Da die Frist für die elektronische Rechnungsstellung im Februar 2026 näher rückt, beschleunigt das polnische Finanzministerium die Vorbereitungen. Mit Aktualisierungen der JPK_VAT-Struktur, dem Start des Schulungsprogramms „Mittwochs mit KSeF“ und der Veröffentlichung neuer KSeF 2.0-Ressourcen haben Unternehmen nun die Werkzeuge, um sich vollständig auf die Einhaltung der Vorschriften vorzubereiten.
Polen befindet sich in der letzten Phase seiner Umstellung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung. Das nationale E-Invoicing-System, bekannt als Krajowy System e-Faktur (KSeF), wird ab dem 1. Februar 2026 für große Steuerzahler mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen PLN und ab dem 1. April 2026 für alle übrigen Unternehmer verpflichtend.
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, hat das Finanzministerium mehrere Initiativen eingeführt, die technische, organisatorische und betriebliche Klarheit für Unternehmen im ganzen Land schaffen.
In den letzten Monaten hat das Ministerium konkrete Maßnahmen ergriffen, um Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Drei davon sind besonders hervorzuheben:
- Die Veröffentlichung einer aktualisierten JPK_VAT-Meldestruktur
- Der Start der „Mittwochs mit KSeF“-Schulungsreihe
- Ein umfassendes Update des offiziellen KSeF 2.0-Portals
Diese Maßnahmen sind Teil einer landesweiten Strategie, um sicherzustellen, dass Unternehmen nicht nur informiert sind, sondern auch in der Lage sind, die neuen Prozesse effektiv umzusetzen.
Abstimmung der Umsatzsteuermeldung mit KSeF
Am 17. September 2025 veröffentlichte das Finanzministerium einen Entwurf der neuen JPK_VAT mit Erklärung (JPK_VAT z deklaracją)-Struktur. Diese Aktualisierung, die am selben Tag wie KSeF in Kraft tritt, bringt die Umsatzsteuerberichterstattung direkt in Einklang mit dem elektronischen Rechnungssystem.
Die neu eingeführten Versionen JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) enthalten technische Anpassungen für strukturierte E-Rechnungen und gewährleisten die Konsistenz zwischen Transaktionsdaten und Steuererklärungen. Außerdem enthalten sie Änderungen im Zusammenhang mit dem polnischen Pfandsystem. Diese Entwürfe sind bereits verfügbar, sodass IT-Anbieter und Buchhaltungsabteilungen ihre Systeme rechtzeitig anpassen können.
Diese Abstimmung zwischen KSeF und JPK_VAT ist Teil eines breiteren Regierungsansatzes, ein einheitliches Berichtssystem zu schaffen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Polen aktualisiert seinen E-Invoicing-Fahrplan mit KSeF 2.0.
Schulungsinitiative: „Mittwochs mit KSeF“
Ergänzend zu den technischen Updates startete das Finanzministerium ein praxisorientiertes Bildungsprogramm mit dem Namen „Mittwochs mit KSeF“. Vom 24. September bis Mitte Dezember 2025 finden wöchentliche Schulungen sowohl online als auch vor Ort in Steuerämtern im ganzen Land statt. Ziel ist es, Unternehmen bei der täglichen Arbeit mit KSeF zu unterstützen – von der Authentifizierung über die Benutzerverwaltung bis hin zur Ausstellung und Verarbeitung von Rechnungen im Offline-Modus.
Mit dieser Kombination aus digitalen und persönlichen Schulungen will das Ministerium den Übergang so praxisnah wie möglich gestalten. Jede Sitzung konzentriert sich auf reale Anwendungsfälle und soll Buchhaltern, Unternehmern und Finanzteams Vertrauen im Umgang mit KSeF vermitteln.
Die Initiative zeigt, dass die Regierung nicht nur auf Einhaltung setzt, sondern auch aktiv die Einführung unterstützt. Mehr dazu in unserem Artikel Polen bestätigt KSeF-Verpflichtung und Umstellung auf Version 2.0.
Neue KSeF 2.0-Ressourcen für alle Nutzer
Parallel zu den Schulungen wurde die offizielle KSeF 2.0-Webseite deutlich erweitert. Das Ministerium veröffentlichte neue Materialien, darunter:
- Ein detailliertes vierteiliges KSeF 2.0-Handbuch zur Ausstellung, zum Empfang und zur Archivierung strukturierter E-Rechnungen
- Eine aktualisierte FAQ-Sektion mit Antworten auf technische und organisatorische Fragen
- Das endgültige FA(3)-Schema und eine Informationsbroschüre mit technischen Spezifikationen zur korrekten Implementierung
Diese Inhalte sind auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten – von kleinen Steuerzahlern über Buchhalter bis hin zu IT-Dienstleistern – und machen die KSeF-Dokumentation für alle Nutzer verständlich und zugänglich.
Mit diesen Ressourcen können Unternehmen Integrationen testen, Systeme konfigurieren und Mitarbeiter rechtzeitig schulen. Weitere Informationen finden Sie in Neue Handbücher, FAQs und Roadmap für KSeF 2.0 veröffentlicht.
Von der Vorbereitung zur Umsetzung
Diese Entwicklungen zeigen, dass Polen von der Planung in die Umsetzu
