In het voortdurend veranderende landschap van de wereldwijde handel blijft de Europese Unie (EU) stappen zetten richting gestroomlijnde processen en digitale transformatie. Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling is de invoering van e-invoicingverplichtingen in Europese landen. Deze verplichtingen, die gericht zijn op het digitaliseren van factuurprocessen, worden de komende jaren uitgerold en zullen de manier waarop bedrijven binnen de EU opereren en samenwerken fundamenteel veranderen. Dit alles op basis van het VIDA-initiatief (VAT in the Digital Age).
De verschuiving naar e-invoicing
E-invoicing, of elektronische facturatie, betekent een paradigmaverschuiving van traditionele papieren en PDF-gebaseerde methodes naar volledig digitale processen. Het houdt het opstellen, verzenden en ontvangen van facturen in digitaal formaat in. E-invoicing biedt tal van voordelen, zoals lagere administratieve kosten, verbeterde nauwkeurigheid, snellere betalingstrajecten en meer transparantie.
De EU zet in op e-invoicing om grensoverschrijdende handel te vereenvoudigen, efficiëntie te vergroten en economische groei te stimuleren. Daarnaast wil de EU eerlijke btw-inning garanderen en de btw-kloof verkleinen. Om dat te bereiken, worden e-invoicingverplichtingen op EU- én landenniveau ingevoerd, elk met een eigen tijdlijn en specificaties.
De evolutie van e-invoicingverplichtingen
1. E-invoicing Richtlijn 2014/55/EU:
Deze richtlijn, die reeds van kracht is, legde de basis voor gestandaardiseerde e-invoicing binnen de EU. Zij verplicht overheidsinstanties om elektronische facturen te accepteren die voldoen aan de Europese norm (EN). Dit creëerde interoperabiliteit en een soepelere afhandeling van facturen binnen de publieke sector.
2. 2023: E-invoicing in overheidsopdrachten en meer:
Vanaf 18 april 2023 zijn alle EU-lidstaten verplicht om e-invoicing toe te passen in openbare aanbestedingen. Dit moderniseert de overheidsinkoop, vermindert papierwerk en versnelt transacties tussen bedrijven en overheden. Daarnaast voeren steeds meer landen hun eigen verplichtingen in, zoals Italië en Polen.
3. 2024 – 2028: VIDA (VAT in the Digital Age):
Voortbouwend op eerdere initiatieven, zal de EU vanaf 2024 verplichte e-invoicing voor btw-rapportage introduceren. Hoewel de details per land kunnen verschillen, worden bedrijven verplicht om btw-gerelateerde data in een gestandaardiseerd digitaal formaat aan te leveren. Vanaf 2028 wordt digitale rapportage verplicht voor alle grensoverschrijdende transacties. Nationale verplichtingen die niet in lijn zijn met EU-normen moeten worden aangepast aan VIDA.
Voorbereiden op de veranderingen
Nu deze verplichtingen in aantocht zijn, is het belangrijk dat bedrijven hun processen aanpassen. Belangrijke aandachtspunten:
- Ken de land-specifieke eisen: Lidstaten voeren de verplichtingen op eigen wijze en op verschillende momenten in. Weet wat per land vereist is.
- Kies de juiste e-invoicingoplossing: Zorg voor software die voldoet aan de Europese norm (EN) en compatibel is met bestaande standaarden en netwerken.
- Integreer met ERP-systemen: Zorg voor een naadloze integratie tussen e-invoicingsoftware en je ERP-, Finance- of Procurement-platformen.
- Opleiding en training: Train medewerkers die betrokken zijn bij facturatie, zodat ze nieuwe processen correct kunnen toepassen en klanten/leveranciers kunnen onboarden.
- Databeveiliging en privacy: Digitale facturatie vraagt om naleving van GDPR en andere privacyregels. Kies oplossingen die dit waarborgen.
De toekomst van e-invoicing
De overstap naar e-invoicing binnen de EU (en daarbuiten) is een belangrijke stap richting een digitaal verbonden, efficiënte markt. De verplichtingen laten zien dat de EU inzet op een concurrerende, technologisch vooruitstrevende economie.
