Nick Leirs daagt de manier van werken uit. Want, zoals hij zegt: ‘Er is nooit maar één manier.’ Als Team Lead CoE Business Processes wil hij vereenvoudigen en standaardiseren. Dat geldt voor de financiële processen van je organisatie én de werkervaringen. Met 13 jaar ervaring bij Dynatos deelt Nick zijn kennis met klanten en collega’s.
De weg vrijmaken voor verandering
Nick is, heel passend, een fervent wandelaar. In wandelroutes zijn er vaak meerdere paden die leiden naar hetzelfde doel. Binnen organisaties is het echter een uitdaging om iedereen tegelijk naar dat einddoel te krijgen. Dat vraagt om een gezamenlijk begrip van het hele proces. Nick benadrukt het belang van het begrijpen van het ‘waarom’: ‘Ik wil dat mijn klanten volledig inzicht hebben in wat er gebeurt binnen hun organisatie. Want vaak zien we problemen pas in een latere fase, terwijl ze eerder in het proces zijn ontstaan.’
Als één persoon zijn manier van werken verandert, bespaart dat later veel tijd en moeite voor een ander.
Nick Leirs, Team Lead CoE Business Processes.
In veel organisaties zijn we problemen aan het najagen in plaats van oplossingen. Nick legt uit: ‘Mensen verliezen kostbare tijd met het oplossen van problemen die ontstaan zijn door een fout in een heel andere fase of afdeling.’ Gelukkig zijn zulke fouten vaak makkelijk op te lossen zodra je ze herkent. ‘Als één persoon iets verandert, scheelt dat voor iemand anders veel werk. Die tijd kan gebruikt worden voor belangrijker werk dat écht waarde toevoegt.’
Door de jaren heen ziet Nick dezelfde knelpunten steeds terugkeren. ‘De processen en technologieën veranderen, maar de problemen blijven vaak hetzelfde. Als we onze manier van werken willen verbeteren, moeten we allemaal op één lijn zitten. De mensen dragen het proces.’
Steun krijgen voor een nieuwe koers
Hoe creëer je dat gezamenlijke inzicht? Volgens Nick begint dat bij kennis delen. ‘Om problemen te minimaliseren en tijd te besparen, moeten bepaalde dingen anders. Maar mensen moeten begrijpen waarom. Zonder draagvlak heeft verandering geen kans van slagen.’
Verandermanagement is ook mensenwerk. Een vraag die Nick graag stelt is: ‘Waarom doe je het op die manier? Volgens welk principe?’ Hij legt uit: ‘Mensen houden van routines. We zoeken allemaal naar een manier die bij ons past. Als we die gevonden hebben, laten we die niet graag los. Het grappige is: als je mensen vraagt waarom ze iets doen, zijn er vaak twee antwoorden. Of het voelt logisch, of ze hebben het ooit zo geleerd.’
Weten waar je naartoe gaat
Bij constructieve en duurzame verandering richt Nick zich op vereenvoudiging en standaardisatie met een duidelijk doel: ‘We willen dat alle activiteiten helder zijn, zodat we steeds hetzelfde resultaat behalen – ongeacht wie het uitvoert.’
We willen dat alle activiteiten helder zijn, zodat we steeds hetzelfde resultaat behalen – ongeacht wie het uitvoert.
Nick Leirs, Team Lead CoE Business Processes.
Nick en zijn team merkten iets interessants op: ‘We communiceren anders in internationale samenwerking. Iedereen doet moeite om Engels te spreken, zodat we elkaar begrijpen. Daardoor worden we duidelijker in wat we bedoelen, in plaats van ervan uit te gaan dat iedereen op dezelfde golflengte zit. In je moedertaal verval je sneller in details. Engels dwingt ons te focussen op wat we écht willen en verwachten van elkaar.’
Wees niet bang om een stap terug te doen
In zijn streven naar eenvoud wil Nick dat mensen om hem heen persoonlijk groeien. ‘Ik wil dat collega’s én klanten hun talenten benutten. Dat betekent: coachen op wat iemand leuk vindt, maar ook waarin iemand uitblinkt. Als iemand een fout maakt, is het belangrijk om daar samen op te reflecteren. Fouten mogen er zijn, maar we moeten wel kijken hoe we ze in de toekomst kunnen voorkomen. Feedback vragen en geven is essentieel voor verbetering.’
Als Nick zijn team vraagt wat hij zelf anders kan doen, komt er vaak één ding terug: luisteren. ‘Ik denk vaak dat ik het antwoord al weet. Vroeger praatte ik net zo snel als ik dacht. Nu probeer ik het gesprek te laten ontstaan door een stap terug te doen. Luisteren vóór spreken. Want zo werkt het: stap voor stap. En de eerste stap maakt de tweede en derde nog een verrassing.’
