebruiker
Tegelijkertijd is de officiële KSeF 2.0-website uitgebreid met nieuwe materialen, waaronder:
- Een gedetailleerde vierdelige KSeF 2.0-handleiding over het aanmaken, ontvangen en archiveren van e-facturen
- Een vernieuwde FAQ-sectie met antwoorden op technische en procedurele vragen
- Het definitieve FA(3)-schema en een informatiebrochure met richtlijnen voor correcte implementatie
De updates zijn afgestemd op verschillende gebruikersgroepen – van kleine belastingplichtigen tot accountants en IT-leveranciers – en maken de KSeF-documentatie toegankelijk voor iedereen.
Met deze hulpmiddelen kunnen bedrijven integraties testen, systemen configureren en personeel trainen. Meer informatie vind je in Nieuwe handleidingen, FAQ’s en routekaart voor KSeF 2.0.
Van voorbereiding naar uitvoering
Deze ontwikkelingen tonen aan dat Polen overgaat van planning naar uitvoering. Door de JPK_VAT-structuur te vernieuwen, nationale trainingen te organiseren en KSeF 2.0 uit te breiden, biedt het ministerie bedrijven een duidelijke route naar naleving.
De boodschap is duidelijk: bereid je nu voor. Wie op tijd handelt, profiteert van een soepelere overgang en vermijdt de risico’s van laatste-momentaanpassingen. Met februari 2026 in zicht krijgt het Poolse e-factureringslandschap definitief vorm – gestructureerd en toekomstgericht.
Belangrijkste punten
- Verplichte e-facturatie (KSeF) start op 1 februari 2026 voor grote ondernemingen en op 1 april 2026 voor alle anderen
- De nieuwe JPK_VAT-structuur stemt btw-rapportage af op e-facturatie
- Het programma “Woensdagen met KSeF” biedt praktische nationale trainingen
- Het KSeF 2.0-portaal bevat nu uitgebreide handleidingen, FAQ’s en schema’s
- Bedrijven worden aangemoedigd om nu hun systemen en processen aan te passen
