Bedrijfsinformatie
Over RET
Rotterdamse Elektrische Tram, afgekort RET, is sinds 1887 hét openbaarvervoerbedrijf van de regio Rotterdam. Een dynamisch bedrijf met duidelijke doelen. De slogan ‘Aardig onderweg’ toont de ambitie van voortdurend blijven vernieuwen en innoveren op elk gebied waar ze invloed op hebben: service, kwaliteit, professionaliteit, sociale veiligheid en klanttevredenheid. Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen worden dan ook op de voet gevolgd door de RET. Niet verrassend dat ook de softwareomgeving geautomatiseerd is. De crediteurenadministratie draait volledig op ReadSoft Process Director voor SAP: alle relevante informatie in een compact, realtime overzicht.
Dagelijks vervoert de RET veilig, zorgeloos en betrouwbaar 600.000 reizigers naar alle windstreken van Rotterdam. Samen met 3.500 medewerkers wordt er gestreefd naar perfect georganiseerd en uitgevoerd openbaar vervoer met de hoogste kwaliteit voor de reiziger. Inclusief een positieve bijdrage aan milieu en maatschappij, want ook op het gebied van duurzaamheid timmert de RET aan de weg. Alle trams en metro’s rijden op groene stroom en de RET is bezig met de aanschaf van elektrische bussen.
Digitalisering
Het registreren van ontvangsten en prestatieverklaringen van leveranciers en eindgebruikers werd een standaard proces binnen de organisatie. In nauwe samenwerking met de accountant werd gezocht naar een oplossing die ‘een prestatie tegenover elke euro’ kon digitaliseren, met een naadloze aansluiting op het huidige softwarepakket van SAP. Silvia Vogelzang, Teamleider Crediteuren bij de RET, onderschrijft deze hulpvraag: ‘In die tijd werd op onze afdeling onnodig veel werk manueel ingevoerd in het systeem. Met een simpele offerteaanvraag, of Request for Proposal, waren we al enorm veel tijd kwijt. Tijd die je liever aan andere dingen besteedt. Daarnaast was het wenselijk om naast elke factuur een bewijs of urenbriefje te hebben die dat door middel van scan & herken ingelezen kon worden. Dus gingen we op zoek naar een self-learning systeem dat aan deze wensen voldeed.’
Toekomstproef ondernemen
De volgende stap was om het Purchase-to-Pay-proces volledig te automatiseren. Integratie met SAP was een vereiste voor de automatische overdracht van OCR-gegevens naar het huidige systeem. Vogelzang: "De crediteurenafdeling draait op vijf mensen. Maar iedereen die een prestatieverklaring moet vastleggen, heeft toegang tot het systeem, van management tot medewerker. We hadden een gebruiksvriendelijke en toegankelijke workflow nodig. Het proces van kloppen, goedkeuren, en feedback moest worden vereenvoudigd en gedigitaliseerd. Zo kunnen we precies zien waar de factuur zich in het systeem bevindt en waar eventuele knelpunten zitten. "Softwareoplossing ReadSoft Process Director voor SAP voldeed aan alle eisen en was geheel in lijn met het huidige softwarepakket .
In september 2014 is bij RET by Dynatos de implementatie van de SAP-gecertificeerde oplossing gestart. Testen, afstellen, trainen, alle onderdelen zijn in enkele maanden met succes afgerond. In januari 2015 was de implementatie compleet en kon de RET aan de slag met de volledig geïntegreerde en geautomatiseerde software. Het OV-bedrijf heeft nu een centraal portaal waarin alle relevante financiële processen binnen SAP worden beheerd, waarin Dynatos een doorlopende rol speelt in advies en onderhoud. Dit inzicht en overzicht zorgen voor een betere beheersing van processen met betrekking tot crediteuren, inkooporders en financiële boekingen, inclusief de gewenste scan & herkenning en het three-way matching principe. Het is een methode voor crediteuren om inkomende facturen te verifiëren en onjuiste betalingen te voorkomen. Dankzij de nieuwe software is de organisatie haar tijd ver vooruit en blijven de missie en visie behouden.
Silvia Vogelzang
Teamleider Crediteuren - RET
Richting resultaat
Het begeleiden van medewerkers en vragen omtrent de geautomatiseerde processen stoppen niet na de implementatie. De RET heeft een eigen intranet voor medewerkers waar naslagwerk te vinden is, en de crediteurenadministratie is telefonisch bereikbaar voor vragen. Vogelzang: ‘Na drieënhalf jaar werken op deze manier, zijn de resultaten binnen en buiten de afdeling goed zichtbaar. Onze accountant is enorm positief over de ontwikkelingen; tegenover elke factuur staat nu een goedgekeurde prestatie. Het automatisch scannen en herkennen van de facturen werkt goed. De facturen zijn zelflerend, waardoor bedrag, leverancier, inkoopnummer en factuurdatum automatisch verschijnen op het scherm. Via trial & error leren wij steeds beter het systeem te beheren. Menselijk inzicht en handelen blijven nodig in sommige fasen van het proces. Ons doel is om uiteindelijk 80% van alle financiële processen digitaal in te richten.’
Het meten van resultaten is een ander onderdeel dat in de toekomst volledig gedigitaliseerd zal worden. Die informatie is noodzakelijk voor eventuele bijsturing en het vooraf inzichtelijk maken van financiële scenario’s. Het e-delivery platform Routty, voor onder andere het automatisch versturen, van facturen, is een andere oplossing waar de RET zich in samenwerking met Dynatos in verdiept.
Silvia Vogelzang
Teamleider Crediteuren - RET