Polen hat einen weiteren konkreten Schritt in Richtung der verpflichtenden Nutzung seines nationalen E-Invoicing-Systems KSeF unternommen. Am 8. Dezember 2025 veröffentlichte das Government Legislation Centre aktualisierte Informationen zu den Gesetzgebungsarbeiten rund um KSeF und bestätigte, dass zwei zentrale Verordnungen am 1. Februar 2026 in Kraft treten sollen.
Diese Entwicklungen bauen auf früheren Meilensteinen der polnischen KSeF-Roadmap auf. In früheren Beiträgen haben wir erläutert, wie Polen Unternehmen auf die KSeF-Ära vorbereitet hat, neue Handbücher und FAQs für KSeF 2.0 veröffentlicht wurden und der technische Rollout der Plattform vorangetrieben wurde. Die nun angekündigten Verordnungen stärken den rechtlichen Rahmen dieser Vorbereitungen.
Zwei Verordnungen treten am 1. Februar 2026 in Kraft
Das jüngste Update bestätigt, dass zwei Rechtsakte zur Verkündung eingereicht wurden und voraussichtlich ab Februar 2026 gelten.
Die erste Verordnung des Ministers für Finanzen und Wirtschaft legt fest, in welchen Fällen Steuerpflichtige keine strukturierten Rechnungen über KSeF ausstellen müssen. Diese Regelung ist besonders relevant für Unternehmen, die den Umfang ihrer Verpflichtungen bewerten. Sie klärt, welche Rechnungsszenarien außerhalb des verpflichtenden KSeF-Prozesses liegen, und schafft Rechtssicherheit für bestimmte Transaktionstypen oder operative Ausnahmen. Der Verordnungsentwurf ist über die Website des Government Legislation Centre abrufbar.
Die zweite Verordnung ändert die bestehenden Vorschriften zur Rechnungsstellung. Sie ändert nicht die grundsätzliche Ausrichtung des KSeF-Mandats, richtet den aktuellen Rechtsrahmen jedoch auf das Modell strukturierter Rechnungen und die operativen Anforderungen von KSeF aus. Diese Änderung ergänzt die bereits veröffentlichten Handbücher und FAQs zu KSeF 2.0 und unterstützt Unternehmen dabei, rechtliche Vorgaben in praktikable Prozesse zu überführen. Der Änderungsentwurf ist im Portal des Government Legislation Centre einsehbar.
Zusammen bestätigen diese Verordnungen, dass Polen den Übergang von Vorbereitung und Leitlinien zur vollständigen rechtlichen Durchsetzung vollzieht.
Was das für Unternehmen in Polen bedeutet
Für Unternehmen, die den polnischen Mehrwertsteuervorschriften unterliegen, unterstreicht diese Bestätigung die Notwendigkeit, bis Februar 2026 KSeF-ready zu sein. Frühere Mitteilungen konzentrierten sich auf das Verständnis des Systems, das Testen von Integrationen und die technische Roadmap. Die neuen Verordnungen fügen nun eine rechtliche Dimension hinzu, die eine detaillierte Prüfung der Rechnungsszenarien erfordert.
Dazu gehört die Bewertung möglicher Ausnahmen, das Verständnis der Auswirkungen geänderter Rechnungsregeln auf interne Abläufe sowie die Sicherstellung, dass ERP- und E-Invoicing-Lösungen vollständig mit den KSeF-Anforderungen übereinstimmen. Für Unternehmen mit komplexen Strukturen oder gemischten inländischen und grenzüberschreitenden Rechnungsflüssen ist diese Analyse besonders wichtig.
Neues KSeF-Adressierungsschema unterstützt den KSeF-2.0-Rollout
Parallel zur regulatorischen Aktualisierung hat das polnische Finanzministerium eine technische Änderung im Hinblick auf den bevorstehenden Produktionsstart von KSeF 2.0 angekündigt. Für alle KSeF-Umgebungen wird ein neues, einheitliches Adressierungsschema eingeführt, das Teil der Ziel-IT- und Sicherheitsarchitektur ist.
Diese Änderung ist technischer Natur und hat keinen Einfluss auf den Umfang oder die Funktionalität der verfügbaren API-Schnittstellen. Sie folgt der in früheren Updates beschriebenen technischen Weiterentwicklung von KSeF 2.0 und dient der langfristigen Stabilität und Sicherheit.
Um einen kontrollierten Übergang zu ermöglichen, bleiben bestehende Adressen während einer Übergangsphase aktiv. Neue Adressen stehen seit dem 15. Dezember 2025 für Test- und Produktionsumgebungen zur Verfügung. Integratoren sollen ihre Testumgebungen bis zum 10. Januar 2026 umstellen. Danach werden automatische Weiterleitungen für Testumgebungen aktiviert, wobei Integrationen ohne Redirect-Unterstützung manuell angepasst werden müssen.
Am 17. Januar 2026 werden alle bisherigen KSeF-Umgebungsadressen vollständig deaktiviert, ohne weitere Weiterleitungen. Ab dem 1. Februar 2026 ist die Produktionsumgebung ausschließlich über die neuen Adressen erreichbar. Die Adresse des MCU-Dienstes bleibt unverändert. Die offizielle Mitteilung und die neuen Adressen sind auf der Website des polnischen Finanzministeriums veröffentlicht.
Änderungen, die Unternehmen umsetzen müssen
- Prüfen, ob bestimmte Rechnungsszenarien unter die festgelegten Ausnahmen von KSeF fallen
- Die Auswirkungen der geänderten Rechnungsregeln auf interne Prozesse bewerten
- Rechts-, Steuer- und IT-Teams auf den Durchsetzungstermin im Februar 2026 ausrichten
- KSeF-Integrationsendpunkte innerhalb des Übergangszeitraums auf das neue Adressierungsschema umstellen
- Integrationen frühzeitig testen, um Unterbrechungen nach der Deaktivierung alter Adressen zu vermeiden
