Polen heeft de gefaseerde invoering van verplichte e-invoicing via het Nationaal e-Factuursysteem (KSeF) bevestigd. Met de ondertekening van de wijziging van de btw-wet door de president en de lancering van de KSeF 2.0 testomgeving in zicht, hebben bedrijven nu duidelijke tijdlijnen om zich voor te bereiden op naleving.
KSeF wordt wet: presidentiële goedkeuring maakt de weg vrij
Op 27 augustus ondertekende president Karol Nawrocki een wijziging van de btw-wet, waarmee de invoering van het Nationaal e-Factuursysteem (KSeF) officieel werd bevestigd. Het systeem is bedoeld om de btw-kloof te verkleinen en zal naar verwachting in het komende decennium de begrotingsinkomsten met 10 miljard PLN verhogen.
De gefaseerde implementatiedata zijn als volgt:
- 1 februari 2026: Verplicht voor bedrijven met een omzet in 2024 van meer dan 200 miljoen PLN.
- 1 april 2026: Verplicht voor alle andere bedrijven.
- april–december 2026: Micro-ondernemers met een maandelijkse bruto-omzet onder 10.000 PLN genieten een tijdelijke vrijstelling.
Deze presidentiële bevestiging neemt resterende onzekerheid weg, waardoor bedrijven hun overgang met vertrouwen kunnen plannen.
KSeF 2.0: transitiedata die elk bedrijf moet kennen
Het Poolse ministerie van Financiën heeft ook de overgang naar KSeF 2.0 aangekondigd. De huidige KSeF 1.0 testomgeving wordt op 1 september 2025 gesloten. De vervanger, KSeF 2.0, gaat op 30 september 2025 van start, samen met open API-tests voor softwareleveranciers.
De roadmap omvat:
- 15 oktober 2025: Preproductie (DEMO) API-omgeving beschikbaar voor integratie.
- 1 november 2025: Lancering van het certificaten- en autorisatiemodule (MCU).
- 3 november 2025: Testomgeving belastingplichtigenapplicatie beschikbaar.
- 15 november 2025: Preproductie release van de belastingplichtigenapplicatie.
- 26–31 januari 2026: Onderhoudsstop voor KSeF 1.0.
- 1 februari 2026: Officiële lancering van KSeF 2.0.
Deze mijlpalen geven bedrijven en softwareleveranciers een duidelijke roadmap om zich tijdig voor te bereiden voordat de verplichting ingaat.
Hoe bedrijven zich nu kunnen voorbereiden
Bedrijven die actief zijn in Polen moeten de volgende stappen nemen:
- Beoordeel interne facturatieprocessen en bevestig de gereedheid voor e-invoicing.
- Ga in gesprek met softwareleveranciers om te zorgen dat systemen compatibel zijn met KSeF 2.0.
- Neem deel aan tests zodra de omgevingen open zijn om integratieproblemen vroegtijdig te signaleren en op te lossen.
- Bereid medewerkers voor op operationele veranderingen die verband houden met de verplichte invoering.
Voor meer context over de e-invoicing ontwikkelingen in Polen, zie onze eerdere update:
Polens KSeF-mandaat bereikt laatste wetgevingsfase.
Belangrijkste punten
- Bedrijven met een omzet in 2024 van meer dan 200 miljoen PLN moeten KSeF invoeren vanaf 1 februari 2026.
- Alle andere bedrijven volgen op 1 april 2026, micro-ondernemers genieten van een tijdelijke vrijstelling.
- KSeF 2.0 testomgeving start op 30 september 2025, met gefaseerde tests tot november.
- Het definitieve systeem, KSeF 2.0, gaat live op 1 februari 2026.
- Vroege voorbereiding en testen met KSeF 2.0 zijn essentieel om verstoringen te voorkomen.
