E-invoicing-projecten zijn tegenwoordig cruciaal voor het verhogen van efficiëntie in het hele facturatieproces. Traditioneel worden dit soort projecten gezien als kostbaar in plaats van als kans om processen te verbeteren. En als het project eenmaal is goedgekeurd, ligt de focus vaak vooral op technische aspecten.
De grootste uitdaging is waarschijnlijk niet de technologie, maar leveranciersbetrokkenheid. Waarom? Omdat je – zelfs als je alle elementen zoals tools, data, formaten en kanalen hebt gedefinieerd – uiteindelijk de ontvanger bent. Degene die de juiste informatie op tijd en in goede kwaliteit moet aanleveren, is je leverancier.
We denken vaak dat succesvolle e-invoicingprojecten (alleen) draaien om technologie. Maar de samenwerking met je leveranciers en hun betrokkenheid is minstens zo belangrijk. Vergeet niet: jullie streven samen naar hetzelfde doel.
Je denkt nu vast:
- Moet ik een grootschalige onboardingcampagne opzetten?
- Wat als leveranciers niet reageren? Of negatief reageren?
- Moet ik iedereen op dezelfde manier benaderen?
Op basis van onze ervaring raden wij het volgende aan:
Begin met het definiëren van je onboardingstrategie
Segmenteer je leveranciers op basis van factuur- en transactievolume. Leveranciers met slechts enkele facturen per jaar maar hoge transactiewaarde, vragen vaak meer inspanning qua registratie en verwerking. Dat zijn je eerste doelgroep. Vraag jezelf af: is de inspanning de moeite waard?
Analyseer je data en focus op leveranciers met hogere volumes. Zij hebben meer belang bij deelname aan je e-invoicingproject.
Start je onboardingcampagne
In één woord: Communicatie. Begin met het opschonen van je leveranciersdata. Ongeacht je aanpak (persoonlijk, telefonisch of per e-mail), zorg dat je de juiste contactpersonen hebt.
Wees duidelijk in je communicatie. Leg het project uit en wat je verwacht. Geef aan welke eisen je stelt en wat je interne facturatieregels zijn.
Laat vanaf het begin weten wat zij eraan hebben. Denk aan snellere betalingen, lagere kosten en een milieuvriendelijk proces. Zet jezelf in hun positie. Als je betrokkenheid wilt, bied dan ook iets terug.
Ons doel is om papieren facturen zo veel mogelijk te vermijden. Probeer leveranciers met hoge factuurvolumes over te zetten op een elektronisch formaat zoals XML. De rest kun je eventueel via e-mail met PDF laten factureren. Heb je een capture-oplossing, dan kan handmatige verwerking tot een minimum beperkt worden.
Meer weten over hoe je je data analyseert en een onboardingstrategie opzet? Of hoe je een succesvolle campagne uitvoert? Neem direct contact met ons op! Een van onze diensten is het helpen van klanten bij hun onboardingstrategie. Daarnaast geven we advies over zowel technische als niet-technische aspecten van e-invoicingimplementaties.
