De workflowfunctionaliteit in Process Director ondersteunt het goedkeuringsproces van facturen binnen je organisatie en maakt het mogelijk om documentverkeer te volgen. In een handmatig goedkeuringsproces gaan documenten van afdeling naar afdeling, en het uiteindelijke “duimpje omhoog” van de goedkeurder is vaak het resultaat van een lange route.
Voor je begint met de implementatie van goedkeuringsworkflows, raden we aan een overleg te organiseren met je Accounts Payable-afdeling om het huidige proces te bespreken. In veel gevallen is er geen geschreven beleid en worden facturen toegewezen op basis van ervaring of gezond verstand in plaats van een gestandaardiseerde procedure.
Reserveer een vergaderruimte, schenk wat koffie in en bespreek de volgende onderwerpen:
Bepaal de scope
Voor welke factuurcategorieën wil je een goedkeuringsproces inrichten? (Services, Reizen, IT, HR, enz.)
Hoeveel goedkeuringsprocessen bestaan er momenteel voor deze facturen? Definieer ze één voor één.
Definieer de onderliggende criteria
De criteria voor elk goedkeuringsproces:
- Noteer de regels en uitzonderingen.
- Geef aan of het subjectieve (menselijke inschatting) of objectieve (factuurinhoud) criteria zijn.
Zijn er verplichte volgordes of afhankelijkheden in het proces? Bijvoorbeeld: de factuur moet eerst worden goedgekeurd door persoon A voordat ze naar persoon B mag.
Zijn er beperkingen of bijzondere voorwaarden voor elke goedkeuring?
Breng de betrokken personen in kaart
Wie zijn er betrokken bij elk goedkeuringsproces? Noteer ook eventuele uitzonderingen, zoals gelegenheidsgoedkeurders in speciale gevallen.
Zullen al deze personen toegang hebben tot ReadSoft?
Bepaal de mate van automatisering
Is het mogelijk om elk goedkeuringsproces automatisch te starten op basis van de vastgelegde factuurgegevens?
Vat deze informatie samen in een rapport. Dit rapport dient als blauwdruk voor de configuratie in ReadSoft. De antwoorden op bovenstaande vragen zijn de puzzelstukken die je nodig hebt om het proces goed in te richten.
Configuratie-elementen:
- De scope is de combinatie van workflows en hun mogelijke stappen.
- De criteria zijn de voorwaarden die worden geëvalueerd op workflow- en/of stapniveau.
- De mensen zijn de gebruikers, rollen of groepen die in RSO moeten worden aangemaakt.
- De automatisering: de mogelijkheid om de workflow automatisch of handmatig te starten.
Bij vragen of bijzondere gevallen, neem gerust contact met ons op via onze supportafdeling of je accountmanager.
