Per 1 januari 2026 stelt het Poolse ministerie van Financiën belastingplichtigen in staat om gestructureerde facturen met bijlagen te verzenden via KSeF 2.0. Deze functionaliteit is optioneel, maar gaat gepaard met strikte registratie-, technische en inhoudelijke voorwaarden. Bedrijven die bijlagen willen gebruiken, doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden en hun processen en systemen hierop af te stemmen.
Deze update bouwt voort op eerdere stappen in de Poolse KSeF-transitie, waaronder de bevestigde uitfasering van KSeF 1.0 en de bredere uitrolaanpak van KSeF 2.0. Voor achtergrond en tijdlijncontext, zie: Polen bevestigt KSeF 1.0-uitfasering voorafgaand aan KSeF 2.0, Polen KSeF-update voor februari 2026 en Polen bereidt zich voor op het KSeF-tijdperk.
Registratie via de e-Tax Office
Om facturen met bijlagen te kunnen verzenden via KSeF 2.0, moeten belastingplichtigen eerst hun intentie registreren via de e-Tax Office. Deze registratie gebeurt via een formele melding en wordt binnen maximaal drie werkdagen verwerkt.
De melding vereist de volgende informatie:
- Identificatiegegevens van de belastingplichtige
- Een contact-e-mailadres
- Het type activiteiten waarvoor factuurbijlagen worden gebruikt, zoals nutsvoorzieningen of telecommunicatiediensten
- Technische parameters, waaronder het geschatte gemiddelde maandelijkse aantal facturen en hun gemiddelde grootte in kilobytes
Na goedkeuring ontvangt de belastingplichtige een bevestiging per e-mail. Pas na deze bevestiging kunnen facturen met bijlagen worden verzonden via KSeF 2.0.
Wie kan de melding indienen
Meldingen kunnen worden ingediend door:
- Individuele belastingplichtigen met een NIP-belastingnummer
- Niet-individuele belastingplichtigen, zoals ondernemingen, via een gemachtigde organisatorische accountgebruiker
Het autorisatiemodel sluit aan bij andere KSeF-toegangsrechten en moet vooraf correct zijn ingericht.
Welke bijlagen zijn toegestaan in KSeF 2.0
Bijlagen moeten een integraal onderdeel vormen van het gestructureerde XML-factuurbestand. Alleen inhoud die direct gerelateerd is aan fiscale gegevens is toegestaan.
Toegestane bijlagen bevatten gegevens die:
- Fiscale informatie op de factuur ondersteunen of toelichten
- Strikt verbonden zijn met de facturatietransactie
De volgende bijlagen zijn expliciet niet toegestaan:
- Losse of ongestructureerde bestanden
- Marketing- of promotionele content
- Contracten of overeenkomsten
- Acceptatie- of leveringsprotocollen
- Prijslijsten of algemene documentatie
Bijlagen mogen niet worden gebruikt om niet-factuurgerelateerde informatie via KSeF te versturen.
Compliance-risico’s en verlies van functionaliteit
Het ministerie van Financiën maakt duidelijk dat misbruik van bijlagen gevolgen kan hebben. Bij niet-naleving van de regels kan het recht om facturen met bijlagen te verzenden worden ingetrokken.
Belastingplichtigen kunnen ook vrijwillig een melding indienen om het gebruik van bijlagen te stoppen. In dat geval wordt de functionaliteit formeel gedeactiveerd.
Wat dit betekent voor bedrijven die zich voorbereiden op KSeF 2.0
De bijlagenfunctionaliteit biedt flexibiliteit voor specifieke use cases, maar brengt ook extra complianceverplichtingen met zich mee. Bedrijven doen er goed aan te beoordelen of bijlagen noodzakelijk zijn voor hun facturatiescenario’s en ervoor te zorgen dat zowel inhoud als technische inrichting binnen de vastgestelde kaders blijven.
Naarmate KSeF 2.0 richting verplichte invoering gaat, onderstreept deze update de bredere beweging naar gestructureerde, gecontroleerde en controleerbare e-invoicing in Polen.
Belangrijkste aandachtspunten
Wijzigingen die bedrijven moeten doorvoeren bij het gebruik van factuurbijlagen in KSeF 2.0 zijn onder meer:
- Het vooraf registreren van het gebruik van bijlagen via de e-Tax Office
- Het definiëren van toegestane facturatie scenario’s en technische parameters
- Het waarborgen dat bijlagen in de XML zijn opgenomen en strikt fiscaal gerelateerd zijn
- Het voorkomen van het gebruik van bijlagen voor contracten, marketing of andere niet-factuurinhoud
- Het actief monitoren van compliance om verlies van rechten te voorkomen
