Efficiëntie, kostenreductie en klanttevredenheid zijn vaak voorkomende doelen. Toch vermijden managers regelmatig om hier actief op te sturen, uit angst voor langdurige en dure analyses of hoge investeringen. Met enkele basisprincipes kun je echter problemen in bedrijfsprocessen herkennen en gericht optimaliseren.
Een probleem én de oorzaak ervan identificeren voelt vaak als ‘mission impossible’ wanneer verschillende afdelingen, mensen en systemen betrokken zijn. Samen met collega Nico van der Meersch, Business Analyst bij Dynatos, schreven we een whitepaper over het optimaliseren van bedrijfsprocessen. In deze blog delen we enkele belangrijke inzichten over het herkennen van knelpunten in processen.
Vier knelpunten om te herkennen bij procesoptimalisatie:
- Maak gebruik van de Lean Management-methodiek.
- Investeren in technologie is niet altijd de oplossing.
- Meten, meten, meten.
- Wanneer zijn de resultaten positief of negatief?
1. Maak gebruik van de Lean Management-methodiek
Gebruik de best practices van Lean Management, met het concept “verspilling.” Elke bestede bron (tijd, arbeid, materiaal) die geen waarde toevoegt aan het product of de dienst, is verspilling. Volgens deze methodiek zijn er zeven vormen van verspilling: Beweging, Voorraad, Transport, Defecten, Wachttijd, Onnodige stappen en Overproductie.
2. Investeren in technologie is niet altijd de oplossing
Software voor procesautomatisering is nuttig, maar slechts één van de drie belangrijke elementen: software, proces én mensen. Denk logisch na: verander het proces, de volgorde van taken of de mensen. Soms kun je al optimaliseren zonder technologie, alleen door mensen en processen aan te passen.
3. Meten, meten, meten
“Er zijn verschillende factoren om te meten: tijd, op tijd leveren, klanttevredenheid. Wij gebruiken meestal tijd.” Breng alle stappen en mijlpalen in kaart en meet de doorlooptijd van het hele proces én de tussenstappen.
Bijvoorbeeld, in een Accounts Payable-proces kun je het volgende meten:
- Gemiddelde tijd van ontvangst tot registratie van de factuur
- Gemiddelde tijd van ontvangst tot goedkeuring
- Gemiddelde tijd van ontvangst tot betaling
Bij een diepere analyse kun je ook het betaalgedrag meten:
- Gemiddelde tijd/volume/bedrag van facturen die te vroeg betaald zijn
- Gemiddelde tijd/volume/bedrag van facturen die te laat betaald zijn
4. Wanneer zijn resultaten positief of negatief?
Dat hangt af van je strategie. Misschien mis je kortingen door te laat te betalen, of voorkom je liever een cashflowprobleem. Voer deze procesevaluatie regelmatig uit en breng knelpunten in beeld: leereffecten door interne veranderingen of nieuwe software, seizoenspieken, enzovoort.
Meer weten? Neem contact op.
