Das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) aktualisiert. Diese Änderung erfolgt im Vorfeld der verpflichtenden B2B E Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 und bringt die Anforderungen an die digitale Archivierung in Einklang mit den Standards für strukturierte E Rechnungen.
Eine wichtige Klarstellung ist, dass die XML Komponente einer strukturierten E Rechnung, einschließlich hybrider Formate wie ZUGFeRD, das rechtlich relevante Element für die Archivierung darstellt. Wenn aus der XML eine lesbare grafische Darstellung erzeugt werden kann, müssen Unternehmen keine separate PDF Version aufbewahren.
Die Änderung betont außerdem, dass das ursprüngliche Dateiformat einer empfangenen Rechnung gespeichert werden muss. Auch wenn die Rechnung für die interne Verarbeitung konvertiert wird, muss die Originaldatei im Archiv verbleiben, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu entsprechen.
Dieses Update bietet Unternehmen klarere Richtlinien für die Verarbeitung und Archivierung von E Rechnungen im Rahmen der GoBD und unterstützt sie bei der Vorbereitung auf die schnell näher rückende E Rechnungspflicht.
Der vollständige Text der Änderung ist auf der Website des BMF verfügbar:
Zweite GoBD Änderung (PDF)
Wichtigste Punkte
- Ab dem 1. Januar 2025 wird die B2B E Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend.
- Die XML ist das rechtlich relevante Element für die Archivierung strukturierter E Rechnungen.
- Keine separate PDF Speicherung erforderlich, wenn eine visuelle Darstellung aus der XML erzeugt werden kann.
- Das ursprüngliche Dateiformat muss immer archiviert werden, auch nach einer Konvertierung.
- Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse überprüfen, um die GoBD Anforderungen zu erfüllen.
Zusätzliche Informationen
Das offizielle BMF Dokument ist relevant für Buchhaltungsabteilungen, Compliance Beauftragte, ERP Manager und IT Teams, die für die Rechnungsverarbeitung und Archivierung verantwortlich sind. Den vollständigen Text finden Sie hier:
GoBD Änderung herunterladen (PDF)
