Mit dem Wachstum eines Unternehmens wachsen Lieferantennetzwerke nur selten nach einem klaren Plan. Neue Lieferanten werden eingebunden, um lokale Geschäftsbereiche zu unterstützen, Geschäftsbereiche erhalten mehr Eigenständigkeit und Einkaufsentscheidungen werden zunehmend dezentral getroffen. Bestehende Lieferanten erweitern ihre Leistungen auf weitere Abteilungen, während neue Lieferanten hinzukommen, um lokale Anforderungen zu erfüllen.
Diese Entwicklungen sind eine natürliche Folge des Unternehmenswachstums.
Die Herausforderung besteht darin, dass sich Procurement-Prozesse nicht immer im gleichen Tempo weiterentwickeln. Was als gut kontrollierte Lieferantenlandschaft beginnt, entwickelt sich schrittweise zu einer fragmentierten Umgebung mit unterschiedlichen Beschaffungswegen, lokalen Ausnahmen und zunehmenden Unterschieden bei Einkaufsentscheidungen.
Für Procurement-Teams besteht die eigentliche Herausforderung daher selten im Fehlen von Richtlinien. Vielmehr geht es darum, die Kontrolle aufrechtzuerhalten, während die Komplexität der Lieferantenlandschaft im gesamten Unternehmen zunimmt.
Die Kontrolle schwindet oft, bevor es jemand bemerkt
Die Kontrolle im Procurement geht nur selten von heute auf morgen verloren. In den meisten Unternehmen nimmt sie schrittweise ab, weil sich operative Entscheidungen im Laufe der Zeit summieren.
Eine Abteilung arbeitet mit einem lokalen Lieferanten außerhalb bestehender Vereinbarungen zusammen. Ein Projektteam beschafft Dienstleistungen, bevor ein formeller Beschaffungsantrag erstellt wurde. Ein dringender Geschäftsbedarf umgeht den regulären Genehmigungsprozess, weil eine Verzögerung als größeres Risiko angesehen wird als die Abweichung vom Standardprozess.
Für sich betrachtet erscheinen diese Situationen nachvollziehbar. Zusammengenommen verändern sie jedoch die Art und Weise, wie Beschaffung erfolgt.
Je mehr Ausnahmen Teil des Tagesgeschäfts werden, desto stärker verteilt sich die Beschaffung auf eine immer vielfältigere Lieferantenbasis. Genehmigungsworkflows bestehen zwar weiterhin, doch die Transparenz nimmt langsam ab. Beschaffungsrichtlinien bleiben bestehen, werden jedoch nicht mehr in jedem Geschäftsbereich und bei jedem Beschaffungsvorgang konsequent angewendet.
Bis Governance-Probleme sichtbar werden, haben sich die zugrunde liegenden Prozessvariationen häufig bereits über Monate oder sogar Jahre entwickelt.
Das Wachstum der Lieferantenbasis verändert das Einkaufsverhalten
Unternehmen messen das Wachstum ihrer Lieferantenbasis häufig anhand der Anzahl ihrer Lieferanten. Die entscheidendere Frage ist jedoch, wie dieses Wachstum das Einkaufsverhalten verändert.
Mit der Erweiterung des Lieferantenökosystems entstehen für Einkäufer automatisch mehr Auswahlmöglichkeiten. Lokale Teams bauen direkte Beziehungen zu Lieferanten auf, neue Beschaffungskategorien entstehen und operative Anforderungen werden vielfältiger. Diese Flexibilität unterstützt das Unternehmen, erhöht jedoch gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass Beschaffungen außerhalb standardisierter Procurement-Prozesse stattfinden.
Anforderungen werden häufig erst im System erfasst, nachdem Verpflichtungen bereits eingegangen wurden. Procurement wird erst eingebunden, nachdem der Lieferant ausgewählt wurde. Genehmigungsworkflows bestätigen zunehmend bereits getroffene Entscheidungen, anstatt diese im Vorfeld zu steuern.
Das Ergebnis ist ein schrittweiser Wandel von proaktiver Steuerung hin zu einer nachträglichen Kontrolle. Procurement-Teams können weiterhin nachvollziehen, was passiert ist. Mit zunehmender Prozessvariation wird es jedoch immer schwieriger, zukünftige Einkaufsentscheidungen aktiv zu beeinflussen.
Komplexität entsteht durch Ausnahmen
Ein weit verbreiteter Irrtum im Zusammenhang mit Procurement-Governance besteht darin, dass Kontrolle verloren geht, weil Mitarbeitende bestehende Prozesse bewusst ignorieren.
In der Praxis entsteht Komplexität meist durch gut gemeinte operative Entscheidungen.
Ein Lieferant wird hinzugefügt, um eine lokale Anforderung zu erfüllen. Ein Projektteam erhält vorübergehend mehr Beschaffungsautonomie, um Projekte schneller umzusetzen. Genehmigungsgrenzen werden angepasst, um operative Verzögerungen zu vermeiden. Ein Geschäftsbereich führt einen leicht abweichenden Supplier-Onboarding-Prozess ein, weil dieser besser zu den lokalen Gegebenheiten passt.
Jede einzelne Entscheidung erfüllt einen berechtigten geschäftlichen Zweck. Zusammen führen sie jedoch dazu, dass mehrere Varianten desselben Procurement-Prozesses entstehen.
Mit der Zeit werden diese Unterschiede Teil des Arbeitsalltags. Teams entwickeln unterschiedliche Einkaufsgewohnheiten, das Lieferantenmanagement entwickelt sich auseinander und die Transparenz nimmt kontinuierlich ab. Häufig ist dies der Zeitpunkt, an dem Procurement-Teams feststellen, dass die Komplexität schneller wächst als das eigentliche Beschaffungsvolumen.
Dasselbe Muster zeigt sich später auch im Accounts Payable, wo zunehmende Variationen im Beschaffungsprozess zu immer mehr Rechnungsausnahmen führen.
Die Transparenz geht verloren, bevor die Ausgaben außer Kontrolle geraten
Eine der größten Folgen wachsender Lieferantenkomplexität sind nicht unkontrollierte Ausgaben. Vielmehr geht schrittweise die Transparenz darüber verloren, wie diese Ausgaben zustande kommen.
Unternehmen beschaffen weiterhin Waren und Dienstleistungen, Budgets werden weiterhin genutzt und Lieferanten liefern weiterhin zuverlässig. Immer schwieriger wird jedoch der vollständige Überblick über Lieferantenbeziehungen, Beschaffungsverpflichtungen, Genehmigungsentscheidungen und die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen im gesamten Unternehmen.
Dies zeigt sich häufig bei Lieferantenbewertungen, Vertragsverhandlungen oder Compliance-Prüfungen, wenn Procurement-Teams Informationen aus verschiedenen Systemen, Geschäftsbereichen und lokalen Prozessen zusammenführen müssen. Die Ausgaben selbst sind sichtbar. Der operative Kontext hinter diesen Ausgaben lässt sich jedoch immer schwerer nachvollziehen.
Auch die Rechnungsverarbeitung macht dieselbe Herausforderung sichtbar. Der strukturierte Rechnungsaustausch verbessert die Konsistenz, jedoch nur dann, wenn Supplier Onboarding und Beschaffungsprozesse über den gesamten Ablauf hinweg aufeinander abgestimmt bleiben.
Auch Begleitdokumente spielen eine entscheidende Rolle. Verträge, Onboarding-Unterlagen, Lieferantenformulare und weitere Dokumentationen lassen sich mit zunehmender Größe des Lieferantenökosystems immer schwieriger konsistent verwalten.
Kontrolle hängt vom Management der Prozessvariationen ab
Unternehmen verlieren die Kontrolle im Procurement nur selten deshalb, weil sie mit mehr Lieferanten zusammenarbeiten.
Sie verlieren die Kontrolle, weil die Prozessvariationen schneller zunehmen als ihre Fähigkeit, diese dauerhaft konsistent zu steuern.
Das Wachstum der Lieferantenbasis führt zwangsläufig zu mehr Komplexität. Komplexität allein bedeutet jedoch nicht automatisch schwächere Governance. Entscheidend ist, ob Unternehmen auch bei einem vielfältigeren Lieferantenökosystem konsequente Beschaffungsprozesse beibehalten.
Die erfolgreichsten Procurement-Organisationen achten deshalb besonders auf wiederkehrende Ausnahmen, verändertes Einkaufsverhalten und lokale Prozessvariationen. Diese operativen Signale zeigen häufig lange vor den Managementberichten, dass die Governance-Strukturen nicht mehr mit der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens Schritt halten.
Wenn das Wachstum der Lieferantenbasis die Steuerung Ihrer Procurement-Prozesse zunehmend erschwert, lohnt es sich zu untersuchen, an welchen Stellen Prozessvariationen Transparenz und Kontrolle beeinträchtigen. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Unternehmen ihre Governance auch bei zunehmender Komplexität ihrer Lieferantenlandschaft aufrechterhalten.
