Polen zet een grote stap in de digitalisering van facturatie. Met het Krajowy System e-Faktur (KSeF) maakt de overheid elektronische facturatie verplicht op nationaal niveau. Organisaties moeten weten wat KSeF in de praktijk betekent, wie moet voldoen en wanneer de deadlines ingaan.
Wat is KSeF?
KSeF is het officiële Poolse platform voor gestructureerde e-facturatie. Vanaf 2026 moeten alle btw-geregistreerde bedrijven facturen uitsluitend via dit systeem uitreiken, verzenden en ontvangen.
Wie moet voldoen?
De verplichting geldt voor:
- Bedrijven in Polen die goederen of diensten leveren (B2B en B2G).
- Buitenlandse belastingplichtigen met een vaste inrichting in Polen.
- Publieke instellingen die facturen ontvangen.
Transacties met particuliere consumenten (B2C) vallen niet onder de verplichting.
Wanneer wordt het verplicht?
- 1 februari 2026: Grote belastingplichtigen (omzet > PLN 200 miljoen).
- 1 april 2026: Kleine en middelgrote ondernemingen (omzet tussen PLN 8–200 miljoen).
- 1 januari 2027: Micro-ondernemingen en entiteiten die alleen kleine facturen uitreiken.
Waarom deze verandering?
Met KSeF wil het Poolse Ministerie van Financiën:
- De belastingcontrole versterken.
- Fraude en handmatige fouten verminderen.
- Facturatieprocessen standaardiseren en vereenvoudigen.
Conclusie
KSeF zal de facturatie in Polen herdefiniëren. Bedrijven moeten nu actie ondernemen om compliant te blijven, boetes te vermijden en hun processen soepel te laten verlopen.
In onze volgende blog leest u welke stappen uw organisatie kan nemen om zich voor te bereiden op KSeF.
