Nu digitale transformatie in rap tempo plaatsvindt in het bedrijfsleven, staan Europese bedrijven aan de vooravond van een grote verschuiving in hun facturatieprocessen. De invoering van nieuwe e-invoicingverplichtingen binnen de Europese Unie (EU) en daarbuiten zal de manier waarop bedrijven opereren, communiceren en samenwerken ingrijpend veranderen. Om voorbereid te zijn op deze veranderingen, moeten bedrijven proactief handelen. In deze blog delen we strategieën om je bedrijf succesvol voor te bereiden.
1. Verdiep je in de regelgeving:
De eerste stap naar voorbereiding is inzicht in de e-invoicingverplichtingen binnen jouw sector en regio. Onderzoek de tijdlijnen, vereisten en standaarden die door de EU zijn opgesteld. Blijf op de hoogte van updates of wijzigingen die invloed kunnen hebben op je facturatieproces. Download de wereldwijde e-invoicing infographic.
2. Evalueer je huidige processen:
Neem je huidige facturatieproces onder de loep. Breng in kaart welke onderdelen moeten worden aangepast om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Controleer of je huidige software aansluit bij de vereisten en of een upgrade of integratie met nieuwe oplossingen nodig is.
3. Kies een conforme e-invoicingoplossing:
Investeer in een e-invoicingoplossing die voldoet aan Europese standaarden en formaten zoals XML, UBL, EDIFACT of XRechnung. Zorg ervoor dat de oplossing functies biedt als gegevensvalidatie, audittrails en veilige verzending. Routty is bijvoorbeeld een oplossing waarmee je factuurdata kunt ontvangen, verzenden en verwerken binnen één platform voor matching, goedkeuring, archivering en workflows.
4. Werk samen met leveranciers en klanten:
E-invoicing staat niet op zichzelf. Stem af met je leveranciers en klanten om een soepele overgang te garanderen. Bespreek de veranderingen, check hun voorbereiding en stem processen op elkaar af.
5. Test en implementeer:
Test vóór de deadline je gekozen oplossing. Zorg dat deze goed integreert met je bestaande systemen en verschillende formaten aankan. Zo voorkom je verrassingen. Routty is hierbij een voorbeeld: het kan omgaan met alle inkomende/uitgaande kanalen of bestandsformaten zoals XML, PDF, Peppol, Coupa en meer.
6. Train je team:
Voorzie je medewerkers van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het gebruik van het e-invoicingsysteem. Organiseer trainingen over het gebruik van de software, regelgeving en gegevensbeveiliging.
7. Zorg voor gegevensbeveiliging en compliance:
Digitale facturatie vraagt om strikte databeveiliging. Zorg dat je oplossing voldoet aan de AVG en andere regelgeving. Implementeer versleuteling, toegangsbeheer en audittrails.
8. Werk je processen en documentatie bij:
Pas interne workflows, processen en documentatie aan op de nieuwe e-invoicingverplichtingen. Update je factuursjablonen zodat ze voldoen aan de gevraagde formaten en informatievelden.
9. Maak een noodplan:
Voorzie in mogelijke verstoringen. Ontwikkel een plan B voor als er iets misloopt tijdens de overgang naar e-invoicing. De veranderingen gaan snel – een goede voorbereiding helpt je flexibel te blijven.
10. Blijf wendbaar en up-to-date:
De regelgeving verandert. Houd nieuwe ontwikkelingen in de gaten en wees klaar om bij te sturen waar nodig.
Omarm de toekomst van factureren
De Europese e-invoicingverplichtingen zijn niet alleen een compliancevraagstuk – ze vormen een kans om je facturatieproces te moderniseren. Wie zich op tijd voorbereidt en de juiste tools kiest, plukt straks de vruchten van meer efficiëntie, nauwkeurigheid en betere samenwerking.
Heb je nog vragen over de e-invoicingregels? Neem contact op met Dynatos, jouw strategisch partner in finance en procurement automation.
