Polen KSeF-update na persconferentie van 16 januari
Op 16 januari organiseerde het Poolse Ministerie van Financiën een persconferentie over het Nationale e-Invoicing Systeem, bekend als KSeF. Tijdens de sessie gaf het ministerie extra toelichting op de aanpak van verplichte gestructureerde e-invoicing en ging het in op zorgen van bedrijven en softwareleveranciers.
Ministers Marcin Łoboda en Zbigniew Stawicki benadrukten dat KSeF een centrale rol speelt binnen de bredere digitaliseringsstrategie van Polen voor fiscale en facturatieprocessen. Het systeem wordt gepositioneerd als een structurele langetermijnbasis, voortbouwend op eerdere updates van de KSeF-roadmap en transitieplanning, zoals toegelicht in Polen KSeF-update van februari 2026.
Resultaten van publieke consultatie verwerkt in KSeF
Een van de belangrijkste boodschappen van de persconferentie betrof de uitkomsten van de publieke consultatie. Volgens het ministerie is circa 98 procent van de ingediende opmerkingen verwerkt in de huidige versie van KSeF.
Dit moet bedrijven geruststellen dat feedback uit de markt daadwerkelijk invloed heeft gehad op zowel technische als procedurele onderdelen van het systeem, zeker nu KSeF zich verder ontwikkelt richting versie 2.0.
Geen boetes tot eind 2026
Een belangrijke verduidelijking betreft handhaving. Het ministerie bevestigde dat er tot het einde van 2026 geen boetes worden opgelegd bij onjuist gebruik van KSeF.
Deze overgangsperiode geeft bedrijven de ruimte om processen aan te passen, ERP-koppelingen te verbeteren en datakwaliteit te stabiliseren, mede in het licht van structurele wijzigingen zoals de geplande uitfasering van KSeF 1.0, zoals beschreven in Polen bevestigt uitfasering KSeF 1.0.
Focus op ondersteuning en gefaseerde invoering
De persconferentie onderstreepte ook de intentie van de overheid om bedrijven actief te ondersteunen tijdens de uitrol. De boetevrije periode moet vroege adoptie stimuleren, terwijl de complexiteit van systeemaanpassingen wordt erkend.
Dit geeft organisaties ruimte om te testen, gebruikers te trainen en factuurstromen te verfijnen, inclusief nieuwe functionaliteiten zoals bijlagen in KSeF 2.0, zoals toegelicht in KSeF 2.0 en factuurbijlagen.
Wat dit betekent voor bedrijven in Polen
Hoewel boetes tijdelijk zijn opgeschort, blijft KSeF een verplicht systeem met grote impact op facturatieprocessen. Bedrijven doen er goed aan de overgangsperiode te benutten om technische gereedheid en interne controles op orde te brengen.
Uitstel vergroot het risico op verstoringen zodra KSeF volledig is geïntegreerd in dagelijkse bedrijfsprocessen.
Belangrijkste aandachtspunten
Wijzigingen waar bedrijven rekening mee moeten houden:
- KSeF benaderen als structurele procesverandering
- De boetevrije periode benutten voor testen en stabilisatie
- Datakwaliteit en factuurinhoud afstemmen op KSeF-eisen
- Tijdig afstemmen met ERP- en e-invoicingpartners
